Entenda como fazer um planejamento anual para sua transportadora

Embora a construção de planejamento anual esteja relacionada às decisões tomadas no futuro, essa não é a realidade de uma empresa. Na verdade, um plano se baseia no cenário atual e nas escolhas feitas no presente, as quais afetam o desdobramento das atividades da empresa no futuro.

Essa é uma função que contribui para identificação de potenciais riscos e quais têm maior possibilidade de retorno. No caso do cotidiano de uma transportadora, o seu objetivo é orientar os negócios de modo que os lucros obtidos sejam considerados satisfatórios.

Criamos este conteúdo para ajudar a sua empresa a criar o plano mais completo. Confira como cada área exerce um papel distinto e como eles relacionam-se.

Qual a importância do planejamento anual para 2019?

Você consegue enumerar os fatores considerados críticos para o sucesso de um serviço de transporte rodoviário? A lista é longa, mas os principais são:

• a valorização da equipe;
• a gestão da informação;
• a qualidade dos serviços;
• a organização do processo operacional.

Se o seu planejamento anual inclui cada dos aspectos acima, então você já está vários passos à frente na jornada para traçar o plano para o período seguinte.

Como fazer um planejamento eficiente para 2019?

Conheça cada uma das áreas contempladas no plano de 2019 para a gestão de uma transportadora.

Planejamento estratégico

Um dos equívocos mais comuns na gestão de uma empresa é acreditar que o planejamento estratégico deve ser elaborado somente no momento de criar um negócio. A verdade é que esse documento é flexível e deve ser revisado e atualizado periodicamente para refletir o nível de maturidade no qual a organização está.

Portanto, a criação de um plano anual deve ser baseada nos objetivos traçados pelo nível gerencial. Com essa base, são delineadas ações e metodologias de trabalho que viabilizam a concretização dos propósitos.

Para começar a elaboração, o gestor deve ser capaz de responder às seguintes perguntas:

• Onde a transportadora se encontra?
• Onde a transportadora quer chegar?
• Quais passos necessários para obter esse resultado?

Para responder a primeira pergunta é fundamental realizar um diagnóstico para conhecer a realidade da empresa. Em seguida, devem-se traçar planos e metas nos quais os esforços da equipe devem estar focados no próximo ano.

E a última questão envolve a parte ativa do processo, no qual as ações requeridas para transformar o planejamento em realidade são traçadas.

Planejamento operacional

Na maioria dos casos, quando o assunto é o planejamento da operação de transportes, a tendência é pensar somente no ambiente interno da empresa. Essa é uma visão limitada, pois as ações da empresa têm impacto somente até certo ponto.

Por exemplo, a transportadora pode investir em sistemas de roteirização para otimizar as entregas. Contudo, após a sua saída do armazém, o veículo está sujeito às condições precárias das estradas e acidentes de trânsito.

Portanto, a contingência mais importante é aquela que está preparada para atuar em caráter corretivo. Isso quer dizer que o plano operacional atua na esfera das rotinas da área, porém dedica atenção aos fatores externos que afetam a movimentação de mercadorias.

Planejamento financeiro

Com a chegada do novo ano, a preocupação com as finanças e com o orçamento para ano seguinte se tornam mais sérias. Inclusive, a recomendação é desenvolver esse documento com antecedência, entre os meses de outubro e novembro, para estimar gastos e pagamentos que podem afetar os resultados no próximo período.

Monitorar os custos logísticos é uma forma de manter a área em pleno funcionamento de forma duradoura. A primeira etapa para a produção do planejamento financeiro é listar:

• os custos;
• as despesas;
• os investimentos.

Em contrapartida, há necessidade de enumerar a expectativa de entrada de recursos com a prestação de serviços de frete. Essa estimativa deve incluir novos contratos, reajustes nos preços e valores devidos com pagamentos a prazo.

Por fim, é importante simular cenários sob os pontos de vista pessimista, realista e otimista, com o propósito de preparar contingências e soluções.

Planejamento de frota

O exercício das atividades de uma transportadora depende dos veículos que compõem a frota para o alcance dos resultados esperados. Por esse motivo, esse instrumento também deve figurar no planejamento anual.

O gerenciamento da frota envolve mais do que a simples gestão patrimonial, ou seja, é importante falar de desempenho e de resultados reais. No decorrer do ano, a operação executou as suas atividades relacionadas à distribuição de mercadorias.

Por isso, a análise começa com o histórico dos gastos, do volume de entregas e dos eventuais obstáculos enfrentados. Com essas informações, somadas à expectativa de negócios para o próximo ano, é possível estimar:

• os custos com abastecimento;
• a frequência de manutenções e reparos;
• a necessidade de substituição dos veículos;
• o dimensionamento ideal para o atendimento da demanda;
• os recursos necessários para o atendimento de novos clientes.

Essas são medidas eficientes para corrigir erros e falhas na operação, melhorando os resultados.

Planejamento de vendas e marketing

A rentabilidade de uma transportadora depende da sua estratégia de marketing que afeta diretamente a área de vendas. Como os setores estão integrados, tanto em termos de processos como resultados, deve-se evitar que as estratégias e metas sejam contraditórias.

O volume de vendas planejado deve cobrir a estimativa de lucro no período e para facilitar a sua mensuração pode ser dividido por mês. Por isso, as táticas para alavancar as vendas podem ser divididas em curto, médio e longo prazo.

Já as vendas previstas devem levar em consideração o histórico, as tendências de consumo e a expectativa de retorno decorrente das estratégias de marketing.

Planejamento fiscal

O plano que envolve a área fiscal de um negócio tem potencial para representar tanto uma vantagem quanto um risco para operação. A racionalização dos tributos é um diferencial competitivo quando possibilita a tomada de decisões com base nas informações contábeis.

Por outro lado, o risco passa a existir quando há falhas relacionadas à emissão dos documentos fiscais de frete ou ao recolhimento dos tributos. A própria complexidade da legislação tributária brasileira é um obstáculo a ser superado para garantir a precisão dos livros fiscais.

No momento de criar o plano desta área, o gestor deve estar atento à apuração dos impostos que incidem sobre a atividade do setor de transportes. Além dos impostos referentes ao exercício da atividade empresarial, como o Imposto de Renda, existe o ICMS que se aplica em cada frete interestadual.

Não deixe a elaboração do planejamento anual para a última hora. Apure os dados necessários e desenvolva esse documento em conjunto com as principais áreas afetadas para que o conteúdo resultante seja preciso e confiável.

Agora que a importância do planejamento anual já foi discutida, que tal entrar em contato para conhecer as nossas soluções tecnológicas?