Comprovação de entregas: dicas para colocar em prática

A comprovação de entregas é uma etapa muito importante do serviço de qualquer transportadora. Ela deve ser registrada com o objetivo de evitar transtornos gerenciais e judiciais em relação à documentação da carga. Afinal, é fundamental confirmar que a mercadoria foi efetivamente deixada nas mãos do cliente.

Existem dois documentos que servem para verificar essa questão. O primeiro é a 2ª via do conhecimento de transporte, assinada e datada pelo destinatário. O segundo é o canhoto da nota fiscal, que hoje em dia pode ser inclusive digital, com cópia para a empresa e para o destinatário.

No entanto, não basta simplesmente recolher a assinatura e deixar por isso mesmo. Uma boa gestão de entregas depende de outros dados indispensáveis no comprovante. A seguir, falaremos sobre a importância de você melhorar os procedimentos de entregas!

Processo de comprovação de entregas: entenda a importância

Uma empresa de transportes precisa lidar com muitas tarefas diárias. Então, é necessário, contar com um bom registro de entregas. Isso, não somente agiliza os processos, como também permite um bom relacionamento com clientes, fornecedores e colaboradores.

Por isso, é importante que seja feita a gestão automatizada das entregas. Pela adoção de um software para transportadoras seguro e eficiente. Isso elimina erros e permite que você monitore o que acontece dentro e fora da sua companhia.

Como maior velocidade e precisão, na gestão dessa etapa, haverá mais confiabilidade por parte dos clientes. Aliás, com esse controle, também fica mais fácil o arquivamento e consulta de entregas anteriores. Isso facilita as declarações para o fisco e previne contra implicações legais. Assim, um bom controle dos canhotos dos CTes recebidos pode ser de grande auxilio no cumprimento dessa tarefa.

Além dos fatores citados. Existem diversas vantagens que uma transportadora pode usufruir se souber comprovar suas entregas com eficiência. Veja abaixo alguns exemplos.

Clareza de informações

Com os arquivos bem documentados, a empresa pode dispor de informações sempre que precisar. Esse fator melhora a sua imagem com o público e mantém seus negócios dentro da legalidade em relação ao governo. Facilita-se também a contabilidade e registros fiscais.

Melhoras na performance

A gestão mais ágil, consegue atender melhor às expectativas de compradores e fornecedores. Torna a empresa mais eficiente e com capacidade de atender a um volume maior de obrigações simultâneas, o que melhora as atividades da entidade como um todo.

Pagamentos são liberados

Por questões legais ou regras internas, muitos compradores só podem pagar depois de realizar a consulta NF-e completa e confirmar o recebimento. Assim, com um bom sistema de registro, caso seja necessário, você pode comprovar a entrega no momento em que for solicitado. O que garante o recebimento pelos serviços prestados.

Monitora indicadores

Os indicadores de desempenho, são a forma mais confiável de melhorar a qualidade da empresa. Assim, gestores agilizam todas as atividades, têm insights a respeito de todas as etapas dos negócios. Inclusive, podem usar esses dados como um diferencial ao divulgar a transportadora.

Principais erros: veja quais são e como evitá-los

Como mencionado acima, em muitos casos, se você não souber comprovar as entregas corretamente, não receberá os valores. Existem muitos erros que gestores de transportes cometem que podem ser evitados. Mostraremos alguns bem simples, que podem fazer toda a diferença em uma transportadora.

Não assinar e datar

Quando você fizer a comprovação de forma manual, lembre-se de que: documentos precisam ser autenticados. Para isso, é necessário a assinatura e datação correta. Do contrário, não haverá validade jurídica.

Armazenar inadequadamente

Para fins legais, a documentação deve ser arquivada pelo período de cinco anos. Então armazene os dados em local adequado para evitar danos. Assim, você pode dispor dos registros sempre que precisar. Sem que contenham rasgos ou manchas que possam torná-los ilegíveis.

Negligenciar a digitalização

Esse é um dos principais erros para seus negócios. Ainda mais nos tempos atuais. É sempre importante ter uma versão digital de cada documento da empresa. Pois, existem uma infinidade de situações que podem causar danos irreversíveis a seus arquivos físicos.

Como você pode perceber, são ideias simples e que geram pouco custo. Até mesmo, a automação dos processos pode ser feita de forma a gerar poucos gastos. Confira, a seguir, as seis dicas que podem tornar a comprovação de entregas ainda mais fácil.

1. Defina as informações coletadas

Muito além da assinatura na comprovação de entregas, outras informações também são importantes para o controle da transportadora. Por exemplo, o nome e um documento de identificação (como CPF ou RG) de quem recebeu. Isso porque nem sempre o destinatário final pode ser essa pessoa.

Em empresas, por exemplo, há sempre alguém encarregado dessa função. E mesmo em residências familiares, em prédios e condomínios com ou sem portaria, entre outros. Além disso, é fundamental colocar também a data e a hora da entrega.

Em alguns casos, a depender do sistema utilizado, uma chave de acesso também precisa ser registrada. Essas são informações básicas, mas é possível acrescentar outras de acordo com a necessidade de registro.

2. Compartilhe informações em tempo real

Para que a comprovação de entregas seja reconhecida imediatamente no monitoramento da transportadora, é indispensável compartilhar informações em tempo real. Essa ação pode ser efetuada com a ajuda de smartphones e tablets, em softwares online e offline.

O motorista notifica o gestor, que, quando necessário, retorna o contato ou apenas conclui a operação. Além disso, há ainda a opção de enviar uma mensagem por e-mail ou SMS para o próprio cliente, a fim de que ele confirme que a entrega foi satisfatória.

Esse é um cuidado que permite trazer mais qualidade para os processos, de modo a identificar falhas, erros e atrasos. E ainda verificar a satisfação do destinatário, algo que é muito importante para implantar melhorias, além de avisá-lo caso não tenha sido ele o recebedor, por algum motivo.

3. Confirme por meio de áudio ou foto

Depois de coletar a assinatura do responsável pelo recebimento da carga, o motorista ainda pode gerar informações a respeito do andamento do serviço. Um meio de realizar isso é com o envio de confirmações em áudio e vídeo, ou até mesmo da localização via GPS do smartphone.

A foto pode ser um registro da mercadoria, da assinatura digital da pessoa ou mesmo do canhoto, físico ou digital. Já o áudio pode ser apenas um repasse de informações básicas que atestem que a entrega foi concluída.

O acompanhamento por GPS pode servir para embasar esses registros e deixar as informações ainda mais completas. O uso desses recursos não é obrigatório, mas deixa todo o processo muito mais seguro.

4. Resolva possíveis rejeições

Caso ocorra algum tipo de rejeição ou dúvida a respeito da entrega, será simples dar uma resposta rápida ao cliente. O sistema utilizado pode ser consultado para informações rápidas. Assim não haverá problemas com assinatura ou em caso de alguma entrega que não está completa.

Essas informações também poderão ser registradas para posterior análise, mesmo que o cliente assine e receba a mercadoria. E, se ele preferir não aceitar, o registro fica à disposição com uma justificativa a respeito do que aconteceu.

Por fim, diante de situações mais complicadas, ainda é possível contatar diretamente o gestor com o intuito de que a resolução ocorra o quanto antes. Ou seja, tudo acontece da melhor forma para todos os envolvidos na entrega.

5. Armazene dados corretamente

Não se esqueça de que um sistema de integração permite que todos os dados fiquem armazenados corretamente. Assim, o motorista e o gestor podem acompanhar, em um mesmo sistema em uma mesma tela, todas as informações a respeito de algum embarque, ou ainda das entregas pendentes, futuras e concluídas.

Essa é uma providência fundamental para que se desenvolva mais consciência e controle a respeito de qualquer alteração na atividade. Pois, imprevistos podem acontecer, a depender de questões como a jornada de entrega, caminho traçado para o motorista ou até mesmo alguma inconsistência no recolhimento da mercadoria antes da entrega final.

Para completar, esse armazenamento serve como um histórico do trabalho da transportadora e também como uma parte da comprovação de entregas. Portanto, se o cliente contratante ou o cliente final precisarem de algum detalhe específico do trajeto, ele estará ali, devidamente computado.

6. Invista em uma solução moderna de comprovação de entregas

Para que todos esses processos corram bem e estejam integrados, é fundamental que você procure por uma solução moderna para comprovar entregas. Um software personalizado, que garanta a segurança de dados e o imediatismo na transmissão de informações, faz toda a diferença em seu trabalho.

Um ótimo exemplo disso é a proposta desenvolvida pela Bsoft, com foco em transportadoras de médio e pequeno porte. Com interface intuitiva, funções completas e total acessibilidade para quem utiliza, a sua etapa de comprovação flui muito mais rápido.

Além disso, tem um excelente custo-benefício e, sempre que você precisar, um atendimento ágil e objetivo para solucionar qualquer dúvida. Você ainda consegue emitir notas fiscais, realizar pagamentos eletrônicos, gerar boletos e muito mais. É realmente uma solução completa.

Como você pode perceber, a comprovação de entregas é uma obrigatoriedade fiscal e, por isso, deve ser feita de maneira detalhada. Cada informação coletada é importante para confirmar as atividades da transportadora e tranquilizar os clientes que enviam e recebem as mercadorias. Com a ajuda da tecnologia, essa etapa fica mais fácil — e a Bsoft ainda pode trazer muitos diferenciais para que a execução desse serviço seja sempre impecável em sua transportadora!

Portanto, se você quer conhecer melhor e começar a usar a nossa plataforma o quanto antes, entre em contato conosco! Será um prazer atendê-lo com um software atual, simplificado e funcional.