Uso de DANFE em operações internas: tire suas dúvidas sobre a mudança

O Danfe nada mais é do que uma representação simplificada e impressa da nota fiscal eletrônica. Quando falamos de operações internas, porém, não há a necessidade da impressão do documento, desde 2018.

De acordo com o parágrafo 14º, acrescido à Cláusula 9ª do Ajuste Sinief 07/2005 (que instituiu a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – Danfe), o Confaz dispensou a impressão do Danfe no trânsito de mercadorias nas operações internas.

Mas, apesar de a impressão do DANFE estar dispensada em operações de transporte dentro do estado desde então, ainda é preciso manter os arquivos XMLs disponíveis, caso sejam solicitados pelo Fisco.

Quer entender mais sobre a mudança e como emitir Danfe para reduzir os riscos da sua empresa? Então, siga com a leitura!

Entenda o que é Danfe

Danfe significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Em outras palavras, é uma representação gráfica da NF-e, uma vez que esta só existe em formato digital.

Portanto, é um documento impresso com os principais dados do documento fiscal usado para a circulação de mercadorias pelo país. Afinal, caso o transporte rode sem o demonstrativo, ele pode ser multado.

Vale dizer, porém, que apesar de o Danfe facilitar o acesso aos dados da NF-e, ele não a substitui. Apenas facilita a consulta à nota fiscal pela internet, uma vez que contém a chave numérica para acessá-la.

Com isso, o documento traz as informações básicas a respeito da operação. Entre elas, a descrição das mercadorias, valores, volume, transportador, emite, destinatário etc.

Para que o Danfe serve?

Mas, se temos a NF-e, para que o Danfe serve, afinal? Como ele facilita o acesso aos dados da nota, o fiscal consegue consultar os detalhes da transação imediatamente. Portanto, a sua primeira função é a de agilizar a fiscalização.

Além disso, o documento pode ser usado de forma a auxiliar a escrituração contábil da transação que será realizada. Essa situação é bastante comum em casos especiais, como transações de valores altos, em que são necessárias garantias.

Para tanto, é importante arquivar o Danfe durante o prazo exigido para as notas fiscais. Assim, ele pode ser apresentado sempre que solicitado.

O documento ainda pode ser usado para colher a assinatura do cliente no ato da entrega do produto ou da prestação de serviço. Dessa forma, ele também tem o papel de comprovar a transação.

Em resumo, o Danfe permite fiscalizar eventuais ilegalidades. Além de agilizar e facilitar a conferência dos trâmites e garantir a transação para todos os envolvidos: empresa, cliente e transportadora.

Quando o Danfe é obrigatório?

Com o ajuste da legislação, a obrigatoriedade do Danfe foi dispensada para trânsito de produtos em operações dentro do mesmo estado, desde que elas sigam cumprindo os requisitos do Fisco. Com o ajuste, a legislação ficou da seguinte maneira:

“§ 14º. A critério da unidade federada, fica dispensada a impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica — Danfe, no trânsito de mercadorias nas operações internas, desde que apresentado na forma solicitada pelo Fisco”.

O ajuste pode ser conferido no site do Confaz, na íntegra. Ele entrou em vigor na data da publicação, em abril de 2018, produzindo efeitos a partir do dia 1º de junho daquele ano. Ainda assim, a empresa deverá ter o arquivo XML da NF-e disponível, pois será usado caso o Fisco solicite o comprovante.

Para os demais casos, o Danfe segue como obrigatório. Portanto, deve ser impresso pelo emissor da NF-e antes de a mercadoria entrar em circulação.

Saiba como emitir um Danfe

A recomendação é que o Danfe seja emitido por meio do mesmo sistema usado para a NF-e. Afinal, não devem existir divergências entre os dados dos dois documentos.

Cada NF-e deve gerar um Danfe. Portanto, não é possível imprimir mais de um produto no documento por vez.

O documento deve trazer a chave de acesso da NF-e. Assim como o código de barras unidimensional, que permite a leitura da nota por um leitor óptico. Além disso, no Danfe devem constar as informações obrigatórias da NF-e, como data e horário de saída da mercadoria, transportadora, natureza da operação, descrição do produto e placa do veículo.

Ainda é obrigatório que o documento tenha um layout padronizado, que está disponível no Manual de Integração — Contribuinte.

Vale dizer que, no caso de as informações não caberem uma uma única página, o Danfe pode ser emitido em mais de uma folha. No entanto, elas devem estar numeradas e trazer, em cada uma, as seguintes informações:

• dados do emitente, como razão social, CNPJ, Inscrição Estadual e Inscrição Estadual de Substituto Tributário, quando houver;
• número de série da NF-e e o tipo de operação;
• número total de folhas do documento;
• chave de acesso e código de barras.

Além disso, todas as folhas devem trazer a frase “Danfe — Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica” para identificação.

Danfe para NF-e em contingência

Quando o software emissor de NF-e não consegue se conectar com os webservices da SEFAZ, é gerada uma nota em contingência. Para que o processo não pare por cause do problema, o Fisco criou três modalidades para que a documentação circule e isso vale também para o Danfe.

Nesses casos, o documento pode ser emitido das seguintes maneiras:

• Scan: esse é um ambiente similar ao Sefaz origem, que dá suporte para a emissão da NF-e enquanto há indisponibilidade. Caso a nota seja gerada dessa forma, a mercadoria só pode circular após a autorização de uso NF-e pela Receita Federal do Brasil;
• DPEC: segundo ambiente online para auxiliar no processo de emissão de contingências. Ele não autoriza a NF-e, mas registra uma declaração de que ela precisou ser emitida em contingência. Nesse caso, o Danfe deve ser impresso em duas vias, uma para acompanhar a mercadoria e outra para ser arquivada. No corpo do documento, deve constar a mensagem: “Danfe impresso em contingência”;
• FS/FS-DA: essa opção deve ser usada apenas quando as demais não estiverem funcionando. Novamente, o Danfe deve ser impresso em duas vias (uma para acompanhar a mercadoria e outra para ser arquivada). No documento, deve constar a expressão “Impresso em decorrência de problemas técnicos”.

Elementos adicionais do Danfe

O DANFE ainda pode trazer informações complementares que o emissor da mercadoria julgar importantes. Entre elas, os dados do transportador e da mercadoria. Essas informações podem ser adicionadas ao documento sem que haja necessidade de uma autorização especial.

Mesmo assim, informações complementares não devem ultrapassar 50% do verso do Danfe. Ainda podem ser adicionados elementos gráficos, como o logo do emissor, desde que não prejudiquem a leitura da chave de acesso ou do código de barras.

Outras informações importantes: extravio e armazenamento

É importante chamar a atenção para alguns casos pontuais de extravio de Danfe durante o transporte da mercadoria. Se o produto já foi entregue, basta imprimir novamente o documento e encaminhá-lo para a transportadora ou para o destinatário.

Em relação ao armazenamento dos documentos fiscais, há uma legislação tributária que orienta os períodos necessários. Portanto, é preciso manter o arquivo digital da NF-e pelo prazo estabelecido na norma. Isso vale tanto para o emitente quanto para o destinatário.

Quando o destinatário também é o emitente da NF-e, não há necessidade de guardar o Danfe. Afinal, ele já possui a nota em arquivo digital.

Quando o contribuinte não é credenciado para a emissão da NF-e, porém, ele precisa armazenar o Danfe pelo prazo estabelecido na legislação. Afinal, essa atitude é importante caso a comprovação das informações seja solicitada pelo Fisco.

Ainda, é obrigatório que o emitente da NF-e disponibilize o download ou encaminhe para o destinatário o arquivo eletrônico da nota. Assim como o respectivo protocolo de autorização, como estabelecido nas disposições contidas no §6º do artigo 9º da Portaria CAT 104/07.

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