Arquivos EDI: 6 vantagens de sua utilização no transporte de carga e logística

Se você trabalha com transportes de carga, é possível que tenha uma ideia sobre o que é EDI, a sigla para o termo em inglês Electronic Data Interchange — que em português significa Intercâmbio Eletrônico de Dados. Esse conceito representa todos os tipos de processo que permitem a troca de dados entre sistemas. Com ele, o compartilhamento de informações entre empresa e clientes é otimizado, o que propicia muitas vantagens para o negócio.

A logística e a gestão de transportes, que geram um volume expressivo de dados, especialmente, se beneficiam com tal tecnologia, que favorece a competitividade e a redução de erros e custos. Neste post, vamos explicar melhor como funciona essa solução e de que modo ela se aplica à cadeia de distribuição de cargas. Continue lendo e saiba mais!

O que é EDI?

Como vimos, basicamente, EDI é a transferência eletrônica de informações entre sistemas. Ele é feito em um arquivo estruturado, viabilizando a troca de dados de uma empresa para outra. Assim, é possível coletar e transformar dados de um cliente automaticamente, sem que algum colaborador precise digitar e introduzir as informações manualmente no sistema da empresa.

Acompanhe um exemplo para entender melhor: geralmente, as operações comerciais são realizadas de forma que uma empresa gera os documentos necessários em papel e, após as verificações internas, eles são encaminhados para a outra empresa, a qual por sua vez faz a devida averiguação para, em seguida, introduzi-los em seus sistemas.

A intenção da utilização do EDI é informatizar todo esse procedimento, eliminando a quantidade de papéis que tais processos necessitam, e aumentar a agilidade, produtividade e precisão de informações, além de reduzir os custos dos processos mercantis, quesitos ideais para empresas competitivas na economia atual.

Para que ele serve?

O uso do EDI é versátil, podendo se dar em diferentes ramos de atividade, tanto na indústria quanto nas empresas e transportadoras. O sistema garante mais qualidade nas informações, agilidade nos processos, segurança na comunicação entre os diferentes setores e redução de custos.

Em suma, o sistema possibilita a troca de dados digitalmente, o que extingue erros pela entrada manual de dados de documentos e informações, diminuindo inclusive o tempo gasto com essas tarefas. Dessa forma, o emprego da tecnologia para compartilhamento de dados entre setores e empresas envolvidas serve para aproximar os profissionais e melhorar a experiência do cliente.

Qual o papel do EDI nas empresas?

Com a intenção de promover a troca de dados e informações entre empresas e parceiros, o EDI consegue tornar a comunicação mais barata, rápida e segura.

No setor logístico, ele pode ser implementado em armazéns, transportadoras, indústrias e por operadores logísticos. Dessa maneira, é capaz de elevar a qualidade comunicacional, tornando-o mais consistente e confiável, além de gerar uma baixa nas despesas.

Na cadeia de suprimentos, quando a transportadora entrega mercadorias ao varejista, o EDI possibilita à empresa recebedora assimilar, de forma automatizada, os dados presentes nas notas fiscais. Com isso, gera um ganho de tempo significativo e segurança nas operações. Tal desempenho acontece por toda a cadeia de suprimentos, dos fornecedores de material até o cliente final.

Dessa forma, os processos otimizado pelo EDI envolvem:

• notas fiscais referentes a mercadorias transportadas;
• relatórios dos itens entregues no dia;
• relação de conhecimentos faturados;
• ocorrência apresentadas no transporte durante o percurso no dia;
• lista de produtos prontos para serem retirados;
• relatório de itens embarcados nos veículos;
• papéis de cobrança de envios feitos pela transportadora.

Quais os exemplos do uso do sistema EDI em transportes e logística?

O grande foco da utilização de arquivos EDI é compartilhar dados e documentos de empresas com segurança e simplicidade na troca de informações. Para tanto, isso pode ser feito de diferentes maneiras, cada uma delas com aplicações específicas para as etapas dos processos. Especificamente para as empresas de transportes e logística, podemos citar os exemplos a seguir.

Envio de arquivo de pedido eletrônico

A operação mais comum do EDI é o envio de arquivo de pedido eletrônico de compra de matérias-primas e outros produtos para os sistemas dos fornecedores da empresa. Nesse caso, ocorre a troca de arquivos eletrônicos, impedindo assim erros de emissão manual do documento e tornando o processo mais rápido e seguro.

Transmissão de notas fiscais entre embarcador e transportadora

No setor de transportes e logística, o sistema EDI auxilia no compartilhamento de informações de documentos como as notas fiscais eletrônicas, no que diz respeito aos produtos a serem transportados, quando o embarcador tem o interesse de enviar os dados da carga à transportadora. Logo que recebe, a empresa carrega os arquivos das notas fiscais em seu sistema, economizando tempo e reduzindo custos.

Envio de ocorrências referentes às coletas e entregas

Quando falamos em empresas da área logística, o sistema de arquivos EDI é de grande importância para o relato de ocorrências no momento de coletas e entregas. Afinal, comunicar ao embarcador rapidamente o que houve no transporte das mercadorias, em formato de arquivo digital com informações confiáveis, ajuda a melhorar a qualidade percebida pelo cliente, inclusive.

Transmissão de cobranças e boletos

Outras tarefas do dia a dia das transportadoras que saem em vantagem com o emprego do EDI é a transmissão de cobranças e boletos. Uma vez que esse processo deixa de ser realizado manualmente, ele se torna mais rápido e eficiente, sendo registrado diretamente no sistema de gestão financeira da empresa.

Mas de que forma isso pode ser aplicado na gestão de transportes? Acompanhe a seguir os detalhes das operações.

Qual é sua aplicabilidade na gestão de transportes?

A utilização de arquivos EDIs é extremamente abrangente, e na área de transportes é ainda mais essencial. Isso acontece porque, em sua maioria, um embarcador que utiliza arquivos EDIs gera um único arquivo em formato .txt (texto), contendo todas as informações da carga.

O documento apresenta informações nas notas fiscais que serão transportadas. No lugar de informar nota por nota que vai acompanhar os pedidos, um arquivo com todos os dados é enviado para a transportadora. Após realizar esse envio, a transportadora importa o arquivo para o seu sistema e, assim, consegue gerar conhecimentos em lote, mesmo que tenham milhares de notas fiscais a serem carregadas.

Em vez de enviar o DACTE (documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico) ou o XML para o cliente, a empresa cria outro arquivo — também em formato .txt, gerado pelo próprio sistema — com todas as informações dos conhecimentos.

O mesmo procedimento é feito em relação às faturas e às ocorrências de entrega, caso seja exigido pelo cliente. Os arquivos EDIs mais utilizados pelas transportadoras são: NOTFIS, CONEMB, DOCCOB, OCOREN E PREFAT.

Em nosso canal do YouTube demonstramos como ocorre a comunicação entre  sistemas utilizando o padrão Proceda. Confira:

Essencialmente, os EDIs facilitam a comunicação entre os diferentes elos de uma cadeia de suprimentos. Por consequência, a empresa passa a ter processos mais rápidos, práticos, transparentes e, sobretudo, menos suscetíveis a erros — que tendem a ser mais frequentes quando os procedimentos são realizados manualmente.

O uso de EDI em transportadoras automatiza determinadas tarefas e, praticamente, elimina o trabalho manual de inserir e digitar novamente as informações. No fim, a comunicação entre as partes se torna mais fluida e segura, o que implica um ganho de produtividade para todos os envolvidos.

Além disso, a implementação do EDI não se limita ao relacionamento cliente-empresa. Hoje, esse tipo de arquivo é empregado também para realizar a averbação da carga. As maiores seguradoras optam por efetuar o seguro da mercadoria dessa forma, por se tratar de um procedimento muito mais preciso e confiável.

Quais são seus principais benefícios para as transportadoras?

Agora que você já sabe o que é EDI, já consegue imaginar como ele é capaz de aprimorar as rotinas nas empresas que o adotam para suas relações comerciais. Aqui, destacamos os principais benefícios para a gestão do transporte. Veja!

1. Agilidade

Um proveito que é percebido logo de início na utilização dessa tecnologia é o ganho de tempo. Se antes os colaboradores precisavam copiar e conferir dados um por um, com o EDI, o envio e recebimento de informações e documentos são feitos em poucos cliques.

2. Diminuição de erros

Pegando um gancho no tópico anterior, a rapidez proporcionada pelos arquivos EDI vem junto da precisão. As informações encaminhadas pelos clientes são incorporadas ao sistema da transportadora imediatamente, sem que elas precisem ser reintroduzidas de outras formas. Desse jeito, a probabilidade de erro é quase nula.

3. Aumento da produtividade

A tecnologia, como um todo, viabiliza a automação de atividades operacionais e abre espaço para que o recurso e o talento humano sejam mais bem aproveitados. Com mais tempo, a equipe se torna mais produtiva e tem disponibilidade para se dedicar a projetos estratégicos e urgentes, além de desenvolver seus conhecimentos e habilidades a favor do negócio.

Com o uso das informações via arquivos EDI as operações de emissão e registro de operações em lote se torna muito mais simples e rápida.

4. Melhoria na comunicação

Sem dúvidas, o EDI garante uma comunicação alinhada e integrada entre as diferentes partes da cadeia logística. Além de reforçar a transparência, a ferramenta ajuda a mitigar erros e assegurar a qualidade do serviço.

5. Segurança e confidencialidade nas transações

Uma grande vantagem do EDI é a garantia de proteção de dados e confidencialidade nas transações realizadas entre empresas e clientes. Afinal, todos os documentos são transmitidos e armazenados eletronicamente na plataforma, de forma integrada e segura.

6. Redução de custos

Os arquivos EDI promovem uma queda de despesas que muitas vezes não é percebida pela gestão, mas que pesa bastante no orçamento. Por exemplo, podemos elencar gastos com:

• impressão de faturas e documentos;
• compra de papel;
• remessa dos documentos até os clientes;
• retrabalho e erros;
• mão de obra para cumprir as tarefas operacionais (com possíveis horas extras).

Como implantá-lo na sua empresa?

Para isso, é necessário saber que adotar o EDI abrange alinhar estratégias entre todos os participantes no processo, como clientes, fornecedores e parceiros comerciais. Estes envolvidos precisam compreender os benefícios obtidos ao aplicar tal tecnologia, além dos efeitos práticos no dia a dia.

Por isso, vamos apresentar um passo a passo de como empregar esse recurso na empresa e tornar os processos mais otimizados. Confira!

Definição do responsável

É imprescindível planejar a implementação de forma minuciosa, isso é feito de maneira mais efetiva e ágil com um responsável ou time concentrado apenas nessa implantação. O responsável por isso será o intermediário principal com clientes acerca de tal inovação sistêmica. As funções desses profissionais contemplam ainda:

• análise sobre o investimento necessário;
• determinação das fases da implementação;
• gestão da aplicação da tecnologia nos setores selecionados.

Mapeamento de processos

Em seguida, é necessário fazer uma avaliação profunda sobre o funcionamento da empresa, de suas oportunidades e demandas. Tal mapeamento contribui para perceber os aspectos de conexão com os demais parceiros. Desse modo, é possível estabelecer qual será o método ideal para instalar o EDI, com respeito à cultura organizacional e à dinâmica.

O fornecedor da tecnologia

É importante encontrar um parceiro que ofereça um EDI capaz de sanar as demandas particulares do seu negócio. Considere se o EDI, por exemplo, pode ser integrado a outras tecnologias empregadas na empresa, como softwares de planejamento e gestão logística, ERP, CRM, entre outros.

Outros recursos-chave são características voltadas à interface, como alternativas de idiomas, suporte técnico, ferramentas complementares, além do oferecimento de uma rede interoperável de valor agregado (VAN).

Para selecionar o melhor fornecedor, pesquise sobre outros clientes e a experiência deles com tal produto.

Mensuração dos resultados

Após a instalação do sistema, é necessário efetuar um novo mapeamento de processos. Com isso, é possível constatar falhas no uso e gargalos e medir o desempenho da tecnologia. O suporte do fornecedor nessa etapa é indispensável, pois ele consegue sanar dúvidas e contribuir para normalizar o funcionamento de tudo.

É interessante definir prazos para cada fase e monitorar todo o andamento da instalação. Elaborar um projeto inicial de teste é uma boa opção para uma integração gradual e reformada conforme a averiguação de problemas.

Por que contar com a Bsoft?

Com mais de 17 anos de atuação no mercado de tecnologia, a Bsoft oferece aplicativos e outros recursos tecnológicos para o setor de logística, contemplando transportadoras de diferentes tamanhos.

Assim, temos o profundo conhecimento em softwares para a gestão de transporte rodoviário e de cargas, além de proporcionar integrações baseadas em arquivos EDIs aos nossos clientes. Para isso, conta-se com especialistas que, antes da venda, mapeiam e reconhecem as demandas da empresa contratante, a fim de atender a essas exigências de maneira personalizada.

Como os produtos desenvolvidos pela Bsoft, nossos clientes obtêm mais produtividade, rapidez e exatidão e, com isso, alcançam processos mais enxutos, objetivos e, sobretudo, econômicos. Por consequência, isso melhora o envolvimento do embarcador com a transportadora e, ainda, a relação com o cliente ao final do processo.

Portanto, a tecnologia e automação aplicadas à logística oferecem uma série de ganhos efetivos para uma empresa, por isso que gestores precisam se informar sobre o que é EDI e outros recursos. No fim das contas, esse sistema de compartilhamento de arquivos contribui significativamente para otimização e melhoria de processos, o que torna sua gestão mais inteligente e estratégica.

Gostou de conferir o post sobre arquivos EDI e deseja saber como aplicá-los na sua empresa? Então, entre em contato com a nossa equipe e conheça as funcionalidades que a Bsoft tem a oferecer!