Passo a passo como emitir Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)?

As dúvidas sobre como emitir Nota Fiscal Avulsa (NFA-e) são recorrentes. O documento costuma estar fora do radar dos empreendedores e, por isso, ainda carrega um certo ar de mistério: pouca gente arrisca dizer, em detalhes, qual é a dinâmica da NFA-e.

Micro e pequenas empresas, bem como Microempreendedores Individuais (MEI) que não emitem a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), podem apelar à NFA-e. Antes de qualquer coisa, porém, certifique-se de entender as particularidades do arquivo. Como o tema é pouco abordado, é comum que surjam dúvidas a respeito dos procedimentos.

Neste post, você entenderá um pouco mais sobre a Nota Fiscal Avulsa. Primeiro, entenderá o que é e para que serve, de fato, a NFA-e. Em seguida, saberá como emiti-la e, por fim, ficará por dentro dos cuidados necessários a essa rotina.

Preparado? Boa leitura e bom aprendizado!

O que é e para que serve a Nota Fiscal Avulsa (NFA-e)?

A Nota Fiscal Avulsa é semelhante à Nota Fiscal Eletrônica, que é o arquivo mais comum nas transações de compra e venda. A NFA-e, por sua vez, desponta como o documento usado por empresas que não contribuem com o ICMS — já que, vale lembrar, esse tipo de perfil não é obrigado a emitir a NF-e.

Os pequenos e microempresários, bem como os MEIs, são o público mais cativo na NFA-e. No caso dos microempreendedores individuais, a emissão da nota faz com que os clientes atendidos sejam eximidos da necessidade de gerar uma NF-e de entrada.

Pense, por exemplo, em uma transação comercial entre duas pequenas indústrias têxteis. Uma delas é registrada como EPP (Empresa de Pequeno Porte), enquanto a outra atua em regime MEI.

Para que os produtos deixem a fábrica e sejam entregues aos clientes, é preciso que a nota fiscal tenha sido emitida. O documento comprova a transparência da operação e serve de apoio para o recolhimento de impostos, principalmente no que diz respeito ao ICMS.

Nesse cenário, faz sentido que o arquivo escolhido pela EPP seja a NF-e. O microempreendedor individual, no entanto, não é obrigado e gerar o mesmo tipo de documento: se o MEI realiza apenas uma venda por mês, a NFA-e surge como uma boa opção para comprovar a operação. E mais: tudo dentro da lei.

Além disso, para as pessoas físicas, tais como os profissionais autônomos, a emissão da Nota Fiscal Avulsa pode ser viabilizada a partir do número do CPF — desde que a autorização municipal tenha sido previamente concedida, validando a operação.

Como emitir Nota Fiscal Avulsa?

A emissão da NFA-e depende de uma autorização concedida pela Sefaz (Secretaria da Fazenda), o que significa que as informações oficiais devem ser obtidas diretamente do órgão. A autoridade é estadual, conferindo liberdade aos governos locais: com isso, os requisitos para a emissão do documento podem variar de uma região para a outra.

No Distrito Federal, por exemplo, a Sefaz não oferece o serviço da NFA-e aos contribuintes do ICMS, obrigando-os a utilizar a tradicional Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Na prática, não há um procedimento totalmente padrão e cada estado tem autonomia para adotar normas próprias na geração do arquivo.

Nos locais em que é possível emitir a Nota Fiscal Avulsa (NFA-e), o primeiro passo é o requerimento online — além da finalização de cadastro no Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal (SAT), que é feito uma única vez. A exceção à regra fica por conta dos autônomos, que precisam procurar as autoridades locais responsáveis para viabilizar a operação.

Após a conclusão do processo, o profissional está apto a emitir a NFA-e. Nesse momento, vale reforçar que existem dois tipos de nota: o modelo 55, que se assemelha à NF-e e é enviado ao remetente via arquivo XML, e o modelo 1-A, que é gerado por dispositivo eletrônico, embora tenha validade fiscal apenas na versão impressa. Essa característica, aliás, é comumente apontada como uma das principais desvantagens do modelo.

De modo geral, o procedimento de emissão é o mesmo em ambos os casos: a cada NFA-e liberada, é necessário requerer o documento junto à Secretaria da Fazenda, individual e repetidamente.

Quais cuidados são necessários na rotina da NFA-e?

A NFA-e, como o próprio nome sugere, é um documento fiscal. Sua função é comprovar transações comerciais e corroborar o recolhimento de impostos devidos. Ou seja: independentemente do porte ou do segmento de atuação da sua empresa, você deve se preocupar com a lisura das operações financeiras e tributárias para, assim, evitar transtornos e prejuízos futuros.

A tecnologia de gestão figura como uma ferramenta indispensável à conformidade dos processos — da entrada de mercadorias à emissão das notas fiscais, conferindo a segurança necessária aos dados gerados internamente.

Na prática, não importa se o seu negócio opta por gerar a NF-e ou se é elegível ao formato da NFA-e: nos dois casos, um software robusto e integrado faz toda a diferença, facilitando o acesso às informações e padronizando o fluxo de trabalho, suprimindo desvios que podem comprometer a excelência das entregas.

Com apenas alguns cliques, é possível selecionar o pedido em questão e finalizar a venda dos itens, liberando a emissão dos documentos relacionados à transação e enviando-os aos responsáveis de modo automático.

O sistema da Bsoft é a ferramenta ideal para simplificar rotinas e automatizar atividades operacionais. Além disso, a implantação da tecnologia contribui ativamente para minimizar a incidência de erros — inclusive na emissão de NFA-e. São, sem dúvidas, alguns dos cuidados indispensáveis à eficiência da área fiscal e à performance da companhia como um todo.

Simples, completa e atualizada, a tecnologia da Bsoft já é a escolha de centenas de clientes satisfeitos e também pode ajudar você a eliminar, de uma vez por todas, as dúvidas sobre como emitir Nota Fiscal Avulsa. Vale investir!

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