O que é o EDI Proceda e quais seus benefícios?

A eficiência dos processos de transporte, em grande medida, se deve à maneira como empresas embarcadoras e as transportadoras integram suas atividades, trocando dados e informações de forma estratégica e ágil. Nesse contexto, a logística precisa compor etapas padronizadas, visíveis, em que cada elo da cadeia cumpre suas funções adequadamente. Uma das formas de garantir isso é com a ferramenta EDI Proceda.

Na era da informação e do alto valor dos dados, recursos tecnológicos se tornam indispensáveis para a otimização de processos como os de transporte. Ferramentas de comunicação como o EDI Proceda são grandes exemplos de como a tecnologia tem fortalecido a cadeia de distribuição, permitindo aos diferentes agentes intercambiar informações de forma automatizada.

Apesar das vantagens dessa ferramenta, sua nomenclatura e o conceito de operação costumam gerar algumas dúvidas no dia a dia de gestores. Por isso, para esclarecer melhor o que é o EDI Proceda, preparamos este artigo. Acompanhe!

Entenda o que é EDI

De maneira simplificada, o acrônimo EDI vem da língua inglesa e significa Electronic Data Interchange. Em português, esse conceito é traduzido como “Intercâmbio Eletrônico de Dados” e se relaciona com todos os processos em que há a troca de informações entre diferentes sistemas.

No cenário dos transportes, o EDI é bastante utilizado entre embarcadores e transportadores. Assim, documentos e arquivos emitidos pela empresa embarcadora, por exemplo, ao serem encaminhados para a empresa de transportes, não necessitam ser novamente digitados ou preenchidos, poupando tempo e evitando erros no procedimento.

Na prática, um exemplo simples é o que ocorre com um Conhecimento de Transporte emitido por uma empresa e que, posteriormente, é encaminhado para o transportador. Com o EDI, esse transportador poderá importar automaticamente o documento para o seu sistema, nos exatos termos em que o emissor o encaminhou, dispensado qualquer processo manual.

O padrão Proceda no EDI

Para que o EDI opere de forma eficiente, o intercâmbio de dados precisa seguir uma padronização, isto é, um formato rígido, o qual pode ser compartilhado e acessado com diferentes sistemas, independentemente do seu fabricante.

Para isso, ele adota o que se chama de “layout EDI”, que fica responsável por determinar o padrão dos arquivos que serão gerados e integrados no sistema. No mercado, existem diferentes layouts EDI, no entanto, o mais comum deles é o EDI Proceda.

Nem toda transportadora usa o padrão Proceda, pois ele é determinado pela embarcadora com quem ela trabalha. Algumas embarcadoras utilizam modelos próprios de EDI, porém, como dito, o Proceda se popularizou, especialmente em razão da sua usabilidade a abrangência.

Esse padrão de comunicação foi criado para facilitar a troca de arquivos entre transportadores e embarcadores, utilizando o formato “.txt” para transferência de informações. Na prática, o padrão Proceda torna as transações comerciais muito mais simples e ágeis, economiza na utilização de papéis dentro dos processos, aumenta a agilidade e a precisão das informações.

Entenda melhor o padrão PROCEDA no vídeo abaixo, do nosso canal no Youtube:

Conheça os principais benefícios do EDI Proceda

A utilização do EDI Proceda corresponde à grande maioria dos negócios. Esse fato, certamente, se deve aos inúmeros benefícios que o layout em questão pode agregar para os diferentes agentes que atuam na cadeia logística.

A seguir, listamos algumas das principais vantagens desse modelo. Confira!

Otimização na comunicação e operação integrada de parceiros

Em razão da padronização das informações intercambiadas entre diferentes empresas e parceiros, a logística ganha mais agilidade, fluidez e precisão. A automatização do compartilhamento de documentos e eventos, na prática, reforça a comunicação das empresas, eliminando gargalos e erros na execução de processos importantes.

Redução de erros

Com processos automatizados e mais rígidos, o EDI fortalece a eficiência interna de embarcadoras e transportadoras, criando um repositório padronizado de informações, a que todos os agentes podem ter acesso e confiar.

No mais, o EDI Proceda garante outros pontos positivos para o transporte. Podemos citar, por exemplo:

• diminui a probabilidade de erros e retrabalho na hora da emissão e manuseio dos documentos fiscais de transporte;
• aumenta produtividade, praticidade e segurança em operações de transporte, especialmente por dar mais visibilidade aos diferentes agentes que participam de toda a cadeia logística;
• fortalece a parceria entre transportadoras e embarcadores, permitindo uma atuação mais sincronizada e preparada para atender às demandas que surgem;
• evita erros no processo de expedição e entrega de cargas e mercadorias;
• mantém os clientes bem informados a respeito, principalmente, da situação da entrega.

Veja como a transportadora pode utilizar esse recurso

Um ponto importante a ser mencionado a respeito do EDI é que ele pode ser adotado em qualquer tipo de operação de transporte e por qualquer transportadora. Na maior parte das vezes, essa ferramenta é empregada nas atividades de grandes embarcadoras, que apresentam um alto volume de fretes contratados e necessitam de maior controle, visibilidade e rigor para gerir todas as informações que compartilham com seus parceiros.

Na prática, a utilização do EDI pela transportadora pode se dar em diferentes ocasiões, conforme listamos a seguir:

• quando o embarcador envia para a transportadora um arquivo EDI NOTFIS (arquivo que contém informações sobre as notas das mercadorias). Assim, de posse desse arquivo, a transportadora pode importá-lo para dentro do seu sistema e proceder com a emissão do CT-es, a partir das informações que constam no arquivo NOTFIS.
• em situações em que o sistema de uma transportadora (TMS) retorna ao embarcador um arquivo com informações atualizadas relativas às coletas e entregas efetivadas (ocorrências de transporte) — no padrão Proceda, esse arquivo é chamado de OCORREN;
• no caso de envio de um arquivo do embarcador à transportadora, com o pré-faturamento de transporte, isto é, a soma dos valores e os CT-es que já foram liberados — no padrão Proceda, ele é chamado de arquivo com layout PREFAT;
• quando a transportadora encaminha ao embarcador um arquivo contendo a relação dos “conhecimentos embarcados“ — o que no padrão Proceda é chamado CONEMB;
• nas ocasiões em que o há o envio de um arquivo contendo os conhecimentos faturados (fatura de transporte) da transportadora para o embarcador — o que é conhecido como layout DOCCOB, no padrão Proceda.

Além dessas aplicações, é possível usar o EDI para o envio de arquivos de boletos/cobranças a serem registrados do sistema de gestão financeira de uma transportadora ao sistema de uma instituição bancária.

Por fim, como foi possível perceber, o EDI Proceda tem um grande valor para a otimização das operações integradas de embarcadoras e transportadoras. A padronização dos expedientes, somada à automatização dos processos, reforça a eficiência operacional, eliminando gargalos, erros e custos desnecessários com o retrabalho.

O EDI está cada vez mais sendo utilizado pelas transportadoras, e o sistema Bsoft pode ajudar a sua empresa a se alinhar a essa tendência, oferecendo total suporte a este tipo de comunicação. No Controle de Transportadoras, você poderá receber e gerar os arquivos EDIs, seja no padrão Proceda (NOTFIS, CONEMB, DOCCOB, OCOREN e PREFAT), seja em modelos proprietários. A Bsoft viabiliza a integração com as principais empresas do Brasil, garantindo uma atuação conjunta e estratégica para o seu negócio.

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