Entenda a importância do controle de documentação nas transportadoras

O cotidiano de uma transportadora gera um elevado volume de documentos que registram os trâmites de todas as suas operações. Para organizar e conservar esses arquivos, é necessário implementar um rigoroso sistema de controle de documentação.

Os documentos podem ter versões em papel, estarem nos sistemas de gestão ou terem relevância histórica, pois marcam momentos importantes da história da companhia.

Já outros têm valor fiscal e contábil e devem ser mantidos para futuras consultas e auditorias. Com essa ampla variedade, é fundamental encontrar formas de manter os arquivos com o uso de ferramentas e métodos de arquivamento eficientes.

Aproveite para conhecer mais sobre o assunto neste post. A seguir, confira nossas dicas!

O que são documentos?

Sob o ponto de vista empresarial, os documentos constituem um registro de informações que pode assumir variados formatos, como:

• papel;
• digital;
• sonoro;
• imagem; e
• microfilme.

No ambiente de uma transportadora, esses registros podem ter diversas finalidades. Um dos exemplos mais comuns é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), cuja função é documentar a prestação de serviços de transporte de cargas. A sua emissão é obrigatória para a circulação de mercadorias pelo território nacional.

Nesse caso, existe o valor fiscal, já que o documento destaca o recolhimento dos impostos referentes à operação e indica a nota fiscal da carga que, por sua vez, documenta uma transação de compra e venda.

Como essa é também uma característica dos documentos no setor comercial, fica claro que, muitas vezes, há uma ligação entre as áreas e instituições que integram uma transação.

Qual é a importância da gestão documental?

Em sua operação diária, uma transportadora produz inúmeros documentos relacionados à execução de suas atividades. Quanto maior e mais antiga for a empresa, maior será o volume de artigos que precisam ser gerenciados com eficiência.

É nesse contexto que surge, então, a atividade de gestão documental, que visa proporcionar acesso fácil aos documentos, além de uma boa maneira de arquivá-los. Entre os principais motivos para se dedicar a esse controle, pode-se mencionar:

• subsidiar a tomada de decisão;
• criar o planejamento estratégico;
• consultar o histórico das atividades;
• formular relatórios de desempenho; e
• desenvolver novas políticas de trabalho.

Todos os fatores citados acima demonstram como o passado de uma empresa tem valor na construção de seu futuro e na sua longevidade.

Como a gestão de documentos impacta o seu negócio?

Segurança é uma das palavras-chave que regem a prática de controle dos registros de uma transportadora. Por isso, é essencial conhecer técnicas e ferramentas que possibilitam a sua gestão com alto nível de precisão.

Sendo assim, confira, a seguir, algumas medidas práticas de como implementar essa gestão no seu negócio.

Invista em ferramentas para a gestão de documentos

Uma das principais mudanças no que se refere à manutenção de arquivos corporativos é a sua digitalização. Essa prática elimina a necessidade de espaço físico dedicado à guarda dos registros, que passam a ser convertidos para versões digitais.

A questão da economia de espaço é particularmente estratégica, pois ajuda a reduzir os custos para manter o arquivo local ou com a terceirização desse serviço. Existem diversas empresas dedicadas à organização de arquivos corporativos que oferecem desde a conversão de documentos físicos para outras mídias até a utilização do GED.

GED é a sigla utilizada para designar um programa chamado de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O seu funcionamento cobre as funções de processamento, armazenamento e distribuição de arquivos conforme a necessidade.

Implemente sistemas de gestão integrada

O gerenciamento de uma organização de transportes é uma atividade de grande complexidade, que envolve diversas áreas e profissionais para manter o funcionamento. Portanto, a utilização de sistemas de gestão integrada, também chamados de ERP, contribui de forma significativa para manter os registros em um mesmo ambiente.

Essa mudança tem impacto direto na acuracidade das informações. Isso ocorre porque uma empresa que ainda depende de planilhas e controles manuais está sujeita a erros e inconsistências que podem prejudicar o seu desempenho.

Portanto, a adoção de softwares desenvolvidos para transportadoras oferece diversas vantagens, tais como:

• geração da tabela de frete;
• gestão da equipe de motoristas;
• apuração dos custos da operação;
• cadastro de clientes, fornecedores e veículos;
• emissão de documentos fiscais de transportes; e
• acompanhamento do fluxo de estoque e armazenagem.

Garanta a padronização dos documentos

Muitos registros devem seguir formatos específicos, determinados pelos órgãos fiscalizadores. Esse é o caso de documentos fiscais, como NF-e, CT-e e MF-e, que fazem parte da operação de transportes de forma constante. Tanto as versões em XML e papel possuem layouts específicos que facilitam a leitura do código de barras em caso de fiscalização e a sua transmissão para a Receita Federal.

Essas mesmas regras determinam qual deve ser a duração do seu armazenamento, que pode variar entre cinco anos para as notas fiscais de serviço de transportes até 20 para os contratos firmados com clientes.

Muitos documentos têm papel comprobatório do cumprimento de obrigações tributárias e, por isso, a sua padronização é um dos meios utilizados para garantir a veracidade das informações.

Como colocar o controle de documentação em prática?

A organização de um arquivo empresarial depende de técnicas e procedimentos especiais. Por esse motivo, muitas transportadoras optam por terceirizar esse tipo de serviço, uma alternativa válida que deve ser compatível com a sua estratégia.

Por outro lado, é possível realizar esse processo internamente, desde a emissão do documento até o seu recolhimento para armazenamento permanente ou descarte. O primeiro passo é a criação de uma política que descreva os passos que devem ser seguidos, padronizando os procedimentos.

Como resultado, é possível integrar as informações para a disseminação de conhecimento e a criação de uma cultura que consegue extrair valor desses arquivos.

No contexto das organizações atuais, a informação tem valor econômico. A diferença entre uma empresa que tem sucesso e aquela que falha é a sua capacidade de captar mudanças sutis e aproveitar as oportunidades.

As mudanças no mercado e no comportamento do consumidor devem estar em constante análise com base em dados históricos. Desse modo, a forma como a sua empresa encara o controle de documentação é fundamental para viabilizar o crescimento contínuo.

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