5 dicas para gerenciar o fluxo de caixa da transportadora

Um controle eficiente do fluxo de caixa inclui o detalhamento das movimentações que interferem nos resultados dos gastos e das receitas de sua transportadora. Manter o registro das entradas e saídas de recursos sempre atualizado garante que sua empresa esteja saudável financeiramente.

Dessa forma, o fluxo das movimentações financeiras se torna indispensável para os gestores que desejam fazer a análise e o planejamento em curto e longo prazo. Afinal, com essa ferramenta, é possível verificar se o negócio tem os recursos disponíveis para cumprir com suas obrigações e compromissos.

Quer saber como manter a responsabilidade da sua empresa com seus clientes? Preparamos 5 dicas para você garantir o balanço financeiro positivo da sua transportadora. Entenda como gerenciar o fluxo de caixa!

1. Registre todas as movimentações financeiras

O primeiro passo para gerenciar o fluxo de caixa é ter conhecimento do saldo de todas as contas da sua transportadora. Para isso, anote todos os saldos de contas bancárias, caixa administrativo e cofre pertencente ao seu negócio. Após saber esse valor, reúna todas as contas a pagar para seus fornecedores e a receber de seus cientes.

Também, não deixe de registrar as compras e vendas a prazo, incluindo as datas de vencimento das parcelas. Lembre-se de que para manter um balanço positivo é preciso evitar multas e juros provenientes de atrasos no pagamento de suas contas, bem como garantir políticas que garantam o recebimento de seus clientes sempre em dia.

Sabemos que, na correria do dia a dia, podemos deixar para mais tarde o registro desses valores. Mas não caia nessa armadilha! É importante manter o fluxo de caixa do seu negócio sempre atualizado. Por isso, crie o hábito de anotar todas as entradas e saídas de dinheiro de caixa no momento em que elas ocorrerem.

2. Categorize as despesas e receitas

Outra questão fundamental para a saúde financeira de sua empresa é a categorização das movimentações do caixa. Além de registrar o valor gasto ou recebido, é preciso organizar de forma correta para saber de onde ele vem.

A melhor maneira de fazer isso é separar em diferentes categorias. Assim, é possível identificar os principais tipos de despesas e receitas mais facilmente. Existem três elementos para uma boa análise de fluxo de caixa, confira!

Contas a receber

Um impacto imediato no seu fluxo de caixa é a gestão das receitas de sua transportadora. Como gerenciar o que os clientes lhe devem? Parece uma tarefa complicada, mas a primeira coisa a ser feita é saber exatamente quantos clientes estão em débito com seu negócio.

Depois desse levantamento, divida-os em grupo, seja por faixa de valores devidos, seja por dias em aberto. Ainda, uma etapa importante, é determinar como se comunicar com eles. Estude como entrar em contato com cada grupo de clientes: e-mail, ligação etc.

Para que você receba os valores devidos, deve facilitar o método de pagamento de acordo com cada devedor. Por isso, não deixe de oferecer diversas opções. Se quiser aumentar as chances de eles ficarem em dia com sua empresa, ofereça descontos.

Contas a pagar

A segunda questão é saber o que você deve aos fornecedores. Isso é importante para manter um ponto de equilíbrio entre o que você receberá com o que gastará. Por isso, tenha conhecimento exato de suas obrigações financeiras.

Atente-se aos prazos de pagamento e gerencie essas datas. Afinal, é essencial pagar suas contas em dia para evitar juros e multas. Uma boa dica é colocar suas contas básicas em débito automático, como as de água, luz, gás e telefone.

Dificuldades

Além das despesas e das receitas, podem surgir eventos que o gestor não está esperando. Imprevistos podem surgir, portanto, não deixe de segurar um dinheiro extra em caixa pelo máximo de tempo possível. É fundamental para a empresa contar com uma reserva financeira.

3. Faça um planejamento financeiro

Depois de falarmos sobre as dificuldades pelas quais sua transportadora pode passar, você deve compreender o porquê de fazer um bom planejamento financeiro, não é mesmo? Ele evita prejuízos e permite o crescimento do seu negócio.

O planejamento consiste em fazer o levantamento de gastos e receitas, como explicamos anteriormente. Ele inclui, também, os planos de investimento e de expansão, a fim de alinhá-los ao seu plano de negócios. Pode ser do tipo operacional, não operacional e de investimentos.

Essa projeção do fluxo de caixa mostra a realidade financeira futura da empresa. É uma ferramenta eficaz para manter o balanço positivo, permitindo o aumento dos investimentos, a redução das despesas ou indicando a necessidade de buscar alternativas para aumentar a receita. Com um correto planejamento orçamentário, o gestor é capaz de tomar decisões a favor de estratégias comerciais e financeiras futuras.

4. Analise as projeções em diferentes cenários

O fluxo de caixa também permite fazer uma projeção média da situação financeira da empresa ao longo do ano para o controle financeiro. Isto é: pensar em curto e longo prazo, avaliar diferentes cenários e, assim, preparar seu negócio para possíveis adversidades.

Determine gastos e receitas no fluxo mensal e compare o planejado com o realizado. Se houve despesas inesperadas, conheça quais foram e por que ocorreram, para evitar que se repitam no futuro. Também estenda seus prazos de pagamento sempre que for possível. Quando puder realizar um parcelamento sem juros ou contar com um acordo financeiro com os fornecedores, aproveite esses benefícios.

5. Invista em um bom software de gestão, com fluxo de caixa

Por fim, conte com as ferramentas certas para auxiliar nos registros de todas as movimentações financeiras. Além da disciplina em realizar as anotações no momento em que as ações ocorram, utilizar a ferramenta adequada para ajudar nesse controle é fundamental.

Nesse sentido, investir em um bom software de gerenciamento pode ser uma ótima solução para a sua empresa, uma vez que o controle por planilhas pode acarretar erros. O sistema garante facilidade, rapidez, segurança e precisão ao registrar os dados, logo, promove análises mais consistentes do fluxo de caixa.

A ferramenta Cobrança Fácil, por exemplo, é um recurso exclusivo para clientes da Bsoft que já utilizam os sistemas de Controle de Transportadoras e Controle Comercial. Conta com inúmeras facilidades, especialmente se a sua empresa utiliza a forma de recebimento por boleto.

Em síntese, o sistema cumpre o papel dos bancos, sem cobrar altas taxas para disponibilizar o serviço. Ele emite boletos registrados sem burocracia, além de integrar-se com os demais softwares da Bsoft. Dessa forma, o gestor consegue visualizar sua empresa e gerenciar as cobranças de maneira segura e eficiente.

Vimos o quanto é importante registrar os dados da sua transportadora, analisá-los e fazer um planejamento futuro para manter um balanço financeiro sempre positivo. Por isso, não hesite em aplicar nossas dicas para melhorar o fluxo de caixa e fugir do prejuízo. Lembre-se: a ferramenta adequada para o seu negócio é aquela que melhor se adapta a sua rotina.

Ficou interessado em conhecer melhor o sistema Cobrança Fácil da Bsoft? Entre em contato conosco, estamos preparados para atender a suas dúvidas.