5 dicas essenciais para o controle de contas a pagar e a receber

A gestão das finanças envolve o controle dos lucros e dos recursos da empresa, bem como o pagamento das contas. Tão fundamental quanto saber o que entra no caixa, diariamente, e ter uma estimativa mensal da renda é saber o que deverá ser pago para se manter em dia com os fornecedores, o governo e outros parceiros. Logo, o controle de contas a pagar e a receber é fundamental em uma empresa.

As contas a pagar são consideradas como obrigações que uma empresa estabelece com outras instituições, para assegurar seu funcionamento e o ciclo de produção. Um problema recorrente, nesse sentido, é a falta de um bom planejamento, e não a falta de dinheiro.

Essa desorganização financeira gera inúmeros transtornos para o negócio, afetando sua competitividade no mercado. A seguir, apresentamos 5 dicas valiosas para o controle de contas a pagar e a receber. Que tal conferir?

Como fazer o controle de contas a pagar e a receber

1. Analise a inadimplência para controlar as contas a receber

A inadimplência é um dos piores vilões que atrapalham o crescimento e o sucesso de uma empresa. Quando os clientes não pagam em dia suas contas ou até deixam de pagar, tornando-se insolventes, isso atrapalha o fluxo de caixa. E a inadimplência é um problema muito comum no Brasil.

Para minimizar os riscos causados pela inadimplência, é importante contar com um bom sistema de cobrança. Nesse sentido, um sistema automatizado ajuda muito! Uma técnica que está sendo muito usada é o envio automático de mensagens antes e no dia do vencimento, a fim de lembrar o cliente do pagamento que está próximo de ser feito.

O segredo é enviar mensagens que não constranjam essa pessoa. As notificações podem ser enviadas por e-mail ou pelo celular. Podem ser mensagens animadas, estimulantes. Quando se usa uma gravação eletrônica, o recurso pode ser até mais eficaz, já que não se fala diretamente com o cliente, mas, com a ajuda de um robô, que deve ter uma voz agradável e falar de forma amigável.

O pagamento antecipado é uma forma eficaz de se evitar a inadimplência, e os serviços de transporte de carga podem usar essa estratégia. O frete, geralmente, é pago antes da prestação do serviço.

A aplicação de multas e de juros contribui para reduzir a inadimplência, já que estimula os clientes a pagarem. Eles acabam ficando com receio de terem que desembolsar mais dinheiro, principalmente se os valores a pagar já forem altos.

Outra maneira de evitar ou, pelo menos, reduzir o nível de inadimplência é a análise de crédito do cliente. Se ele já está devendo em outras empresas e tem o nome sujo (inscrito nos órgãos de proteção ao crédito), é arriscado vender alguma coisa ou prestar algum serviço para ser pago a prazo.

2. Planeje o fluxo de caixa para manter as finanças controladas

Organizando as contas a receber, pode-se fazer o cálculo de quanto valor em dinheiro entrará no caixa do mês. Esse controle permite que a gestão da transportadora possa tomar de decisões sobre os pagamentos e os investimentos que podem ser realizados, como trocar pneus ou até um veículo.

Estime o dia em que o cliente costuma efetuar pagamentos para identificar em quais períodos o caixa vai ter mais dinheiro para cumprir as obrigações da empresa. O controle sobre o fluxo de caixa promove uma visualização real de como anda o seu negócio, permitindo fazer projeções mais precisas.

Existem dois regimes de controle de fluxo de caixa: o regime de caixa e o regime de competência. No primeiro, os valores só são registrados quando o dinheiro sai ou entra, efetivamente, no caixa. No outro, o registro é feito quando o evento contábil se realiza, como a prestação de um serviço a ser pago posteriormente ou a compra de algum insumo para a transportadora.

Para uma empresa que precisa urgentemente de uma melhoria no controle de contas a pagar, a fim de evitar a perda de fornecedores, por exemplo, o regime de caixa é mais recomendado, já que só conta com o dinheiro realmente disponível.

3. Faça a gestão de fornecedores para um efetivo controle das contas a pagar

Para realizar corretamente o controle de contas a pagar, é fundamental gerenciar os fornecedores. São eles que asseguram, pelo menos em parte, o funcionamento do seu negócio. Sem os insumos necessários, você não conseguirá manter a sua frota.

Os insumos para uma transportadora podem ser considerados os veículos, bem como as peças e outros componentes que os formam, além de outras coisas — sejam diretamente ligadas à atividade ou não, como os materiais administrativos.

Gerenciar os fornecedores significa pagar em dia suas contas, de modo que seja possível manter um relacionamento confiável e duradouro. Todos precisam de dinheiro e, naturalmente, todos se sentem felizes com clientes que pagam pontualmente os produtos que compram e os serviços que contratam.

Pagando em dia, o gestor poderá contar com seus fornecedores em situações mais críticas, incluindo quando falta dinheiro. Entregas feitas fora do horário comercial, prazos mais longos para o pagamento, descontos relevantes são alguns dos benefícios que sua transportadora pode usufruir quando realiza a gestão de fornecedores adequada.

4. Pague os funcionários dentro do prazo para deixá-los mais motivados

O controle de contas a pagar também envolve o pagamento dos colaboradores. Eles também são muito importantes para o ciclo de trabalho, para a manutenção do negócio. Os motoristas são os principais colaboradores para uma empresa de transporte de cargas.

São eles que realizam a condução do veículo, fazendo as entregas nos pontos de destino. Sendo assim, é fundamental remunerá-los com justiça e fazer esse pagamento no dia aprazado de cada mês. Você também pode bonificá-los em função do seu desempenho, pois isso estimula os funcionários e contribui para uma maior produtividade.

5. Use um software para a gestão de contas a pagar e contas a receber

Outra dica é usar um sistema de gestão automatizado, ou seja, um software. Os softwares permitem manter um controle mais seguro sobre as finanças, evitando erros de cálculo e de lançamentos. Além disso, um software ajuda a melhorar a eficiência dos processos e a agilidade em sua execução.

Trata-se de trabalhar mais rápido, sem comprometer a qualidade dos serviços. Com dinheiro, todo cuidado é pouco. Por isso, quanto mais precisa for essa gestão, melhor será o controle.

A organização das contas a pagar e a receber deve ser efetivada com a ajuda de um sistema automatizado, que reduza a margem de erros a um percentual insignificante. Afinal, clientes, fornecedores, funcionários são peças-chave para a manutenção da saúde financeira de sua transportadora.

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