Saiba agora como aplicar a matriz GUT nos processos logísticos

Classificar os eventos de acordo com sua necessidade e urgência é fundamental para qualquer tipo de negócio. Quando falamos de processos logísticos, essa capacidade implica melhoria do desempenho e menor chance de surgirem gargalos, que impactam a satisfação dos clientes. É nesse cenário que surge a matriz GUT.

Voltada para a indicação de gravidade, urgência de resolução e tendência de agravamento, essa ferramenta contribui para as tomadas de decisão e o planejamento futuro. Ainda assim, ela é pouco utilizada na cadeia logística.

Para reverter esse cenário, neste post, explicamos melhor sobre o que é essa matriz, para que ela serve, como influencia os resultados dos processos logísticos e a melhor maneira de aplicá-la. Saiba mais!

Afinal, o que é a matriz GUT?

A matriz GUT indica a gravidade, a urgência e a tendência de agravamento de um problema surgido nos processos logísticos. Essa é uma ferramenta que ajuda a solucionar as complicações a partir de uma pontuação conferida a cada um dos itens que formam a sigla. Ao final, os valores são multiplicados e você sabe o que deve focar primeiro.

Devido à sua abrangência, a ferramenta é utilizada em diferentes contextos, inclusive nos processos logísticos. Seu objetivo, nesse caso, é evitar os problemas que geram mais prejuízos à cadeia de suprimentos e definir ações preventivas e corretivas.

Para que serve essa ferramenta?

Direcionada para a classificação de eventos, a matriz GUT ajuda o trabalho estratégico realizado em qualquer organização. Para embasar a categorização, é utilizada uma pontuação de 1 a 5 que determina qual a gravidade e a urgência de determinada situação.

Esse patamar é alcançado a partir dos três pilares da técnica. Entenda melhor todos eles.

Gravidade

Foca os possíveis impactos sentidos pela empresa, se o problema não for solucionado. A pontuação é dividida da seguinte forma:

• 1: sem gravidade;
• 2: pouco grave;
• 3: grave;
• 4: muito grave;
• 5: extremamente grave.

Urgência

Refere-se ao tempo a ser gasto para solucionar o problema. Se você estiver com o prazo apertado, mais urgência tem para resolver a questão. É o caso, por exemplo, de uma inconsistência no sistema, que impede a emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Esse critério é classificado da seguinte forma:

• 1: pode aguardar;
• 2: pouco urgente;
• 3: urgente, requer atenção em curto prazo;
• 4: muito urgente;
• 5: exige solução imediata.

Tendência

Tem relação com o impacto a ser sentido pela solução do problema. A proposta é responder à pergunta: o problema vai aumentar, se sua resolução for ineficaz? A partir desse questionamento, você deve classificar da seguinte forma:

• 1: não mudará;
• 2: vai piorar no longo prazo;
• 3: vai piorar no médio prazo;
• 4: vai piorar no curto prazo;
• 5: vai piorar rapidamente.

Com a classificação dos três pilares, você obtém vários benefícios. Entre os principais estão:

• capacidade de correlacionar os dados quantitativos e qualitativos para traçar ações corretivas e preventivas, a fim de evitar prejuízos maiores ao negócio;
• alocação apropriada dos recursos, conforme a necessidade da cadeia logística;
• planejamento de atividades a serem executadas em períodos semelhantes;
• elaboração do planejamento estratégico.

De que forma a matriz GUT influencia os resultados dos processos logísticos?

A aplicação da técnica oferece diferentes benefícios aos processos logísticos da sua transportadora. Além de identificar quais problemas precisam ser solucionados com mais rapidez, é possível saber quais são os gargalos e os impactos causados por eles.

Essa é uma forma de direcionar o planejamento estratégico da sua empresa. Lembre-se de que esse documento serve para analisar sua transportadora a partir de diferentes pontos. Por isso, ele auxilia a definição de objetivos e o monitoramento de ações.

Com um planejamento estratégico bem estruturado, o trabalho ocorre de maneira mais controlada e estável — requisitos indispensáveis para o setor. Ao mesmo tempo, fica mais fácil definir as metas a serem perseguidas e quais resultados são esperados.

A matriz GUT ainda ajuda a transportadora a garantir a qualidade e a eficiência de suas operações. Isso porque resolve problemas que costumam gerar insatisfação nos clientes, como:

• ocorrência de atrasos nos prazos de entrega e de avarias nos produtos;
• aumento do controle e da rastreabilidade dos produtos;
• garantia do tempo de ciclo das atividades;
• monitoramento das datas de entrega.

Como aplicar essa prática? Conheça 6 dicas

A implementação da matriz GUT é simples, mas requer a aplicação de algumas dicas práticas. A seguir, listamos 6 delas. Confira!

1. Liste os problemas

O primeiro passo é relacionar todos os problemas a serem analisados. Detalhe o máximo possível para evitar informações desencontradas. Por exemplo, o evento é a dificuldade de atender à demanda dentro do prazo estabelecido. Isso gera atrasos na entrega e insatisfação dos clientes.

Perceba que, para listar os problemas, é preciso fazer uma análise crítica e sincera. Use os indicadores que sua transportadora tem para embasar sua avaliação. Lembre-se ainda de considerar a concorrência, porque ela ajuda a consolidar suas operações.

2. Classifique-os para cada uma das variáveis

A próxima etapa é classificar os problemas de acordo com a matriz GUT. O resultado trará o nível de prioridade de cada situação. Nesse momento, você precisa trabalhar com a categorização já apresentada. No exemplo anterior:

• gravidade: 4, porque você perde clientes com os atrasos;
• urgência: 4, porque você precisa resolver com rapidez para evitar mais prejuízos;
• tendência: 5, porque você percebeu pelo histórico que os atrasos se tornaram mais frequentes e representam um grande risco de perda de consumidores.

3. Multiplique as notas

As pontuações obtidas em cada uma das categorias precisam ser multiplicadas para saber qual é a prioridade. Se analisar mais de um problema, é esse resultado que indicará o que você deve fazer primeiro. No caso do exemplo, a nota é 80 (4 x 4 x 5).

4. Crie planos de ação

As classificações devem servir para a elaboração de um plano de ação. Considere os fatores de maneira isolada e analise suas particularidades e sua relevância. No exemplo, já temos um resultado 80. Digamos agora que temos outros dois eventos negativos.

Um deles é a falha na capacitação das equipes, com grau crítico 36 (3 x 3 x 4), e outro é a elevação do consumo de energia, com pontuação 18 (3 x 3 x 2). Nesse caso, você deve primeiro trabalhar os atrasos, depois os treinamentos e, por último, a melhoria dos gastos com luz.

5. Analise os pontos fracos

O ranking oferecido pela matriz GUT permite saber quais são os pontos fracos da sua transportadora e como trabalhá-los. Esse é o momento de tomar decisões e definir quem será o responsável por colocar as ações necessárias em prática.

Com os atrasos, por exemplo, você pode perceber que falta um sistema de gestão para automatizar as atividades manuais e reduzir o tempo de sua execução. Nesse caso, você sabe que precisa contratar a solução especializada em logística para solucionar esse primeiro problema.

6. Observe os resultados

O último passo deve verificar se as ações tomadas trouxeram resultado. Por exemplo, você contratou o sistema para transportadora, mas ele realmente trouxe efeito? Veja quanto tempo foi economizado na realização das atividades, se houve diminuição dos atrasos etc.

Se o resultado for positivo, ótimo! Se ainda não for, busque identificar o que ainda precisa ser melhorado. Pode ser que perceba a necessidade de contratar mais pessoas, por exemplo. Tudo depende de cada caso.

De toda forma, fica claro que a matriz GUT é importante para os processos logísticos — e se você ignora essa ferramenta, precisa começar a usá-la agora mesmo. Com isso, conquistará os benefícios citados ao longo do post e saberá o que fazer para aperfeiçoar suas atividades.

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