Sistema TMS: entenda o que é e conheça as vantagens em contratar

Já aconteceu de você atrasar cargas durante o processo de distribuição da mercadoria? A sua empresa já enviou pedidos incorretos para o destinatário? Esse é um cenário muito comum nas empresas transportadoras, mas ele pode ser evitado com uma ferramenta chamada de sistema TMS.

O Transportation Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Transporte, é uma solução tecnológica que moderniza os processos logísticos em todos os elos da cadeia de suprimentos. Além disso, altera a rotina de movimentação de produtos para trazer mais eficiência à atividade.

Esses propósitos são garantidos por meio de uma série de recursos e funções implementadas no software para gestão de transportes. Para entender melhor, neste post, veremos tudo que é necessário saber sobre o software TMS.

A partir desse panorama, você terá a oportunidade de aprimorar o processo de transporte na sua empresa. Então, que tal saber mais? Acompanhe!

O que é um sistema TMS (Transportation Management System)?

O sistema de gerenciamento de transporte é uma solução que tem como objetivo o melhorar o processo de distribuição de mercadorias para garantir uma operação integrada e eficiente. Ele é voltado para as atividades de movimentação de mercadorias e outras que, porventura, estiverem relacionadas.

A consequência do uso dessa ferramenta é a modernização da gestão de transportes a partir de um controle maior das informações e rapidez na execução das atividades. Ele ainda aumenta a qualidade e a produtividade da atividade devido ao monitoramento completo da operação.

Entre as informações sob o domínio de um sistema de controle logístico estão as de:

• emissão de documentos fiscais eletrônicos (NFe, CTe e MDFe);
• custos de frete;
• controle de viagens;
• volume de entregas;
• gerenciamento de frota
• rastreamento de cargas;
• performance de motoristas e veículos.

Os melhores sistemas TMS do mercado também contam com outras funções, como controle financeiro, lançamento de manutenções, controle de estoque e muito mais.

Ter o controle destas informações de forma atualizada e em tempo real permite tomar decisões mais acertadas. Por isso, a transportadora se torna mais eficiente e apresenta um diferencial competitivo perante a concorrência.

Assim, há o aumento da performance na logística, com a melhoria da comunicação entre o motorista e o controlador do sistema. A carga também pode ser monitorada em todas as etapas, desde o embarque até a chegada ao cliente.

Como funciona um sistema TMS?

Um dos objetivos desse sistema é indicar o custo por etapa da operação e seus fatores mais críticos. Por isso, ele possibilita:

• apresentar a tabela de fretes com o cálculo automático, trazendo praticidade e eficiência, o que reduz custos e otimiza a oferta aos clientes;
• mensurar a quilometragem a ser percorrida no trajeto para fornecer estimativas precisas do prazo de entrega;
• rastrear cargas em tempo real, bem como agendar notificações automáticas ao cliente conforme o status da mercadoria;
• realizar a conciliação eletrônica, ou seja, a checagem de faturas da transportadora, com as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) e Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CT-es) correspondentes;
• otimizar a troca de informações com embarcadoras por EDI (Electronic Data Interchange, ou troca eletrônica de dados), webservice e outras formas de comunicação, agilizando o processo de emissão de documentos e de distribuição de mercadorias.

Por suas características, o sistema de gestão de transporte atua desde o departamento comercial, financeiro e operacional até a expedição. Ele também pode ser integrado ao ERP (software de planejamento de recursos empresariais) para emissão de NF-e, controle de estoque interno e de entradas e saídas.

Essa atuação conjunta possibilita fazer um planejamento financeiro mais apurado devido ao controle fiscal e das finanças do embarcador e da transportadora.

Quais as funções de um sistema TMS?

Esse sistema é dividido em módulos que são contratados conforme as necessidades da sua empresa. Assim, é garantida a adaptação em escala, isto é, seu negócio pode expandir as operações que terá resguardado seu direito de acrescentar recursos. Ao mesmo tempo, paga somente por aquilo que efetivamente utilizar.

Sem levar em conta a quantidade de módulos contratados, o propósito do software é mensurar os custos dos elementos presentes na cadeia de transporte, que inclui veículos, recursos humanos e materiais, controle de cargas, manutenção da frota, índices de discrepâncias nas entregas e tabelas de fretes.

No final, o objetivo é realizar a automação para trazer eficiência às atividades. Esse intuito é assegurado pelas principais funções exercidas pela solução, que estão descritas a seguir.

Emissão de documentos fiscais

Uma das principais responsabilidades das transportadoras é estar em acordo com a legislação, para isso, há uma série de documentos fiscais eletrônicos que devem ser emitidos.

Existem documentos para o transporte, como a NFe, CTe e Mdfe. Bem como, existem aqueles que são obrigatórios quando há subcontratação de motoristas ou transportadoras menores para efetuar o transporte, como o PEF, CIOT e VPO.

Além disso, também é necessário prestar contas ao governo. Em um sistema TMS integrado, você consegue fazer a emissão de RPA, Sped Fiscal e Contribuições,  e ainda a geração de arquivo SINTEGRA.

Controle total da operação

Em um sistema para transportadoras, você pode lançar o pedido de transporte para fazer a cotação dos valores com seu cliente. Depois, pode emitir a ordem de carregamento para efetuar a coleta das mercadorias.

Após a coleta das mercadorias, são emitidos os documentos fiscais, e as faturas e boletos que devem ser enviados ao cliente.

Por fim, é possível realizar o acerto com o motorista e o acompanhamento das despesas ocorridas na viagem. E ainda, gerar relatórios completos para auxiliar na tomada de decisão.

Gestão de Frotas

Mesmo que a sua frota seja pequena, controlar qual é o custo e o lucro obtido é crucial para a saúde financeira de sua empresa. Em um sistema TMS, você consegue acompanhar qual é o veículo que está dando mais lucro ou até qual é o motorista que apresenta uma média de combustível melhor em seus fretes.

Com um software para transportadoras você também consegue simplificar o controle de manutenções preventivas e periódicas dos veículos, além de agendá-las para não perder o prazo.

Você também pode gerenciar outros vencimentos, como licenciamento, CNHs de motoristas, seguros, certificações e muito mais.

Outras funções importantes são:

• planejamento: análise de variáveis e controle orçamentário, montagem das rotas e da estimativa de gastos com transporte, renovação da frota e cálculo de dimensões de equipamentos;
• operação: monitoramento de transbordo, de coleta e entrega, e rastreio das mercadorias;
• custos: de manutenção e operação;
• suprimentos: monitoramento dos materiais em oficinas próprias, bem como compras e requisições;
• faturamento do transporte: solicitação de movimentação de cargas, registro de NF-e, ordem de coleta, emissão de fatura de cobrança, emissão de conhecimentos e manifestos de carga e cadastros de clientes, taxas, tarifas, terceiros e rede de transportes;
• controle de estoque: monitoramento de pedidos, produtos, movimentações, compras etc.;
• expedição: monitoramento do envio de um produto para o destinatário;
• análise de rentabilidade: informações sobre o rendimento por cliente.

Assim, fica evidente que esse software é bastante completo, mas sua empresa pode solicitar apenas os módulos que são necessários. Essa medida ajuda a reduzir custos da operação, ao mesmo tempo em que assegura a análise dos dados mais importantes.

Qual a importância de um sistema TMS para a logística de transporte?

Ao contar com o auxílio desse sistema, você tem uma visão geral da operação e, assim, pode torná-la mais eficiente. Essa solução é inteligente e, como você pôde perceber, vai muito além do registro dos dados. Por isso, contribui de forma significativa para as tomadas de decisão.

Como resultado, a empresa consegue controlar melhor seus recursos monetários, materiais e humanos. Ela também pode alcançar o custo mínimo de operação a partir da visualização de todos os gastos relativos ao transporte e dos ajustes necessários.

Essa característica se traduz em um diferencial competitivo perante a concorrência. Também há uma diminuição efetiva dos custos e a melhoria dos índices de desempenho pela avaliação precisa dos dados coletados pela solução.

Aplicação do TMS

Essa solução pode ser empregada em diferentes atividades relacionadas ao transporte. Conheça alguns exemplos abaixo.

Controle de pneus

A aplicação da solução a essa atividade traz um monitoramento maior em relação aos seguintes aspectos:

• identificação do pneu, sua posição e quantos quilômetros já rodou;
• liberação do abastecimento de combustível devido a uma tecnologia que compartilha informações entre o posto e o caminhão;
• gestão do rodízio por sulco ou quilômetro rodado;
• emissão de relatórios gerenciais, que ajudam a tomar decisões acertadas;
• administração do consumo de combustível e pneus a fim de que possíveis roubos desses itens sejam identificados com agilidade.

Controle operacional

O monitoramento é um dos principais objetivos do sistema de gestão de transportes. Nesse quesito, os principais aspectos controlados são:

• cadastro do veículo, com registro de informações necessárias, como seguros e leasing;
• planejamento e controle de manutenção, por exemplo, os aspectos preventivos e corretivos, bem como garantias;
• controle do estoque de peças, inclusive o registro de componentes e sua localização;
• gestão de documentos, especialmente de multas, licenciamento, taxas, pagamentos e impostos;
• monitoramento de colaboradores agregados às atividades de transportes;
• diagnóstico de pneus e câmaras pelo número gravado a fogo e pelas etiquetas, o que permite uma gestão de manutenção e quilometragem rodada;
• avaliação de engates e desengates de carretas;
• análise de fretes;
• gerenciamento de lubrificantes e combustíveis com o exame das informações relacionadas, como data, frota, custo, veículo e local;
• controle de custos;
• planejamento de rotas, item fundamental para as cargas fracionadas.

Gestão de fretes

Nesse caso, o sistema TMS tem diversas aplicações, entre elas:

• cadastro de empresas transportadoras, taxas e rotas;
• controle de tabelas de fretes;
• análise e cálculo do custo do frete para definir a melhor opção;
• monitoramento dos CT-es direcionados a vários modais;
• direção do fluxo de informações por internet ou EDI;
• liberação de recebimentos e pagamentos;
• conferência de documentação.

Quando a sua empresa precisa desse sistema?

A realização de investimentos em tecnologia é tanto um diferencial competitivo como uma exigência para que a sua empresa possa crescer no mercado logístico. Por esse motivo, essa é uma decisão a ser baseada em uma avaliação das suas reais necessidades e da pesquisa de fornecedores qualificados para essa demanda.

Se você está considerando a contratação de um sistema para a automação das atividades logísticas, vale a pena saber como identificar o momento ideal para implementar esse tipo de mudança.

Com o crescimento significativo da empresa

No momento em que uma transportadora expande a sua área de atuação, conquista novos contratos ou aumenta o número de fretes, todo o processo de trabalho torna-se mais complexo. Isso quer dizer que se, antes, o negócio poderia ser gerenciado por meio de ferramentas simples e planilhas eletrônicas, essa já não é a realidade atual.

Com essa mudança de cenário, a circulação de mercadorias pelo armazém é maior, o que exige não só infraestrutura, mas sistemas capazes de gerenciar a entrada e saída de mercadorias. Da mesma forma, as solicitações dos clientes devem ser registradas de forma segura com o intuito de evitar erros de lançamento que podem resultar em inconsistências nos pedidos transportados.

Muitas vezes, esse crescimento não ocorre de forma planejada e a empresa deve ser capaz de se adaptar com agilidade para manter o mesmo nível de eficiência.

Sempre que há necessidade de compartilhar informações

Uma operação logística bem-sucedida é aquela que é capaz de coordenar a execução das tarefas de cada departamento envolvido sem enfrentar obstáculos. Porém, um dos desafios que impedem a concretização desse cenário é a falta de informações disponíveis sobre o andamento de cada etapa.

Por exemplo, as mercadorias não podem ser embarcadas antes da consolidação da carga e da emissão dos documentos fiscais. Aqui, estão envolvidas a equipe de armazém, a área fiscal e o setor logístico atuando de forma unificada para liberar a saída do veículo. Por isso, é natural que os sistemas de gestão integrada sejam capazes de fornecer visibilidade sobre o processo como um todo, garantindo, assim, a sua sinergia.

Para aprimorar o controle contábil

Os custos logísticos são responsáveis por consumir uma fatia significativa dos lucros de uma transportadora. Portanto, um sistema de gerenciamento de transporte atua em duas frentes. A primeira delas, para mapear custos que podem estar encarecendo a tabela de preços.

A sua segunda função é fornecer dados sobre potenciais fontes de economia, onde a redução de gastos não resultará em impactos negativos no desempenho da organização. Soluções como controle de despesas do frete são exemplos de opções que reduzem os custos e otimizam a distribuição de mercadorias.

Quais as vantagens de utilizar um sistema TMS?

A implantação desse sistema na sua empresa traz vários benefícios, alguns gerais e outros mais direcionados. Veja quais são os principais, a seguir.

Redução de custos

Essa vantagem é verificada tanto nos processos quanto no transporte. Sua checagem ocorre pela otimização das rotas de entrega, controle ampliado sobre as viagens realizadas, aprimoramento do nível de serviço, consolidação de cargas e carregamento dos veículos, avaliação da composição de preços do frete e mais.

Automação dos processos

Essa característica traz segurança e confiabilidade aos procedimentos executados, além de uma comunicação fluida e em tempo real. Com isso, a troca de informações é aprimorada e as atividades são executadas com mais agilidade, além de também ser verificado um aumento da produtividade.

Modernização do gerenciamento de transportes

Esse benefício é derivado da automação dos processos. Com ele, as operações se tornam mais transparentes e os clientes sabem qual é o status da carga. Esse recurso é um atrativo e fortalece o bom posicionamento da empresa no mercado.

Controle da frota

Isso ocorre dentro da capacidade da empresa e acontece devido à manutenção monitorada. Essa atividade prevê potenciais problemas mecânicos e elétricos e gera informações detalhadas que possibilitam tomar decisões rapidamente.

Em suma, o sistema TMS modifica a gestão de transportes e impacta positivamente o gerenciamento logístico, que apresenta mais eficiência e resultados melhores.

Quem deve utilizar um TMS?

A flexibilidade dessa solução é ampla e, por isso, qualquer empresa que atue com o transporte de mercadorias deve adotar o sistema. Os principais benefícios estão relacionados às atividades de:

• embarcadores;
• transportadoras;
• empreendimentos que terceirizam o serviço;
• aqueles que executam o transporte de forma independente.

Seu uso também é simples e intuitivo. Com isso, a adaptação é rápida e ocorre em pouco tempo. Outro ponto positivo é a possibilidade de personalização, já que a empresa pode definir os módulos mais apropriados para suas necessidades.

Em resumo, o sistema de gestão de transporte é essencial para assegurar o crescimento do negócio. Como consequência, há a geração de receita. Em outras palavras, isso significa que o investimento realizado vale a pena e oferecerá retorno em pouco tempo.

Qual a diferença entre TMS, WMS e ERP?

Muitos confundem essas três ferramentas. Você já sabe o que caracteriza o TMS. Já o WMS é um sistema de gestão que monitora as etapas referentes ao armazenamento de mercadorias, enquanto o ERP é um sistema mais abrangente que engloba toda a empresa.. Nessa atividade, estão incluídos:

• recebimento;
• separação;
• expedição;
• gerenciamento.

Esse controle é feito de maneira precisa para a otimização do inventário. O monitoramento também é relativo à localização, ao processamento automático de pedidos e à redução de custos, que levam a uma maior eficiência e menos desperdícios.

Nesse cenário, o WMS é capaz de processar de forma eletrônica as seguintes atividades:

• análise de atendimento dos pedidos recebidos;
• gestão do inventário;
• atualização automática de itens armazenados e monitoramento de divergências;
• avaliação de reservas por meio de métodos apropriados, por exemplo, PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) ou FEFO (first expire, first out, ou primeiro a expirar, primeiro a sair, para o controle da validade de perecíveis);
• classificação de estocagem e emissão de relatórios, principalmente os originários da curva ABC;
• emissão de indicadores estatísticos e matemáticos, por exemplo, lote econômico de compra, tempo de ressuprimento e giro do estoque.

O ERP por sua vez é capaz de:

• gerenciar os negócios de forma integrada;
• integrar todos os aspectos da operação de um negócio, incluindo planejamento, desenvolvimento de produtos, manufatura, vendas, marketing, finanças, recursos humanos, entre outros;
• proporciona uma visão integrada de todos os processos de negócios, geralmente em tempo real;
• visibilidade e controle sobre diferentes áreas do negócio, eficiência operacional aprimorada, e facilitação na tomada de decisões com base em dados.

A partir desses detalhes, fica evidente que ambos os sistemas são complementares, porque atuam em diferentes etapas da cadeia logística. É recomendado trabalhar de maneira integrada para impulsionar os resultados.

Por exemplo: a emissão de CT-es pode usar como subsídio a base de dados do WMS. Os cálculos de fretes do sistema de gestão de transportes também usam as informações do armazenamento. Enquanto a parte da gestão de pessoas pode ser realizada em um ERP.

Essa é uma forma, portanto, de diminuir a burocracia e o tempo perdido com esses processos. Ainda agiliza o fluxo logístico, permite atingir a redução de custos e aprimorar o nível de serviços — fundamental para aumentar o faturamento e a chance de fidelização dos clientes.

Como contratar um TMS?

Há dois principais aspectos que devem ser considerados antes de você fechar negócio com uma empresa especializada. O primeiro é a capacitação da equipe. O segundo é se solução é compatível com outras ferramentas já utilizadas no seu empreendimento. Afinal, a integração é o melhor caminho para aprimorar a operação.

Além desses critérios, é preciso pensar no custo-benefício. Levar em conta apenas o preço é inconveniente, porque podem faltar recursos para atender às demandas da organização. Por isso, o ideal é avaliar as funcionalidades necessárias, a possibilidade de crescimento e como a ferramenta auxiliará efetivamente a eficiência da cadeia logística.

A Bsoft oferece sistemas TMS, que visam à identificação e ao monitoramento dos custos operacionais, bem como ao monitoramento da operação e gerenciamento de transportes. A solução é integrada ao ERP, o que permite realizar uma integração fiscal, financeira e contábil automática.

Os itens necessários ao sistema TMS

Dessa forma, o objetivo de contratar um sistema de gestão de transporte é fazer sua empresa crescer de maneira sustentável. Entre os módulos que asseguram esse propósito estão:

• emissão de documentos fiscais eletrônicos, como CT-e, NF-e e Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
• geração de ocorrências para controlar o que acontece na viagem e permitir que o cliente acesse as informações online para conhecer detalhes;
• integrações, que simplificam a geração de arquivos EDI no padrão PROCEDA ou modelos próprios, bem como documentos fiscais;
• controle de viagens, frotas e acerto com motoristas, a fim de controlar adiantamentos, despesas e devoluções para ter um lucro preciso. Também é assegurado o monitoramento de manutenções periódicas e preventivas, programação de movimentações, disponibilidade de veículos, diagnóstico de multas;
• operações integradas com o financeiro, especialmente contas a pagar e a receber, que permite um exame total sobre despesas e receitas, assim como a geração de relatórios gerenciais para fazer uma avaliação aprofundada da solução.

No decorrer deste texto, você teve a oportunidade de conferir a grande quantidade de tarefas requeridas para o envio de mercadorias do fornecedor até o cliente final. Por isso, a busca por ferramentas capazes de aprimorar a sua gestão são essenciais. Como você pôde perceber, o sistema TMS é uma solução ideal para garantir a qualidade e a eficiência do processo de transportes da sua empresa. Então, que tal contratar a ferramenta perfeita para o seu negócio?

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