Como cancelar um CTe e quais são as regras

Na correria das transportadoras, podem ocorrer erros no momento de emitir os documentos fiscais. Por isso, é muito importante saber como cancelar um CTe para emitir outro documento corretamente logo em seguida.

Neste post, te explicamos como cancelar um CTe e quais são as regras para o cancelamento. Acompanhe na leitura!

O que é um CTe (Conhecimento eletrônico de transporte)?

O CTe, ou Conhecimento de Transporte Eletrônico, é um documento obrigatório para o transporte remunerado de cargas. Ele foi criado para substituir o CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga) que era um formulário em papel preenchido pelo transportador para acompanhar a carga.

A principal vantagem trazida pelo conhecimento de transporte é que ele é eletrônico e transmitido eletronicamente para a SEFAZ logo no momento de emissão, o que torna o processo muito mais transparente e auditável.

O que é cancelamento de CTe ou CTe cancelado?

O cancelamento é o ato de invalidar o CTe perante a SEFAZ e para todos os envolvidos na operação. Para fins técnicos, é um evento que é registrado no Conhecimento do Transporte, fazendo com que ele não tenha mais validade fiscal ou jurídica.

Um CTe cancelado, por sua vez, é um Conhecimento que possui o evento de cancelamento registrado.

Regras para cancelamento de CTe

Para cancelamento de CTe existem algumas regras. Confira as principais dúvidas sobre elas abaixo:

Qual é o prazo para cancelamento do CTe?

O prazo de cancelamento de um CTe é de 7 dias (168 horas) contados a partir da data e hora de emissão do documento. Entretanto, se o conhecimento estiver vinculado a um MDFe, é necessário cancelar o manifesto primeiro, para o qual o prazo de cancelamento é de 24 horas.

Como cancelar um CTe vinculado ao MDFe?

É simples, basta cancelar o manifesto primeiro, e em seguida cancelar o CTe. Em alguns casos, dependendo da SEFAZ autorizadora, pode ser necessário aguardar alguns minutos depois de cancelar o MDFe devido ao tempo de processamento, mas na maioria dos casos o cancelamento é instantâneo.

É possível cancelar um CTe com um MDFe encerrado?

Infelizmente, não. Depois que o MDFe estiver encerrado, entende-se que o processo de entrega já ocorreu normalmente e o documento não pode ser cancelado. O que deve ser feito nestes casos é procurar alternativas para corrigir o documento, como o evento de desacordo ou a carta de correção.

Como cancelar um CTe emitido a mais de 7 dias ou depois de 24 horas com MDFe?

Para cancelar um conhecimento fora do prazo, é necessário solicitar o cancelamento extemporâneo. Porém, para esse tipo de cancelamento, se aplicam as mesmas regras do cancelamento regular, ou seja, o MDFe não pode estar encerrado. Confira mais sobre o cancelamento extemporâneo neste post completo.

Outras regras de cancelamento

Confira outras operações que impedem o cancelamento do CTe:

• Não é possível cancelar um CTe que tenha Carta de Correção Eletrônica vinculada;
• Não se pode cancelar um CTe de substituição, assim como a SEFAZ impossibilita o cancelamento de um CTe substituído (com conhecimento de substituição vinculado);
• Caso o MDFe tenha um evento de Circulação de Mercadoria registrado também não será possível realizar o cancelamento dos documentos vinculados, como o CTe, assim como ocorre no encerramento;
• Como mencionamos anteriormente, não é possível cancelar um conhecimento vinculado a um MDFe encerrado.

Você pode conferir estas e outras informações no vídeo sobre cancelamento de documentos fiscais de nosso canal no Youtube:

 

Outras formas de corrigir um documento emitido incorretamente

Confira abaixo outros meios de corrigir informações incorretas do conhecimento sem ser necessário cancelá-lo:

• Evento de prestação indevida ou em desacordo: é um registro no CTe emitido pelo tomador do serviço do conhecimento para evidenciar que o CTe demonstra uma operação em desacordo com o que foi combinado entre as partes. Este evento por si só não invalida as informações, é necessário emitir um CTe de substituição
• CTe de substituição: é o segundo passo da etapa e deve ser realizado depois do evento de desacordo. Este documento irá substituir o CTe emitido anteriormente para fins fiscais, pois vai ficar vinculado a ele. Serve para valores incorretos (menor que o correto) e tomador informado indevidamente (desde que seja um dos envolvidos no conhecimento);
• Carta de Correção eletrônica: a CCe pode corrigir informações simples do CTe, como algum detalhe preenchido nas informações, nos endereços ou nas especificações da carga. Entretanto, não é possível alterar qualquer informação que altere os dados de impostos com a CCe;
• Cancelamento extemporâneo: conforme anteriormente mencionado, serve para cancelar os documentos após passado o prazo de cancelamento. Consiste em uma solicitação feita pela transportadora ou pelo contador diretamente na SEFAZ estadual, que após a liberação, o cancelamento pode ser realizado no sistema emissor;
• CTe de complemento: serve para inserir algum valor a mais no CTe original. Podem ser preenchidas informações referentes ao valor do frete ou impostos. É muito usado para cobrar valores de descarga por exemplo.

Se você não tem certeza de qual das possibilidades acima se encaixam para a situação do seu CTe emitido errado, confira o nosso guia. Nele, você responde perguntas que irão direcionar para a melhor alternativa para seu caso, basta clicar no banner abaixo:

Qual a diferença entre cancelamento, anulação e inutilização?

Embora pareçam se referir a mesma coisa, estes termos significam operações diferentes relacionadas ao conhecimento, confira abaixo:

• Cancelamento: como falamos anteriormente, é o ato de invalidar o documento, ele não terá mais valor fiscal, em caso da operação ter sido cancelada ou outro CTe deve ser emitido em seu lugar;
• Anulação: é o processo de invalidar as informações do documento, onde era necessário a emissão de um CTe substituto para a operação. Entretanto, este processo deixou de ser aceito pela SEFAZ em janeiro de 2024. Agora é necessário emitir o evento de prestação indevida e depois o CTe de substituição;
• Inutilização: este não tem relação com o cancelamento em si. A inutilização do CTe era usada quando alguns números da sequência de emissão não haviam sido utilizados e era necessário prestar contas para a SEFAZ. Este procedimento também deixou de ser necessário em janeiro de 2024.

Como cancelar um CTe?

Para cancelar um CTe, siga os passos abaixo:

1. Acesse seu sistema emissor de CTe;
2. Abra a tela de emissão de conhecimento;
3. Localize o CTe que deseja cancelar e abra-o na tela;
4. Clique na opção “Cancelar CTe”;
5. Informe a justificativa e confirme.
6. Será realizada a assinatura digital e o envio para a SEFAZ que deve retornar se o pedido de cancelamento foi aprovado ou não.

A importância de emitir o conhecimento corretamente

É importante entender que todas estas regras se devem ao fato de que uma das principais funções do CTe é acompanhar o trajeto da mercadoria até o seu destino final. Entende-se que o documento só pode ser cancelado antes de o veículo sair em viagem, ou seja, antes de iniciada a prestação de serviço de transporte. Sabemos que na prática isso é diferente, mas ter este conceito em mente ajuda a entender o motivo das regras serem rígidas. 

Por isso, é importante que todo o documento seja conferido logo após a sua emissão e também antes do motorista começar o frete, para que se algo estiver incorreto, ainda haja tempo para corrigir.

Vale a pena destacar que trafegar com o CTe e MDFe cancelado pode ocasionar em multa, o que evidencia a importância de emitir outro documento logo após o cancelamento do CTe.

Como evitar erros de emissão

A melhor forma de evitar erros de emissão é contar com ferramentas modernas que possam ser programadas para melhor atender às suas necessidades. Também é interessante que essas ferramentas tenham a possibilidade de automatização das operações para evitar falha humana, restando apenas a conferência por parte de um operador.

Sabe quais são as soluções que propiciam isso? Acertou se pensou na Bsoft. Contamos com sistemas especializados para melhor te atender, com planos sob medida que cabem no seu bolso.

Entre em contato agora com um de nossos consultores e saiba mais sobre nossas soluções!