Saiba como criar um manual de ocorrência de transporte!

Pense em cada uma das etapas do processo logístico. Se você é um profissional da área, certamente pode listar diversos exemplos de etapas que são executadas até a chegada da mercadoria no seu destino. O que acontece quando algo dá errado? É por isso que as empresas mantêm registros sempre que há uma ocorrência de transporte.

Vale destacar que ocorrências não são somente sinistros relacionados aos riscos da atividade logística. Problemas mecânicos, desvios de rotas e mercadorias avariadas são cenários que devem constar nesse documento.

Preparamos este conteúdo para que a sua empresa possa utilizar esse recurso da melhor forma possível. Continue lendo para conhecer todos os detalhes.

O que é ocorrência de transporte?

O controle de ocorrências de transporte é mais uma ferramenta que ajuda na gestão do processo logístico. A sua aplicação vale para todos os tipos de entregas, desde insumos fabris até encomendas compradas pela internet.

Estamos apontando esse fator porque é importante ter clareza nas ações dos motoristas. Para isso, é utilizado um relatório que descreve as não conformidades enfrentadas no dia a dia.

Essas informações são bastante úteis para que os gestores possam avaliar eventuais falhas e implementar correções. Para saber quais ocorrências são interessantes para a empresa, é preciso documentar cada caso.

Fotos e vídeos, por exemplo, ajudam a determinar danos causados ao veículo ou ao produto. Os sistemas de monitoramento da frota são essenciais para comprovar se o motorista foi vítima da ação de criminosos ou se o desvio da rota é justificado para evitar tráfego.

Quais ocorrências devem ser registradas?

Geralmente as empresas têm autonomia para determinar suas próprias regras, mas nesse sentido, é melhor pecar por excesso de cuidado. Situações como acidentes de trânsito, cargas roubadas e defeitos no veículo certamente devem ser anotados.

O gestor pode estipular que outros cenários também devem ser incluídos. Os principais casos são:

• mercadoria entregue em local diferente do destinatário;
• produtos recusados pelo destinatário;
• reentrega ou devolução de encomendas;
• produtos danificados;
• desvios na rota de entrega;
• problemas com o monitoramento veicular.

Note que alguns dos exemplos citados ocorrem devido a erros ou falta de informação, enquanto outros casos podem acontecer por imprudência na direção e falta de planejamento.

Como criar um manual de ocorrência de transporte?

As informações contidas na ocorrência de transporte são uma fonte de dados sobre os riscos aos quais a empresa está sujeita. De acordo com o seu porte, ramo de atuação e clientes, as transportadoras podem enfrentar cenários diferentes.

É importante personalizar esse documento para atender aos requisitos da sua estratégia. Reunimos algumas práticas que ajudam a guiar a elaboração desse registro.

Estabeleça regras para a documentação

Além do registro, há casos em que alguns órgãos e profissionais devem ser notificados em caso de sinistro. As empresas que atuam com a movimentação de cargas perigosas, por exemplo, têm que seguir uma série de regulamentações para trafegar.

Em caso de acidentes, vazamentos e tombamentos, há a necessidade de acionar o Corpo de Bombeiros, a Polícia Militar Rodoviária ou a Defesa Civil. Além disso, o transportador e o expedidor devem ser informados em casos de emergência.

Estabeleça diretrizes para que as regras sejam seguidas e as informações sejam compartilhadas de forma adequada.

Crie uma lista com itens que representam riscos

Essa é uma medida preventiva que ajuda a evitar prejuízos. Uma situação que acontece com frequência é a apreensão do veículo, da carga e a aplicação de multas por causa de irregularidades. Excesso de peso no compartimento de carga é uma ocorrência comum, que causa diversos problemas.

Essa situação poderia ser evitada se a empresa tivesse procedimentos rígidos para o embarque de mercadorias e verificasse o peso antes de iniciar a viagem. Sendo assim, crie a rotina de avaliar diversos elementos da frota, da documentação e da carga que possam se transformar em sinistros.

Crie procedimentos para investigar o ocorrido

Alguns cenários são mais simples de identificar e tratar as causas. Se um motorista colidiu com um dos veículos da frota enquanto fazia a descarga das mercadorias, é simples atribuir a responsabilidade.

Infelizmente, nem todas as situações se apresentam dessa maneira. Por esse motivo, nessa etapa, é coletado o máximo de informações possíveis para analisar cada caso. Além disso, essa análise deve se estender as consequências, como atrasos na entrega, custos com reparos e reembolso de mercadorias danificadas.

O objetivo dessa investigação não é aplicar punições, mas aprender com esses erros e evitar que a ocorrência se repita no futuro. É fundamental, portanto, alinhar o procedimento correto para que essa atividade seja executada sem percalços.

Como otimizar esse processo?

Aperfeiçoar o processo logístico depende da capacidade da empresa de identificar padrões e implementar medidas corretivas. Para isso, é preciso ter visibilidade sobre o funcionamento da operação e os seus obstáculos.

Conquistar esse resultado requer a utilização de tecnologias que oferecem dados confiáveis e podem ser utilizados como ferramenta de controle. No mercado, já existem sistemas que registram o recebimento da mercadoria.

Assim, o entregador pode fazer o registro corretamente assim que o pedido foi recebido. Caso isso não aconteça, o sistema também está parametrizado para registrar eventuais problemas na entrega, como destinatário ausente.

Além disso, esses sistemas são móveis, pois podem ser instalados em smartphones e usados com uma conexão com a internet. Outra vantagem é que o próprio GPS do aparelho pode ser utilizado para monitorar o andamento das entregas.

Como estamos falando de gestão, é fundamental contar com sistemas que, além de executar a função de fiscalização do processo, oferecem insights sobre o processo. Uma ferramenta desse tipo deve ser capaz de manter o histórico das ocorrências, realizar análises e gerar relatórios que ajudam na tomada de decisão.

Se a sua empresa ainda não adota o registro de ocorrência de transporte, esperamos que as informações deste artigo sirvam de motivação. Esse é um processo em que gestores e colaboradores precisam estar envolvidos e comprometidos para alcançar melhores resultados.

A nossa empresa está preparada para oferecer as melhores soluções para a gestão logística. Acesse o nosso site para entrar em contato conosco e saber como podemos ajudar!