Afinal, o que é e como baixar XML em lote? Entenda aqui!

A utilização da tecnologia impacta na maneira como as empresas trabalham com a quantidade elevada de informações. Foi em decorrência do processo de digitalização que se tornou necessário criar a Nota Fiscal eletrônica (NF-e).

O arquivo da NF-e é formatado em XML, uma linguagem de programação que significa Extensible Markup Language. Esse formato se responsabiliza pela validação jurídica da nota diante de autoridades federais, estaduais e municipais relacionadas à tributação. Neste post, falaremos sobre o que é e como baixar XML em lote.

O que é XML em lote e para que serve?

O fisco determina a obrigatoriedade do armazenamento dos arquivos XML pelo período de 5 anos. XMLs das empresas costumam ser solicitados, pelo setor de contabilidade, no começo e no final de cada mês. Mas não é tão simples ter acesso a eles, já que algumas notas podem se perder ou podem não ser encontradas.

Informações erradas ou a falta delas podem resultar em multas. Fazer o download dos arquivos deve ser, portanto, um trabalho feito com cuidado e segurança.

Baixar XML em lote significa fazer o download de vários documentos ao mesmo tempo. Na Sefaz, no entanto, só é possível fazer o download individual de cada nota, o que não é nada prático.

Sempre que a Receita Federal precisar fazer a conferência de informações, elas serão realizadas por meio digital. As empresas que armazenam apenas o DANFe, que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica, não se encontram seguras.

Quais são as vantagens de baixar XML em lote?

Há muitas vantagens de baixar XML em lote. O tempo dispendido para fazer a consulta por nota é muito grande e isso é desfavorável para o setor contábil e fiscal da organização. Considerando esse aspecto, contar com um sistema de gestão que possibilita a consulta e o download em lote aprimora a rotina do setor. Vejamos as principais vantagens, nos tópicos a seguir.

Otimização de tempo

Baixar XML em lote permite uma consulta mais ágil, o que favorece um melhor aproveitamento do tempo. Imagine ter que realizar uma consulta nota por nota? Bem mais desgastante e demorado. Soluções que permitem o download em lote facilitam a obtenção das notas fiscais e consomem menos tempo no dia a dia da contabilidade, o que oferece mais praticidade na importação dos dados para armazenar a documentação.

Não é preciso digitar as informações contidas no arquivo porque elas estão disponíveis no sistema. Desse modo, os profissionais que participam das tarefas dedicam mais tempo a outras afazeres fundamentais para a empresa.

Utilizar um sistema para armazenar os arquivos XML também evita a necessidade de imprimir os documentos e assegura que as notas ficarão disponíveis sempre.

Segurança no armazenamento

Já ressaltamos a importância de armazenar os documentos fiscais com segurança, já que eles podem ser solicitados no período de 5 anos. O não armazenamento deles ainda é um dos erros mais comuns nas empresas, infelizmente. Todo documento emitido/recebido deve ser guardado com finalidades fiscais.

A Sefaz permite tanto a emissão quanto o registro das notas, mas elas não permanecem armazenadas em seu sistema. Cabe à empresa armazenar os arquivos das notas. Baixar XML em lote assegura, assim, que não se perca, nem se esqueça nenhum arquivo.

O armazenamento digital é uma solução eficaz para guardar toda a documentação fiscal com segurança, respeitando o que determina a legislação de que ela deve ser armazenada pelo período de 5 anos. Desse modo, a consulta de arquivos mais antigos fica mais fácil, sem a necessidade de backups.

Organização contábil

Baixar XML em lote melhora a organização do setor de contabilidade da empresa. Identificar o XML em uma base de dados facilita o processo, deixando-o mais preciso.

Contribui para a manutenção de documentos organizados e devidamente arquivados. Além disso, contribui para detectar mais facilmente falhas do setor. Nas empresas que não aplicam boas práticas digitais, os aspectos burocráticos, quando vamos consultar as notas fiscais, dificulta o trabalho dos contadores.

Quando os documentos são armazenados digitalmente, não é necessário ficar trocando muitos e-mails entre o responsável pela contabilidade e os outros setores envolvidos no processo.

Redução de processos manuais

Ao baixar XML em lote por meio de um sistema integrado, as informações do arquivo, como falamos mais acima, já ficam disponíveis no sistema, o que não dá margem a erros de digitação.

Como baixar XML em lote?

Quando se usa um sistema de gestão de documentos fiscais automatizado, a organização diminui o tempo dispendido na busca dos arquivos.

O sistema unificado permite a consulta de todas as notas fiscais eletrônicas (NF-es) e conhecimentos de transporte eletrônicos (CT-es) armazenados, emitidos e recebidos com mais praticidade.

Já vimos que na Sefaz não é possível baixar XML em lote. Apesar do acesso gratuito, fazer download na Sefaz tem suas limitações. Os órgãos contábeis, por exemplo, não disponibilizam nenhuma forma de armazenamento para os arquivos. Além disso, só é possível consultar com a chave de acesso, sem outras opções. Outro problema é o código captcha, que é obrigatório para continuar o processo de download e falha com frequência — é necessário começar tudo novamente, o que consome mais tempo.

Vamos mostrar como a Bsoft pode ajudar sua empresa nesse processo por meio do nsdocs. Trata-se de uma ferramenta cuja finalidade é gerenciar todos os documentos fiscais de uma empresa (NF-e, CT-e, NFC-e, MDF-e). É uma ferramenta online que melhora o gerenciamento dos arquivos XML baseando-se no CNPJ da empresa e na utilização do Certificado Digital.

Usando o nsdocs, você pode baixar XML em lote de 4 maneiras:

1.      busca automática pelos arquivos XML na Sefaz;

2.      pela chave de acesso (informando todas as notas com um leitor);

3.      quando os arquivos são recebidos por e-mail;

4.      quando os arquivos se encontram na máquina.

É importante aproveitar todas as estratégias para aumentar a segurança e melhorar o tempo. Por isso, ao invés de baixar individualmente cada arquivo de NF-e, vale a pena baixar XML em lote através de um sistema confiável e online.

O que achou das informações passadas? Já tem um bom sistema para gestão de documentos fiscais? Aproveite as melhores tecnologias disponíveis no mercado! Entre em contato com a Bsoft e conheça mais detalhes sobre o nsdocs.