Como cancelar um CTe e quais são as regras

Na correria das transportadoras, podem ocorrer erros no momento de emitir os documentos fiscais. Por isso, é muito importante saber como cancelar um CTe para emitir outro documento corretamente logo em seguida.

Neste post, te explicamos como cancelar um CTe e quais são as regras para o cancelamento. Acompanhe na leitura!

O que é um CTe (Conhecimento eletrônico de transporte)?

O CTe, ou Conhecimento de Transporte Eletrônico, é um documento obrigatório para o transporte remunerado de cargas. Ele foi criado para substituir o CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga) que era um formulário em papel preenchido pelo transportador para acompanhar a carga.

A principal vantagem trazida pelo conhecimento de transporte é que ele é eletrônico e transmitido eletronicamente para a SEFAZ logo no momento de emissão, o que torna o processo muito mais transparente e auditável.

O que é cancelamento de CTe ou CTe cancelado?

O cancelamento é o ato de invalidar o CTe perante a SEFAZ e para todos os envolvidos na operação. Para fins técnicos, é um evento que é registrado no Conhecimento do Transporte, fazendo com que ele não tenha mais validade fiscal ou jurídica.

Um CTe cancelado, por sua vez, é um Conhecimento que possui o evento de cancelamento registrado.

Regras para cancelamento de CTe

Para cancelamento de CTe existem algumas regras. Confira as principais dúvidas sobre elas abaixo:

Qual é o prazo para cancelamento do CTe?

O prazo de cancelamento de um CTe é de 7 dias (168 horas) contados a partir da data e hora de emissão do documento. Entretanto, se o conhecimento estiver vinculado a um MDFe, é necessário cancelar o manifesto primeiro, para o qual o prazo de cancelamento é de 24 horas.

Como cancelar um CTe vinculado ao MDFe?

É simples, basta cancelar o manifesto primeiro, e em seguida cancelar o CTe. Em alguns casos, dependendo da SEFAZ autorizadora, pode ser necessário aguardar alguns minutos depois de cancelar o MDFe devido ao tempo de processamento, mas na maioria dos casos o cancelamento é instantâneo.

É possível cancelar um CTe com um MDFe encerrado?

Infelizmente, não. Depois que o MDFe estiver encerrado, entende-se que o processo de entrega já ocorreu normalmente e o documento não pode ser cancelado. O que deve ser feito nestes casos é procurar alternativas para corrigir o documento, como o evento de desacordo ou a carta de correção.

Como cancelar um CTe emitido a mais de 7 dias ou depois de 24 horas com MDFe?

Para cancelar um conhecimento fora do prazo, é necessário solicitar o cancelamento extemporâneo. Porém, para esse tipo de cancelamento, se aplicam as mesmas regras do cancelamento regular, ou seja, o MDFe não pode estar encerrado. Confira mais sobre o cancelamento extemporâneo neste post completo.

Outras regras de cancelamento

Confira outras operações que impedem o cancelamento do CTe:

• Não é possível cancelar um CTe que tenha Carta de Correção Eletrônica vinculada;
• Não se pode cancelar um CTe de substituição, assim como a SEFAZ impossibilita o cancelamento de um CTe substituído (com conhecimento de substituição vinculado);
• Caso o MDFe tenha um evento de Circulação de Mercadoria registrado também não será possível realizar o cancelamento dos documentos vinculados, como o CTe, assim como ocorre no encerramento;
• Como mencionamos anteriormente, não é possível cancelar um conhecimento vinculado a um MDFe encerrado.

Você pode conferir estas e outras informações no vídeo sobre cancelamento de documentos fiscais de nosso canal no Youtube:

Outras formas de corrigir um documento emitido incorretamente

Confira abaixo outros meios de corrigir informações incorretas do conhecimento sem ser necessário cancelá-lo:

• Evento de prestação indevida ou em desacordo: é um registro no CTe emitido pelo tomador do serviço do conhecimento para evidenciar que o CTe demonstra uma operação em desacordo com o que foi combinado entre as partes. Este evento por si só não invalida as informações, é necessário emitir um CTe de substituição
• CTe de substituição: é o segundo passo da etapa e deve ser realizado depois do evento de desacordo. Este documento irá substituir o CTe emitido anteriormente para fins fiscais, pois vai ficar vinculado a ele. Serve para valores incorretos (menor que o correto) e tomador informado indevidamente (desde que seja um dos envolvidos no conhecimento);
• Carta de Correção eletrônica: a CCe pode corrigir informações simples do CTe, como algum detalhe preenchido nas informações, nos endereços ou nas especificações da carga. Entretanto, não é possível alterar qualquer informação que altere os dados de impostos com a CCe;
• Cancelamento extemporâneo: conforme anteriormente mencionado, serve para cancelar os documentos após passado o prazo de cancelamento. Consiste em uma solicitação feita pela transportadora ou pelo contador diretamente na SEFAZ estadual, que após a liberação, o cancelamento pode ser realizado no sistema emissor;
• CTe de complemento: serve para inserir algum valor a mais no CTe original. Podem ser preenchidas informações referentes ao valor do frete ou impostos. É muito usado para cobrar valores de descarga por exemplo.

Se você não tem certeza de qual das possibilidades acima se encaixam para a situação do seu CTe emitido errado, confira o nosso guia. Nele, você responde perguntas que irão direcionar para a melhor alternativa para seu caso, basta clicar no banner abaixo:

Qual a diferença entre cancelamento, anulação e inutilização?

Embora pareçam se referir a mesma coisa, estes termos significam operações diferentes relacionadas ao conhecimento, confira abaixo:

• Cancelamento: como falamos anteriormente, é o ato de invalidar o documento, ele não terá mais valor fiscal, em caso da operação ter sido cancelada ou outro CTe deve ser emitido em seu lugar;
• Anulação: é o processo de invalidar as informações do documento, onde era necessário a emissão de um CTe substituto para a operação. Entretanto, este processo deixou de ser aceito pela SEFAZ em janeiro de 2024. Agora é necessário emitir o evento de prestação indevida e depois o CTe de substituição;
• Inutilização: este não tem relação com o cancelamento em si. A inutilização do CTe era usada quando alguns números da sequência de emissão não haviam sido utilizados e era necessário prestar contas para a SEFAZ. Este procedimento também deixou de ser necessário em janeiro de 2024.

Como cancelar um CTe?

Para cancelar um CTe, siga os passos abaixo:

1. Acesse seu sistema emissor de CTe;
2. Abra a tela de emissão de conhecimento;
3. Localize o CTe que deseja cancelar e abra-o na tela;
4. Clique na opção “Cancelar CTe”;
5. Informe a justificativa e confirme.
6. Será realizada a assinatura digital e o envio para a SEFAZ que deve retornar se o pedido de cancelamento foi aprovado ou não.

A importância de emitir o conhecimento corretamente

É importante entender que todas estas regras se devem ao fato de que uma das principais funções do CTe é acompanhar o trajeto da mercadoria até o seu destino final. Entende-se que o documento só pode ser cancelado antes de o veículo sair em viagem, ou seja, antes de iniciada a prestação de serviço de transporte. Sabemos que na prática isso é diferente, mas ter este conceito em mente ajuda a entender o motivo das regras serem rígidas. 

Por isso, é importante que todo o documento seja conferido logo após a sua emissão e também antes do motorista começar o frete, para que se algo estiver incorreto, ainda haja tempo para corrigir.

Vale a pena destacar que trafegar com o CTe e MDFe cancelado pode ocasionar em multa, o que evidencia a importância de emitir outro documento logo após o cancelamento do CTe.

Como evitar erros de emissão

A melhor forma de evitar erros de emissão é contar com ferramentas modernas que possam ser programadas para melhor atender às suas necessidades. Também é interessante que essas ferramentas tenham a possibilidade de automatização das operações para evitar falha humana, restando apenas a conferência por parte de um operador.

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