O que é o arquivo XML do CT-e e suas tags obrigatórias

A era da digitalização de documentos já é realidade e quem é gestor deve estar antenado às novidades, especialmente quanto às exigências fiscais. Por falar em documentação eletrônica, o arquivo XML do CT-e chegou para ficar. Agora, as transportadoras contam com a facilidade de ter um comprovante fiscal emitido digitalmente.

Em dúvida sobre o que é CT-e? O Conhecimento de Transporte eletrônico é um recibo fiscal obrigatório para registrar qualquer prestação de serviço de transporte de carga realizada em todo o território nacional, por qualquer modal. Por isso, a empresa deve manter suas emissões fiscais em dia para não correr o risco de levar multas.

Ainda não está claro? Neste post, vamos explicar do que se trata o XML do CT-e e o que são as TAGS do arquivo. Boa leitura!

O que é o arquivo XML do CT-e?

Em 2007, o Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), junto ao secretario da Receita Federal do Brasil, criou o Conhecimento de Transporte eletrônico. Hoje, ele é um dos mais importantes documentos fiscais para as empresas que realizam o transporte de cargas.

A grande novidade se deve à emissão e ao armazenamento digital, com validade jurídica via assinatura eletrônica, sendo controlado pelo Fisco. É aí que está sua maior facilidade, já que desde 2012 o CT-e é obrigatório para toda a circulação de mercadorias no país.

Ele é apresentado no formato de arquivo XML (eXtensible Markup Language), que nada mais é do que um padrão de linguagem de marcação utilizado na internet. Para simplificar e uniformizar a leitura dos documentos pelos softwares, adotou-se esse tipo de arquivo para a emissão do CT-e no Brasil.

A estrutura em árvore do XML é composta por diversos comandos dispostos em linhas, chamados TAGS. Ela forma uma hierarquia desses códigos, semelhante a uma árvore, daí seu nome. O complemento e a especificação de cada TAG são apresentados logo abaixo dela, as SUBTAGS.

Simplificando: o formato do arquivo XML é a maneira da estruturação de dados do CT-e para serem lidos por programas computacionais. Isso permite a sua integração com outras linguagens da rede. Dado que o Conhecimento de Transporte passou a ser realizado eletronicamente, fez-se necessária a adoção dessa linguagem padronizada.

Qual é a importância de usá-lo?

A emissão do CT-e serve para cumprir a obrigação da lei vigente, além de tornar as negociações de mercadorias mais transparentes e facilitar o monitoramento fiscal pela Receita Federal e Fisco. Se emitir o documento é responsabilidade da empresa, o seu controle é do tomador de serviço, conforme consta no Ajuste Sinief nº 09.

Por ser obtido digitalmente, é garantida a economia de papel e possibilita uma melhor alocação dos recursos da empresa. Ainda, auxilia na questão de armazenamento, visto que a legislação exige que o arquivo fique disponível para o cliente por pelo menos 5 anos. Isto é, ocorre também uma redução de custos de guarda desses papéis.

O racionamento do volume da papelada é claro, pois o Conhecimento de Transporte eletrônico substituiu 7 tipos de documentos impressos anteriormente exigidos:

• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
• Conhecimento Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Carga, modelo 27;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;
• Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas – CTMC, modelo 26.

Ao tornar o processo mais simples, o índice de erros no preenchimento do documento pode ser eliminado, quando não utilizado o método manual. Entretanto, a maior vantagem é o impacto no tempo de transporte dos produtos. Uma vez que a emissão do CT-e é eletrônica, os caminhões não precisam ficar parados em postos fiscais de fronteira por longos períodos.

A integração do sistema é mais um benefício. É bom para o gestor, para os órgãos fiscalizadores e até para os contadores. Ter os dados em mãos na hora que desejar, onde estiver, parecia inviável há pouco mais de dez anos. Atualmente, basta ter um computador. Resumidamente, sua empresa terá economia de tempo, de custos, melhor aproveitamento dos recursos, agilidade e precisão.

Como emitir o documento?

Então, se este é um documento obrigatório, como emitir o CT-e? Até 2018, a própria Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) disponibilizava o download de emissão do CT-e gratuitamente, tanto para o transporte de cargas quanto para o de passageiros. Hoje em dia, no site do Conhecimento de Transporte eletrônico, somente é possível consultar o CT-e por até 180 dias.

A partir de então, outros fornecedores passaram a realizar essa função de forma gratuita, como o Sebrae – SP. Você pode fazer o download do CT-e (modelo 57) XML versão 3.0, desde que tenha o Java instalado em seu computador, preferencialmente em sistemas Windows 7, 8 e 10. Todas as informações sobre a instalação do emissor podem ser encontradas no site.

A maioria das opções gratuitas presentes no mercado permitem a emissão ilimitada dos documentos. Entretanto, o preenchimento dos campos solicitados deve ser feito manualmente. Por isso, se a demanda da sua empresa não for pequena, é interessante adquirir um software que realize o preenchimento automático das informações do CT-e. Isso pode compensar horas de trabalho manual repetitivo.

Vale lembrar que é fundamental que o contribuinte faça o credenciamento prévio de sua empresa na Sefaz para emitir o documento. Aapenas um emissor credenciado tem a assinatura eletrônica com certificado digital da empresa e, assim, seu recibo fiscal tem validade.

O que são TAGS?

Como dito anteriormente, um arquivo XML apresenta uma estrutura de árvore, caracterizada pelas TAGS. Esse formato permite a codificação de um número ilimitado desses rótulos para transmitir seus dados ao navegador. Ou seja, TAGS são comandos dados ao software para que ele encontre as informações no arquivo lido.

Elas são inseridas no código por linhas, em uma organização hierárquica. Primeiramente, é declarado o formato XML e a versão do documento. Isso é seguido pelo elemento raiz e os pais e filhos (TAGS e SUBTAGS).

Um comando é iniciado com uma TAG de abertura e finalizado com uma TAG de fechamento. Esta contém uma barra após sua informação para diferenciá-la da primeira. Os sinais “<” e “>” marcam a declaração desses rótulos. Alguns códigos começam e terminam com a indicação de uma única TAG, a qual possui uma barra ao final de seu comando.

Os elementos não são alinhados em sequência, eles estão acima ou abaixo uns dos outros. Entre essas marcações existem as SUBTAGS, que caracterizam a estrutura de árvore do formato de arquivo. Elas especificam e complementam o conteúdo de um código e devem estar alinhadas dentro de seu elemento pai.

Como o CT-e é um documento fiscal, existem algumas TAGS obrigatórias a serem inseridas no código do arquivo XML. Essas são passadas para o sistema para serem lidas como informações emitidas pelo CT-e. São elas:

• dados do remetente: CNPJ, Inscrição Estadual, Razão Social, nome fantasia e endereço;
• dados do destinatário e/ou tomador de serviços: CNPJ, Inscrição Estadual, Razão Social ou nome e endereço;
• dados da Nota Fiscal: especificações sobre o tipo de carga, sua natureza, peso, dimensões para comprovar seu transporte e destino;
• dados do veículo e do condutor: placa, Renavam (Registro Nacional do Veículo), estado do proprietário do veículo e RNTRC (Registro Nacional de Transporte Rodoviário de Carga), caso o modo de transporte seja rodoviário.

Utilizar o arquivo XML do CT-e é de extrema importância para ficar em dia com as responsabilidades fiscais, mesmo ele contendo diversos campos obrigatórios a serem preenchidos. Para ficar atento aos procedimentos, um software de emissão automática pode realizar essa tarefa de forma eficiente. Se você é gestor, não deixe de conferir as novidades do mercado.

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