Como elaborar uma gestão de contratos e orçamentos eficaz? Entenda!

Efetivar uma boa gestão de contratos e orçamentos é fundamental para manter a segurança dos envolvidos. Por meio desses instrumentos, a legalidade do acordo entre as partes é firmada e o acesso fácil às informações é garantido. Com isso, há menos falhas na comunicação e mais eficiência nas atividades.

No mundo da logística, os contratos ainda evitam os erros na prestação de serviços e a perda de prazos. Os orçamentos, por sua vez, asseguram um preço competitivo e que não será modificado por qualquer motivo. Por causa disso, o gerenciamento de contratos e orçamentos é uma medida de controle das diferentes variáveis, que tem relação direta com a satisfação do cliente.

Como elaborar essa gestão de forma eficaz? Quais são os benefícios alcançados? Como usar a tecnologia a seu favor? Vamos apresentar as respostas neste artigo. Veja!

As vantagens de contar com uma gestão de contratos e orçamentos

O contrato estabelece todas as regras e cláusulas a serem seguidas na negociação, inclusive os preços praticados, o prazo de cumprimento dos serviços e outros direitos e deveres do contratante. Para o setor logístico, esse instrumento impacta a eficiência da supply chain, porque garante que todos os termos especificados serão cumpridos.

Por isso, a gestão de contratos e orçamentos requer uma análise contínua, com o objetivo de identificar se as cláusulas precisam ser revistas ou se são suficientes para assegurar a satisfação do cliente e uma potencial fidelização. Ao mesmo tempo, o gerenciamento dessas atividades evita pagamentos atrasados e gastos imprevistos, a fim de manter a saúde financeira do negócio.

A principal vantagem de contar com esse instrumento é a segurança da informação. Ao trabalhar com esse recurso, tanto contratado quanto contratante têm mais garantias. Isso significa que o serviço é executado da maneira prevista, sem ocorrerem situações eventuais.

O gerenciamento dos contratos e dos orçamentos também traz outros benefícios para as empresas que atuam com logística. Entenda quais são eles.

Melhoria das relações comerciais

Os relacionamentos se tornam mais duradouros e há o desenvolvimento de fluxos de receita. Da mesma forma, as empresas têm a chance de encontrar novos parceiros, mais comprometidos com os prazos.

Aumento da vantagem competitiva

A otimização da capacidade de distribuir bens e serviços melhor do que outras empresas é um fator de competitividade. Quando os contratos e os orçamentos são cumpridos, a eficiência dos processos é aumentada e isso se reflete na execução das diferentes etapas que compõem o trabalho. O resultado é a satisfação dos clientes.

Precisão no controle de datas

Os prazos são variáveis fundamentais para quem trabalha com logística. Quando são descumpridos, colocam a empresa em descrédito. Com uma boa gestão de contratos, as datas estão previamente especificadas, o que melhora a programação da sua transportadora.

Aumento da produtividade e da eficácia operacional

A efetivação do gerenciamento de contratos e orçamentos monitora dados importantes, como datas em que há aumento na demanda dos serviços da transportadora. O ideal é usar um software específico, que otimiza atividades e organiza os documentos. Como resultado, o relacionamento com clientes e fornecedores é aprimorado e preservado.

A tecnologia como aliada nesse processo

Para fazer uma gestão eficiente, é importante que os contratos sejam elaborados e monitorados por meio de softwares. Com a ajuda dessa ferramenta, é possível ter um controle melhor desses documentos. Ao mesmo tempo, serão gerados relatórios e listas gerenciais, para ser possível encontrar o arquivo com facilidade, sempre que necessário.

Mais que isso, é necessário haver uma integração dos contratos com o módulo financeiro da solução. Essa recomendação é válida para que o pagamento seja realizado de maneira rápida e sem erros — o que é essencial para manter a saúde financeira do negócio.

Com o objetivo de assegurar esses benefícios, a gestão de contratos requer a aplicação de algumas etapas. Primeiro, é preciso se certificar de que todos os dados pessoais e/ou empresariais estão corretos, a fim de evitar uma invalidação jurídica.

Assim que aprovado por ambas as partes, o contrato deve ser lançado no sistema e registrado em cartório. A partir disso, é possível controlar as próximas etapas, ou seja, pagamentos, emissão de Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDF-e) e Código Identificador da Operação de Transportes (CIOT), quando necessário.

Como a tecnologia automatiza a gestão de contratos e orçamentos?

Com os recursos das soluções logísticas, todas as etapas são mais bem gerenciadas. O pagamento dos contratos, por exemplo, é uma atividade passível de automação, desde que utilizada na ferramenta certa. Além disso, outros documentos podem ser gerados a partir do contrato de transporte.

Um deles é o MDF-e. Outro é o CIOT, que é emitido a partir desse documento. Assim, há mais facilidade e praticidade nos contratos de transporte. Os impostos são pré-configurados para cálculo automático. Entre eles:

• PIS;
• Cofins;
• ISS;
• INSS;
• IRRF;
• SEST/SENAT.

O Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) também é gerado pela mesma tela, com um clique. Desse modo, todas as operações citadas são realizadas, sem dificuldades para a sua transportadora.

A Bsoft como parceira para o sucesso de sua gestão

A Bsoft é uma empresa de soluções logísticas integradas. Com ferramentas práticas e adequadas às necessidades do seu negócio, você controla as principais atividades da sua transportadora e tem acesso a um suporte especializado e permanente, que auxilia a sanar todas as dúvidas.

O sistema mais adequado para o gerenciamento dos contratos e dos orçamentos é o Controle de Transportadoras. Ele realiza todas as atividades necessárias, porque conta com diferentes módulos:

• fiscal;
• TMS, para gestão do transporte;
• WMS, para gerenciamento de armazenamento;
• financeiro;
• integrações/EDI;
• cadastros de clientes e fornecedores.

Mais que isso, as soluções integradas permitem reaproveitar uma série de informações. Com isso, há menos retrabalho na hora de elaborar o contrato e nas operações que o sucedem. O resultado é uma atividade mais eficiente e com um suporte adaptado às suas necessidades.

Agora você já sabe o que precisa fazer para efetivar uma gestão de contratos e orçamentos eficiente. A praticidade depende de uma solução eficaz, que conte com várias funcionalidades. A partir disso, sua transportadora estará preparada para enfrentar as demandas e atender às necessidades dos clientes.

E você, também quer otimizar a sua gestão de contratos e orçamentos? Entre em contato com a Bsoft e veja como o Controle de Transportadoras ajudará sua empresa a atingir um novo patamar de qualidade.