Erros na gestão de frota: 5 atitudes que prejudicam sua empresa

Para manter a operação de transportes em pleno funcionamento é fundamental evitar os erros na gestão de frota que podem comprometer os resultados. Pensando nisso, desenvolvemos este conteúdo para oferecer dicas e sugestões que podem ajudar a tornar a sua gestão mais eficiente.

Ajude a sua empresa a crescer e previna as atitudes mais comuns na área logística. Continue lendo e saiba como se prevenir. Confira!

Erros na gestão de frota: quais são e como evitá-los?

O sucesso da operação de transportes depende das decisões tomadas pelo gestor, que tem o papel de manter o negócio nos eixos. Para alcançar esse objetivo existem práticas, softwares e controles que contribuem para gestão e minimizam a chance de erros.

1. Não investir em um sistema de monitoramento veicular

Pense no valor do patrimônio da sua empresa. Qual é o item que mais se destaca? Provavelmente, você respondeu que é a estrutura física, como prédios, escritórios e depósitos de produtos. Essa é uma realidade para muitas organizações de diversos setores empresariais.

Porém, sob o ponto de vista de uma transportadora, uma das posses de maior valor são os veículos utilizados para manter a operação em funcionamento. Isso quer dizer que a perda ou danos causados à frota podem afetar os negócios negativamente.

Quando o gestor não investe em programas de monitoramento veicular, ele não está avaliando o principal risco da atividade de transportes. Esse é um erro grave motivado pelo alto nível de criminalidade nas estradas brasileiras.

As perdas do setor chegam à casa dos milhões e apresentam crescimento contínuo a cada ano. Por isso, a solução é investir em sistemas de monitoramento veicular. Esse é o termo utilizado para descrever as tecnologias de:

• biometria;
• rastreamento;
• travas remotas;
• alarme e botão de pânico.

Com isso, é possível proteger o veículo e a carga em caso de emergência, bem como obter a sua localização durante todo o percurso.

2. Deixar de planejar as rotas de entrega

Os principais custos da operação logística estão relacionados à frota utilizada para viabilizar as entregas. Portanto, os gastos que mais impactam as finanças são:

• abastecimento dos veículos;
• realização de manutenções e reparos;
• folha de pagamento dos motoristas.

Os programas de roteirização são uma modalidade de ferramenta que pode contribuir para minimizar os gastos significativamente. Em termos simples, o seu funcionamento utiliza os endereços dos clientes e os pedidos pendentes de remessa para criar a rota de entrega ideal.

Essa função pode ser parametrizada para traçar o trajeto mais ágil, garantindo que o motorista vai concluir as suas entregas antecipadamente. Também é possível buscar a alternativa mais econômica sob o ponto de vista do gasto de combustível.

Portanto, busque soluções informatizadas para planejar as rotas e, com isso, reduzir os custos operacionais. Além disso, essa medida é favorável para o aumento da produtividade da operação, que passa a concluir um número de entregas maior no mesmo período.

3. Não emitir documentos fiscais

Um das práticas mais prejudiciais para transportadoras é a falta de documentos fiscais ou o tráfego de veículos com o conhecimento de frete vencido. O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento fiscal que registra o pagamento dos tributos relacionados aos serviços de transporte de mercadoria e pode atuar como comprovante do recebimento da mercadoria.

A sua emissão é obrigatória para as transportadoras credenciadas e para os fabricantes que têm frota própria para realizar a distribuição de mercadorias. Contudo, uma prática comum é deixar de emitir os documentos para reduzir custos com o pagamento de tributos.

Porém, a empresa pode ser gravemente prejudicada caso essa irregularidade seja percebida pelas autoridades de fiscalização presentes nas estradas. O motorista que prossegue viagem nessas condições está sujeito a ter tanto a mercadoria quanto o veículo apreendidos até que a situação seja regularizada.

Já a transportadora será penalizada com o pagamento de multa cuja responsabilidade pode ser compartilhada com a empresa embarcadora.

Essa atitude deve ser evitada, pois coloca o negócio em um risco que não existiria caso a legislação tributária tivesse sido obedecida desde o princípio.

4. Deixar de realizar a manutenção preventiva dos veículos

Já foi mencionada a importância da frota para o andamento do negócio, por isso é importante destacar o efeito que a falta de manutenção pode ter no processo. Quando um veículo está em uso constante, as suas peças, sistemas de sinalização e pneus tendem a sofrer grande desgaste.

Quando a atividade de inspeção é negligenciada, o veículo fica sujeito a:

• provocar danos à carga;
• ocasionar falhas mecânicas;
• causar acidentes nas estradas.

Se um dos veículos se encontra inoperante, podem ocorrer atrasos nas entregas e sobrecarga da equipe. Por isso, é essencial desenvolver um projeto para implementar a manutenção preventiva da frota. Com essa verificação periódica é possível identificar o desgaste de peças e programar a sua reposição de acordo com a necessidade.

É recomendado criar um checklist para que o profissional responsável inspecione itens básicos como o alinhamento dos pneus, o sistema de freio e o nível de óleo do motor. Desse modo, a viagem pode começar com maior segurança.

5. Não apurar a vida útil dos veículos

Todos os bens têm uma vida útil estipulada, na qual o seu funcionamento sofre um declínio periódico. No caso de veículos, pode-se observar a queda do rendimento do combustível e o aumento da frequência de defeitos que indicam o momento ideal para realizar a sua substituição.

É natural que os gestores hesitem em realizar esse tipo de investimento, mas é essencial reconhecer que, em longo prazo, o prejuízo ultrapassa os ganhos. Portanto, avalie a produtividade e a eficiência energética para identificar quando buscar alternativas que não resultem no aumento dos custos.

Gerenciar um negócio é uma atividade complexa que pode resultar em erros na gestão de frota. Porém, não desanime, pois existem soluções que podem ajudar a tornar as suas tarefas mais simples e fornecer a segurança que o processo exige. Portanto, conte com sistemas de gestão e metodologias de trabalho para aprimorar os resultados da operação.

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