Saiba como otimizar a gestão de documentos fiscais da sua transportadora

A tecnologia é um fator que já faz parte do cotidiano de muitas organizações desde a área operacional até a gestão estratégica. As empresas de transportes também são incluídas nesse cenário de inovação, que busca aprimorar as atividades de controle de estoque, o planejamento das entregas e a emissão de documentos fiscais.

Por isso motivo, a presença de um sistema de gestão é capaz de adicionar eficiência, agilidade e possibilitar mais controle sobre a área. Contudo, essa é uma questão que requer pesquisa e cuidado para escolher a ferramenta que atenda às suas necessidades.

Se você deseja conhecer um pouco mais sobre o assunto antes de tomar uma decisão, continue a leitura deste artigo!

Qual é importância de uma boa gestão de documentos fiscais?

A operação de transportes no Brasil está sujeita a uma pesada carga tributária, cuja apuração é extremamente complexa, principalmente nas transações interestaduais. Por isso, uma transportadora de médio porte tem que lidar com diversas obrigações fiscais para possibilitar que a carga siga o seu trajeto de forma regularizada.

A fiscalização nas estradas também é um fator que motiva a adoção de medidas para garantir a acuracidade dos registros. Isso ocorre porque há o risco de apreensão da mercadoria, a retenção do veículo e o pagamento de multa em caso inconsistências no peso, nos valores declarados ou nos dados adulterados.

A necessidade de organizar os arquivos de forma racional e segura também motiva o investimento em ferramentas de gestão. Afinal, para aumentar a segurança fiscal deve-se manter os documentos por um prazo de 5 anos em caso de auditorias e fiscalizações por parte da Receita.

Como otimizar esse processo na transportadora?

Já mencionamos como a tecnologia é capaz de melhorar os resultados e como a ferramenta adequada pode melhorar a performance da área no longo prazo. Por isso, vamos saber como esse processo funciona na prática.

Informação é a palavra-chave quando uma transportadora deseja conhecer mais sobre suas atividades. Sendo assim, busque conhecer o fluxo de trabalho e o tempo gasto em cada tarefa.

Pelo fato dos profissionais dedicarem muito tempo realizando lançamentos manuais, a automatização pode ser uma alternativa vantajosa. Por outro lado, se o problema que mais preocupa o empreendedor são os erros de registros e até mesmo nos preços dos serviços, um sistema que realiza os cálculos automaticamente pode corrigir essa situação.

Portanto, realize um mapeamento da realidade da empresa e dedique tempo para identificar gargalos que afetam a execução das atividades da área fiscal.

Quais são os principais documentos de transporte?

Existem diversos registros que desempenham papéis distintos para a regularização da carga. Conheça os mais comuns.

Nota Fiscal Eletrônica

A NF-e registra a transação de venda de uma mercadoria, identificando o comprador e o vendedor. Atualmente, a emissão e transmissão desse documento acontecem de forma completamente digital, em formato XML. Por outro lado, existe a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que a é sua versão impressa e deve acompanhar a carga durante todo o trajeto.

O conteúdo da NF-e resume as informações em um layout de fácil leitura, com o respectivo código de barras para a verificação da veracidade das informações em caso de fiscalização.

Conhecimento de Transporte Eletrônico

O CT-e serve para cobrir a prestação de serviços de transporte e também tem emissão eletrônica. Deve descrever os dados de origem e destino, bem como detalhes sobre a mercadoria.

Durante a viagem, o DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) será exigido tanto para fiscalização quanto para comprovar a conclusão dos serviços de frete.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais

O seu papel é consolidar as informações de transporte quando há o embarque de mais de um CT-e ou NF-e. Em outras palavras, se a carga de um veículo é composta por pedidas com mais de uma origem ou mais de um destino, a transportadora deve emitir o MDF-e.

O seguro de RCTR-C (Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga) também é uma das informações que é vinculada nesse registro. Nesse caso, as mercadorias são registradas em lote, o que garante a agilidade da verificação nos postos fiscais.

Como a Bsoft pode ajudar a melhorar essa gestão?

A primeira qualificação que a Bsoft oferece é o desenvolvimento de sistemas voltados para o transporte rodoviário de carga. Esse enfoque comprova a sua expertise em lidar com as empresas desse setor. O seu portfólio de softwares também é bastante amplo, cobrindo as áreas de:

• controle comercial;
• documentos fiscais;
• monitoramento da frota;
• rastreamento de carga;
• gerenciamento de arquivos XML;
• controle total de transportadoras.

Além disso, para aumentar a segurança das suas transações, a empresa também trabalha com a revenda do Certificado Digital da CertiSign, fornecido no modelo A1. É importante destacar também o serviço de suporte técnico para aliar a qualidade dos seus produtos a um atendimento de excelência.

Quais são as soluções da Bsoft para esse objetivo?

Como mencionamos anteriormente, existe uma ampla variedade de documentos fiscais que devem ser emitidos para regularizar o transporte de mercadorias pelo modal rodoviário. Por isso, a Bsoft oferece apoio e ferramentas modernas para garantir o sucesso da sua operação.

O usuário conta com módulos desenvolvidos para a emissão e a gestão da documentação, como o NF-e Prático, o CT-e Prático e o Bsoft Docs. Um dos serviços complementares oferecidos é o arquivamento automático de todos os arquivos XMLs dos clientes por um prazo mínimo de 5 anos — oferecido gratuitamente.

Quais são os benefícios das soluções da Bsoft para a gestão dos documentos fiscais?

Nas suas atividades do dia a dia, o departamento fiscal deve emitir diversos documentos que garantem a legalidade da carga e comprovam a prestação do serviço de frete. No entanto, um sistema completo faz mais do que isso, pois:

• calcula a tarifa do frete;
• registra a origem e o destino;
• destaca o contratante do serviço de frete;
• vincula a apólice de seguro de transporte;
• apura os tributos devidos em cada operação;
• vincula as informações descritas na nota fiscal;
• consolida as informações da carga, como peso e dimensões.

Como os documentos de frete têm valor fiscal, isso quer dizer que os arquivos XML devem ser compartilhados com a Receita Federal e outros órgãos fiscalizadores. Portanto, busque um sistema que mantenha as suas obrigações em dia.

Essa medida confere mais organização, controle e agilidade no desempenho das tarefas do dia a dia. Além disso, a possibilidade de automatização é um dos maiores atrativos, pois atua para poupar tempo e permitir que os profissionais da área foquem em atividades de caráter estratégico.

Uma transportadora se torna mais competitiva quando investe em forma de tornar a sua organização cada vez mais eficiente. Esse é o papel dos sistemas desenvolvidos para a gestão de documentos fiscais. Portanto, entre em contato conosco e conte com a parceria da Bsoft para modernizar os seus sistemas.