Quando fazer o cancelamento de nota fiscal e quais cuidados tomar?

No dia a dia da gestão financeira de uma empresa, algumas demandas são recorrentes. Porém, mesmo com a periodicidade relativamente considerável, existe a necessidade de conhecer alguns dos principais pontos que envolvem essa atividade, os cuidados para que ela seja finalizada com êxito, além de conferir algumas regras tributárias do nosso país. O cancelamento de nota fiscal é um deles.

Se houver qualquer divergência de informações ou ocorrer outra situação que impeça o pagamento daquele documento, existe a possibilidade de cancelar a sua emissão por meio de recursos legais. Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda de forma breve em quais contextos isso é possível e qual é o passo a passo para o cancelamento. Continue a leitura e saiba mais!

Quando o cancelamento de nota fiscal é possível?

Primeiro, vamos entender quais são os contextos em que há a possibilidade de fazer o cancelamento de nota fiscal. A primeira delas é quando há erros de informações na nota. Na rotina da empresa e na quantidade de informações às quais a pessoa está submetida diariamente, ter algum erro de digitação ou de informação na nota é comum, mas deve ser corrigido por meio do cancelamento — e a emissão de uma nota cujos dados estejam corretos. Entre as informações principais, destacamos:

• CNPJ da sua empresa ou do fornecedor;
• razão social de ambos;
• nome dos fornecedores;
• cálculos, entre outros.

Além disso, se o seu cliente, independentemente de qual seja o motivo, desiste da contratação de seus serviços — e a emissão já tenha sido concretizada —, também existe essa possibilidade.

Existem algumas regras relacionadas ao Fisco que devem ser atendidas para que haja o cancelamento da nota fiscal:

• o cancelamento da nota fiscal só é permitido se ele for registrado antes da saída da mercadoria;
• para que ele seja concretizado, o destinatário não pode realizar a Ciência da Emissão;
• com todas as condições atendidas, é preciso que haja a confirmação do cancelamento em um prazo de 24 horas.

Quais os cuidados com o cancelamento de nota fiscal?

Agora que você já conhece os principais pontos relacionados ao cancelamento de nota fiscal, apresentaremos alguns cuidados que é preciso tomar para esse processo. Confira!

Esteja atento ao prazo

Inicialmente, a empresa deve estar atenta ao prazo de sua região para realizar o cancelamento de nota fiscal. De modo geral, os estados atribuem até 24 horas para que seu negócio possa concretizar essa atividade. Porém, existem locais em que o tempo é menor — no Mato Grosso, por exemplo, o empreendimento tem apenas 2 horas para isso.

Porém, quando o prazo é ultrapassado, ainda há a possibilidade do cancelamento, desde que pague uma multa relativa ao documento — 1,5% do valor do tributo. Também é necessário entrar com um processo administrativo, cuja denominação é a de “cancelamento extemporâneo”.

Esse tipo de cancelamento só pode ser feito no site da Sefaz de seu estado, de acordo com as particularidades apresentadas.

Tenha atenção aos critérios estabelecidos

Conforme vimos, existem critérios e regras relacionados ao nosso Fisco que devem ser atendidos para efetuar o cancelamento de nota fiscal. Antes de prosseguir com essa atividade, portanto, analise quais são esses tópicos e entenda se o seu estado conta com especificidades relacionadas ao cancelamento.

Saiba o que fazer após o cancelamento da nota fiscal

Se o seu negócio optar pelo cancelamento de nota fiscal, independentemente de qual seja o motivo (como os apresentados mais acima), é preciso entender quais são os próximos passos necessários. Primeiro, tenha processos internos bem definidos que contribuam para um controle mais preciso de suas áreas.

Exemplo: um produto não encaminhado para o cliente precisa ser registrado assim que a NF é cancelada, de modo que a quantidade disponível em estoque esteja atualizada para qualquer pessoa que realizar essa consulta.

Outro ponto importante: sempre que o cancelamento for efetivado, é preciso que a pessoa responsável realize a escrituração sem valor. Para isso, existe a necessidade de realizar uma consulta à legislação tributária vigente, de modo que a empresa atenda a todos os requisitos. Outro ponto importante: assim que cancelar, é preciso informar no Sped Fiscal.

Analise todas as informações

Se você tiver efetuado o cancelamento devido a informações erradas, não deixe de analisá-las antes de emitir outro documento. Oriente sempre seus colaboradores a terem atenção redobrada a essa questão, uma vez que isso impacta na produtividade e gera retrabalho a toda a equipe.

Por que contar com uma solução tecnológica?

Contar com uma ferramenta que auxilia na gestão de nota fiscal contribuirá não apenas para o controle de emissão e cancelamento, como em outras demandas do dia a dia financeiro de seu negócio. Por meio de uma ferramenta, a sua empresa tem a oportunidade de:

• emitir de maneira descomplicada notas fiscais eletrônicas, com telas e funcionalidades de fácil usabilidade, contribuindo para que toda a equipe entenda os processos e saiba o passo a passo;
• consultar o status da nota fiscal na Sefaz a qualquer momento;
• cadastrar tabelas que permitem o cálculo automático dos impostos que incidem sobre a nota fiscal;
• realizar o cadastro de produtos, de modo que os profissionais possam acessá-los sempre que houver necessidade;
• cadastrar também fornecedores e clientes, reunindo as principais informações em uma única solução;
• ter a possibilidade de exportar os arquivos XMLs das notas fiscais, seja em lotes, seja individualmente, de acordo com as necessidades do negócio;
• contar com relatórios completos relacionados às notas fiscais emitidas pela sua empresa, o que facilita nos processos de tomadas de decisão.

Neste material, você pôde entender quais são as situações que envolvem o cancelamento de nota fiscal, os cuidados necessários para essa atividade e como uma solução poderá auxiliar nesse sentido. Para a escolha acertada da ferramenta, estude quais são os principais nomes do mercado, entenda quais são as funcionalidades envolvidas nesse produto e também avalie o atendimento prestado por esse negócio — uma vez que a parceria e o suporte serão essenciais para a implantação da tecnologia em sua empresa.

Se você deseja contar com todas as funcionalidades apresentadas utilizando uma solução que traga esses diferenciais que destacamos, conheça o nosso produto e tire suas dúvidas!