Planilhas ou software: qual o ideal para a gestão da transportadora?

Gerenciar o intenso fluxo de informações geradas em uma transportadora fica muito mais fácil com o auxílio da tecnologia. Por isso, muitos gestores usam programas como o Excel para fazer o controle de dados. No entanto, à medida que a automação inteligente se torna uma realidade no dia a dia das empresas, resta a dúvida: a melhor opção é usar planilhas ou software de gestão?

Tabelas eletrônicas, geralmente feitas no Excel, são amplamente utilizadas em diversas empresas, mas será esse o caminho mais vantajoso e eficaz para o controle dos dados e atividades? Quando o assunto é planilhas ou software, é importante levantar alguns fatores e observar diferenças para fazer uma escolha segura.

Neste post, vamos comparar planilhas e softwares e apresentar vantagens, desvantagens e os principais fatores que você deve considerar na hora de optar pela solução ideal para sua transportadora. Continue a leitura deste post e fique confiante para tomar a melhor decisão!

O processo de implantação

Planilhas no computador em geral não geram custos ou processos de instalação se a máquina tiver programas como o Excel ou semelhantes. Então, nesse caso, apenas resta contar com profissionais que saibam usar e atualizar a ferramenta — o que nem sempre é intuitivo para todos.

Por outro lado, softwares podem envolver custos para sua implantação, bem como suporte e treinamento para que a equipe aprenda a usá-lo. Em geral, empresas especializadas oferecem esses serviços inclusos na compra do programa e guiam seus clientes pelas etapas necessárias para dominar o sistema.

A gestão dos dados

Em termos de controle e gestão, as planilhas dependem muito da intervenção do usuário. Ou seja, um colaborador insere dados, salva o arquivo em seu computador e, dessa forma, somente ele ou um grupo restrito de pessoas têm acesso às informações. Logo, esse instrumento é válido para situações isoladas ou procedimentos básicos.

Para envolver todas as áreas da corporação e integrar pessoas e sistemas, planilhas não são a melhor opção e oferecem um controle muito limitado.

Já um software propõe uma solução mais completa que centraliza dados sobre processos, departamentos, clientes, fornecedores e demais assuntos cruciais para a gestão de uma empresa em um só lugar. Sendo assim, é possível organizar o fluxo de informação do negócio com mais precisão e eficácia.

A facilidade de acesso e uso

Planilhas digitais são salvas em um computador específico — e para isso ocupam espaço físico da máquina — e podem ser compartilhadas por e-mail ou outros sistemas virtuais de envio de arquivos. Entretanto, conforme o volume de informações e a necessidade de constantes atualizações aumentam, elas podem ficar mais pesadas e lentas, dificultando sua leitura e transmissão.

No caso dos softwares, tudo depende da solução escolhida e como ela foi customizada para a empresa. É possível optar por um acesso local ou pela internet. No primeiro caso, o sistema e o banco de dados são implantados no servidor da empresa, podendo ser utilizados por diversos usuários logados em rede.

Uma alternativa é logar no sistema por um aplicativo web ou diretamente no navegador. A vantagem dessa escolha é que ela favorece a mobilidade, que é essencial hoje em dia. Assim, os colaboradores são capazes de entrar no sistema de qualquer lugar, seja um computador, smartphone ou tablet. Isso agiliza o ciclo dos processos e otimiza a comunicação e acesso a dados importantes em tempo real.

O compartilhamento de informações e a interatividade

Como falamos, planilhas não são as melhores ferramentas para um trabalho colaborativo, uma vez que funcionam melhor para o uso pessoal. Nesse quesito, o software facilita o dia a dia da empresa, pois os funcionários podem usar todos os recursos e funções do sistema simultaneamente, sem que um afete as atividades do outro.

Desse jeito, o software não somente colabora para que mais tarefas sejam feitas ao mesmo tempo, como também permite que todas as informações do negócio fiquem integradas e coordenadas de maneira adequada.

Consequentemente, a empresa ganha rapidez e produtividade, sem perder a qualidade. Pelo contrário, sistemas modernos e completos apresentam comandos que automatizam tarefas, tornando-as mais precisas e menos suscetíveis a erros.

Portanto, em vez de ter que compartilhar planilhas por e-mail — que podem se perder com o curso das mensagens —, um sistema de gestão promove a interatividade, uma vez que todos os setores estão interligados nele.

A segurança das informações

Planilhas são arquivos que ficam salvos em um computador, logo, os dados estão vulneráveis no caso de ataques, vírus ou se algum usuário acessar o aparelho. Sem interferência humana, a ferramenta geradora de planilhas não oferece por si só nenhum tipo de recurso para reforçar a segurança das informações.

De maneira oposta, com um software, o controle e proteção dos dados são redobrados graças a backups automáticos periódicos e o armazenamento na nuvem.

O monitoramento de resultados

Quem tem conhecimentos avançados para criação de planilhas consegue criar gráficos simples para analisar os dados lançados. No entanto, um software qualificado pode fazer muito mais do que isso. Essa ferramenta possibilita a geração de relatórios específicos em poucos cliques, com segurança e exatidão.

Ademais, como todas as informações cruciais da empresa estão concentradas no sistema, os gestores conseguem emitir diagnósticos aprofundados do negócio, com base em indicadores de performance ou incluindo cruzamento de dados sobre estoque, fluxo de caixa, volume de pedidos, tabelas de frete, entre muitas outras possibilidades.

Avaliações como essas são valiosas para acompanhar o desenvolvimento da transportadora e tomar decisões estratégicas mais acertadas.

Quando comparamos planilhas ou software, fica claro que uma tecnologia moderna e completa é mais vantajosa do que o formato de tabelas eletrônicas. Sistemas digitais têm todas as funcionalidades do outro modelo e ainda apresentam recursos que favorecem o ganho de tempo e produtividade, que são fundamentais para o crescimento sustentável de qualquer negócio.

Você gostou de ver este comparativo entre planilhas ou software? Está pensando em contratar um sistema mais robusto para sua empresa? Entre em contato conosco e conheça nossa solução e o que ela pode fazer por sua transportadora!