Guia completo sobre nota fiscal de transporte

O processo de transporte de mercadorias envolve diversos documentos fiscais, que servem para comprovação das operações, auxiliar na fiscalização e principalmente, arrecadação de impostos. Mas entre tantos documentos, pode ser que surjam dúvidas, como é o caso da nota fiscal de transporte.

Para que ela serve? Em quais casos deve ser emitida? Existem outros documentos parecidos?

Nós aqui da Bsoft, temos mais de 17 anos de experiência em software para transportadoras e criamos este post para servir como guia para você tirar todas as suas dúvidas sobre Nota Fiscal de transporte, acompanhe a leitura!

O que é a nota fiscal de transporte de cargas?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal que deve ser emitido por empresas de transporte de carga para as atividades efetuadas no mesmo município. É um documento totalmente digital, sendo de emissão e autorização totalmente eletrônicas (não existe versão física do documento). Enfim, trata-se de um documento semelhante ao CT-e, mas voltado para as operações municipais.

Quais são os tipos de documento fiscais para transporte?

Antes de continuarmos é importante definir que o termo “nota de transporte” é um pouco genérico e pode ser utilizado para definir vários tipos de documentos fiscais envolvidos no transporte de mercadorias. Por isso, confira abaixo a lista com os principais:

Nota fiscal de Transporte (NFS-e)

Como já falamos anteriormente, ela é emitida quando há transportes municipais, dentro da cidade em que a transportadora está sediada.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Pode-se dizer que o principal documento do transporte de cargas é o CT-e. Ele é usado em transporte de carga intermunicipal, interestadual e internacional em qualquer modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário, dutoviário).

Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A NF-e é um documento fiscal que registra a movimentação de mercadorias entre as empresas do Brasil, seja compra, venda, ou até mesmo remessa de produtos. Ela também precisa acompanhar o transporte para que seja apresentada em caso de fiscalizações, para comprovar a regularidade da operação.

Manifesto eletrônico de frete (MDFe)

No transporte estadual e interestadual existe também o MDF-e (ou Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico). A finalidade desse documento é simplificar a fiscalização do transporte de cargas. Ele é usado para informar dados do transporte, como veículo, motorista, origem e destino, e dados do seguro (RCTR-C). O MDF-e reúne os dados de NF-e ou dos CT-es ligados à viagem.

A nota fiscal de transporte é obrigatória?

A emissão da nota fiscal de transporte confirma que o serviço foi prestado conforme determina a legislação. Desse modo, evitam-se problemas e garante-se que a mercadoria será entregue com integridade. Agindo dentro das regras, a empresa evita a apreensão da carga por descumprimento da legislação.

Ela é obrigatória para cada veículo e para cada viagem contratada. Considere que uma empresa contrata uma transportadora para entregar uma carga em duas viagens e dois veículos. No final, quatro notas serão emitidas.

Quem deve emitir a nota fiscal de transporte de cargas?

A responsabilidade pela emissão da nota fiscal de transporte é de todo prestador de serviço que contribua com o ISSQN, seguindo sempre as determinações da prefeitura em que a empresa está localizada.

No caso do Microempreendedor Individual (MEI), só é exigida a NFS-e quando o serviço for prestado a uma empresa. Do mesmo modo, funcionam para os autônomos, ou TACS (Transportadores Autônomos de Carga).

É interessante que o credenciamento do MEI e do TAC e a própria emissão é facilitada através de um aplicativo de celular chamado NFF-e (Nota Fiscal Fácil).

Como se registrar para emitir Nota Fiscal de Serviços?

Ao contrário do CT-e, que exige registro na Secretaria da Fazenda estadual (SEFAZ), a nota fiscal de transporte funciona apenas no âmbito municipal.

Por esse motivo, a empresa deve se cadastrar e credenciar na prefeitura da cidade onde se encontra a sede da empresa. O processo de credenciamento pode variar um pouco de acordo com a prefeitura da cidade, mas basicamente, segue os passos a seguir:

Primeiramente, é preciso entrar no site da prefeitura, preencher um formulário referente ao credenciamento. A partir deste formulário, será emitido um protocolo para ir até à prefeitura, munido da documentação abaixo:

• O protocolo do pedido de credenciamento para obter uma senha de acesso;
• A via original do CPF/CNPJ;
• Um documento de identificação do representante da empresa e dos atos constitutivos dela.

Após uma análise cuidadosa, a senha é desbloqueada e é enviado ao e-mail do contribuinte uma notificação sobre a liberação do acesso ao sistema. A partir daí, ele já pode emitir as notas.

Também é possível emitir a NFS-e por meio de software para gestão de transportes como por exemplo, o Bsoft TMS. Porém, o sistema em questão deve ter ativo um módulo de integração com a prefeitura onde a NFS-e será emitida, para que seja estabelecida a comunicação entre os sistemas e a nota fiscal de serviço seja gerada conforme estipula o município.

Dessa forma, além de centralizar a gestão fiscal, o emissor também poderá contar com as demais vantagens da ferramenta, como controle financeiro, por exemplo.

Como emitir o documento fiscal de transporte?

Como explicamos anteriormente, vários documentos podem ser definidos como nota fiscal de transporte, assim sendo, abaixo você encontra o passo a passo para emitir os principais, a NFS-e e ou CTe.

Conhecimento de transporte eletrônico (CTe)

Para emitir o CTe é necessário:

Estar credenciado na SEFAZ (secretaria da fazenda) como emissor do documento (temos um post completo sobre credenciamento no blog);

• Possuir certificado digital;
• Ter um sistema emissor;
• Realizar o preenchimento das informações;
• Fazer a assinatura digital;
• Enviar as informações para a SEFAZ;
• Imprimir ou salvar o DACTE e armazenar o arquivo XML.

Nota fiscal de serviços

Já na NF-e, o passo a passo é um pouco diferente:

• Após se credenciar na prefeitura, acesse o portal inserindo seu usuário e senha ou realizando o login através do certificado digital.
• Acesse o menu disponível para a emissão de NFS-e e preencha as informações;
• Realize a validação das informações com o certificado da empresa;
• Será gerado o RPS e o número do protocolo, tanto a NFS-e como o arquivo XML podem ser baixados e salvos na máquina da transportadora.

Outras dúvidas comuns

É preciso nota fiscal para o transporte de mercadorias?

Sim, além do CT-e ou da NFS-e, é necessário portar a Nota fiscal eletrônica (NF-e) das mercadorias transportadas, sendo que este também é um documento fiscal obrigatório no transporte de cargas.

Quais dados devem ser preenchidos neste documento fiscal?

A nota fiscal de transporte deve contar com:

• Os dados da empresa cliente que contrata o serviço de transporte de carga (CPF/CNPJ, inscrição estadual, endereço, telefone, e-mail);
• Os dados do próprio serviço (valores, quantidade, descrição dos serviços que foram prestados);
• A Classificação Nacional de Atividades Econômicas, CNAE, que mostra a qual tipo de atividade foi prestado o serviço;
• O código de tributação do município, que varia conforme a prefeitura;
• O cadastro da tabela de serviços está ligada à alíquota de ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer natureza).

Como é a tributação da nota fiscal de transporte?

A NFS-e define quais os serviços que foram prestados, seus respectivos valores e alíquota de ISSQN (também chamado como ISS) incidente. Essa alíquota varia de município para município, mas deve ficar entre 2% e 5% conforme determina o governo federal.

O documento permite o detalhamento de serviços diversos, mas eles precisam estar relacionados a um único item somente, para o mesmo cliente e com alíquota de igual valor. É assim porque a nota terá o cálculo baseado no valor integral dos serviços reduzido das deduções definidas em lei.

O ISSQN pode variar de valores no mesmo município, dependendo do tipo de operação, do regime tributário especial e outras coisas.

Quais são as vantagens da emissão de NFS-e

O sistema de NFS-e oferece muitos benefícios à empresa, como:

• Simplifica as obrigações acessórias dos contribuintes;
• Diminui os custos de impressão com para os que prestam serviços (lembre que a nota fiscal de transporte é um documento exclusivamente eletrônico);
• Acaba com os erros no cálculo e no preenchimento da documentação relativa à arrecadação de tributos;
• Provoca impacto mínimo na atividade do prestador de serviços;
• A NFS-e tem validade jurídica;
• O controle pelo fisco, em tempo real, das operações efetivadas;
• A otimização na luta contra a sonegação de impostos;
• A política de contingências e segurança.

A nota fiscal de transporte não pode ser deixada de lado, precisa estar entre as prioridades fiscais da empresa que transporta cargas. Por isso, é preciso ficar atento tanto a ela quanto a outros documentos exigidos em diversas situações, evitando penalidades que comprometem a imagem da empresa e suas finanças.

Você sabia que a Bsoft possui um canal no Youtube feito exclusivamente para explicar tópicos como este de forma didática? Por lá, você encontra o vídeo sobre as notas fiscais de transporte! Confira abaixo:

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