Por quanto tempo devo guardar nota fiscal, afinal? Descubra!

Todo empreendedor sabe a importância das notas fiscais. São documentos emitidos depois de concretizada uma venda de bem ou serviço e que validam a operação, garantindo mais segurança no processo. Além disso, elas servem para que a Receita Federal mantenha sob controle o pagamento de impostos. Hoje, a nota fiscal eletrônica (NF-e) substitui o documento impresso convencional.

Devido à sua importância, é fundamental que a empresa guarde a NF-e por um determinado período. Isso requer disciplina porque a quantidade de notas emitidas durante um dia pode ser muito alta. Leia o post e confira por quanto tempo guardar nota fiscal!

Qual é a legislação sobre o armazenamento de documentos fiscais?

O período de armazenamento de documentos fiscais varia conforme o que a lei pertinente determina. Desse modo, há diferenças entre os regimes trabalhistas e tributários.

Em relação aos documentos tributários, temos:

• nota fiscal (Lei nº 5.172/1966, no artigo 173, chamada de Código Tributário Nacional);
• nota fiscal de saída (Lei nº 8.212/1991, no artigo 46, chamada de Lei Orgânica da Seguridade Social);
• IRPJ, Imposto de Renda Pessoa Jurídica (Lei Orgânica da Seguridade Social, no artigo 33);
• Damef, Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal (Código Tributário Nacional, no artigo 173);
• IPI/IPVA/ISSQN/ITR/IPTU/ITBI (Código Tributário Nacional, no artigo 173);
• Lalur, Livro de Apuração de Lucro Real (Lei Orgânica da Seguridade Social, no artigo 46).

Por quanto tempo guardar nota fiscal?

Por quanto tempo guardar nota fiscal? Conforme o citado Código Tributário Nacional, a nota fiscal deve ser armazenada pelo período de 5 anos. Já a nota fiscal de saída, de acordo com a Lei Orgânica da Seguridade Social, deve ser guardada pelo prazo de 10 anos.

A nota fiscal de entrada, ou simplesmente nota fiscal, é aquela que os fornecedores de determinada empresa emitem e que confirma que as mercadorias e outros insumos foram recebidos.

Já a nota fiscal de saída é aquela que a empresa emite quando vende um produto ou presta determinado serviço ao consumidor final. Essa nota possibilita ao gestor efetivar o controle de estoque, o faturamento, a gestão de novos pedidos e assim por diante.

Em relação aos outros documentos tributários, temos os seguintes períodos:

• IRPJ: período de 10 anos;
• Damef: armazenamento por 5 anos;
• IPI/IPVA/ISSQN/ITR/IPTU/ITBI: prazo de 5 anos;
• Lalur: armazenamento por 10 anos;
• declarações (DCTF, DIPJ, DIRF, Declaração de Ajuste Anual): período de 5 anos;
• sistemas eletrônicos de dados da escrituração contábil/fiscal: arquivamentos por 5 anos;
• Cofins (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social): prazo de 5 anos;
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido): período de 5 anos.

Vamos falar também sobre o período de armazenamento de documentos previdenciários e trabalhistas para oferecer um panorama mais completo:

• FGTS: 30 anos (mas o Supremo Tribunal Federal entendeu que 5 anos seriam um prazo satisfatório);
• recolhimento do PIS/Pasep: 10 anos;
• contrato de trabalho: período indeterminado;
• documentação trabalhista: 5 anos;
• documentação previdenciária: 10 anos.

Quais são as exigências da Sefaz?

A Sefaz não se responsabiliza pelas notas fiscais que o contribuinte perde. Ela não tem obrigação de recuperá-los. O correto arquivamento do arquivo XML da nota fiscal é obrigatório, conforme as regras da Sefaz, tanto para quem emite quanto para quem recebe.

O período de armazenamento por 5/10 anos é obrigação, portanto, do contribuinte que vende e do contribuinte que compra os produtos ou os serviços. O não cumprimento da lei acarreta multas e outras sanções para o infrator.

O que pode acontecer se não guardar nota fiscal?

Além de saber por quanto tempo guardar nota fiscal, é importante entender os riscos que você corre se não fizer o correto armazenamento delas.

O armazenamento de notas fiscais é mais que uma boa prática — é uma obrigação legal. Ao decorrer dos anos, a Receita Federal pode solicitar os documentos fiscais para analisar sobre eventuais irregularidades tributárias.

Caso a empresa contribuinte não possa confirmar que realizou o pagamento à Receita Federal, ele deverá recolher o tributo de novo com multa de até 20% do valor contestado pelo Fisco mais os juros da taxa básica de juros (Selic).

A multa por cada arquivo XML de nota fiscal perdido pode chegar a mil reais ou até mais. É um valor considerável, principalmente ao analisar a quantidade de notas fiscais emitidas e recebidas durante o dia.

Considere que, sem a nota fiscal de recebimento, uma empresa não poderá vender equipamentos e outros bens que comprou, pois não tem como comprovar ao comprador que aquele produto realmente o pertence, que foi adquirido legalmente. Além disso, a empresa não terá garantias sobre os bens comprados.

Como o volume das notas fiscais tende a aumentar, sem adotar medidas eficazes para a guarda e a conservação desses documentos, as empresas acabam tendo problemas sérios:

• podem ser autuadas por sonegação fiscal;
• incorrem em descontroles na contabilidade;
• cometem erros de estratégias.

Como armazenar nota fiscal com segurança?

Mesmo para quem emite poucas notas fiscais por dia, o armazenamento seguro é fundamental para evitar as penalizações.

A segurança deve vir acompanhada de acessibilidade, pois a empresa precisa de acesso ágil e eficiente aos documentos fiscais. Claro que é possível armazenar no computador, em HDs externos, CDs, pendrives, mas isso é um risco porque eles podem sofrer danos e as mídias podem ser perdidas.

Nesse sentido, o armazenamento na nuvem é uma boa solução. Ele permite um arquivamento organizado e versátil. Os provedores oferecem backups periódicos, salvam cópias em diretórios diferentes, utilizam mecanismos de segurança como antivírus e criptografia. Além disso, o gestor tem fácil acesso a esses documentos de qualquer local em que esteja e a partir de qualquer aparelho com acesso à internet.

Automatizar o armazenamento das notas fiscais é a melhor forma de garantir maior segurança e eficiência. Você pode investir em uma tecnologia de gestão de NF-es completa, que ofereça versão local e online e, além de emitir, permita guardar os documentos pelo período determinado pela lei. Uma solução integral reduz custos e aprimora sua gestão.

Agora você já sabe por quanto tempo armazenar nota fiscal e outros documentos. Está à procura de um sistema eficaz que realize o arquivamento das notas com segurança e, ao mesmo tempo, que permita um acesso fácil a elas? Então, aproveite para entrar em contato conosco e conferir, em mais detalhes, os diferenciais que o software da Bsoft oferece!