Aluguel de frotas: o que é como fazer de maneira otimizada?

Já pensou na possibilidade de realizar um aluguel de frotas? No dia a dia de uma gestão de transporte de cargas, são diversos tópicos que devem ser levados em consideração para garantir a qualidade das entregas, a satisfação dos clientes e a consequente melhoria dos resultados.

Sendo assim, ao buscar por alternativas que tornam os processos mais fáceis e rápidos, a equipe tem a oportunidade de ser mais estratégica, voltado especialmente para os números pré-estabelecidos no planejamento do negócio.

Nesse sentido, ao buscar pelo aluguel de frotas, a empresa se destaca. Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda o que é, quais são os principais diferenciais, dicas para escolher o melhor fornecedor e os principais erros cometidos pelos gestores. Continue a leitura e saiba mais!

O que é a terceirização de frotas e como ela funciona?

Primeiro, vamos entender o que é a terceirização de frotas e como ela funciona. Na transportadora, a qualidade dos veículos é uma das prioridades para garantir que as demandas sejam cumpridas no prazo acordado, além de trazer segurança aos profissionais e também às mercadorias.

Ao apostar na terceirização de frotas, você vai destinar toda a gestão da frota nas mãos do fornecedor contratado, cujo objetivo será o de fornecer veículos e soluções personalizadas para as necessidades de seu negócio.

Porém, antes de optar pela terceirização, é importante entender qual é a realidade de sua empresa, o que um fornecedor precisa oferecer para que os prazos sejam cumpridos, a quantidade de veículos que será preciso e quais são os diferenciais daquele negócio (se cobre multas, se realiza manutenção, etc.).

Quando optar pela terceirização de frotas?

Agora que você já sabe o que é a terceirização de frotas, chegou o momento de entendermos quando optar por ela é uma alternativa vantajosa. Confira!

Alta demanda

O primeiro ponto está relacionado à alta demanda. Muitas vezes, a transportadora está a todo vapor com a entrega de mercadorias e novos serviços chegam até o pipe do negócio. Porém, não há veículos disponíveis para realizar essas atividades e também não existe a possibilidade de recusar a oferta, uma vez que se trata de contratos de transportes previamente firmados.

Claro, isso foi um problema de gestão. Porém, é preciso buscar por soluções que vão suprir com o gargalo. Nesse caso, a terceirização funciona como uma importante aliada. Além disso, buscar profissionais temporários também será uma das etapas do processo, pois os contratados já estarão exercendo outras funções.

Descapitalização da empresa

Estamos passando por um período desafiador. Devido aos reflexos da pandemia desde o ano passado, empresas dos mais variados nichos de atuação foram afetadas, tanto nas suas atividades de rotina, quanto na questão financeira.

Se o seu negócio estiver passando por uma situação delicada e que trouxe como o impacto a descapitalização, existe a necessidade de buscar meios para a redução de custos — e a terceirização se destaca nesse sentido, conforme explicaremos mais adiante.

Ampliação de recursos financeiros

Da mesma forma que supre as necessidades de uma empresa descapitalizada, a terceirização pode funcionar como aliada para empresas em constante crescimento que desejam ampliar ainda mais os seus recursos.

Para isso, uma opção é a de vender todos os veículos próprios para levantar capital, optando pelo aluguel para cumprir com as demandas da rotina. Além dessa estratégia proporcionar a redução de custos, a empresa contará com o dinheiro das vendas de toda a frota.

Porém, para tomar uma atitude como essa, é preciso contar com um bom planejamento, analisar o mercado e entender se é uma medida de fato viável, uma vez que vai impactar bastante a transportadora.

Custos de manutenção altos

Novamente, nos esbarramos com a questão da redução de custos. Se a empresa perceber que os custos de manutenção estão acima do ideal e que boa parte das finanças está sendo destinada para essa finalidade — comprometendo atividades mais estratégicas —, a terceirização se torna uma opção das mais inteligentes.

Quais são os erros mais cometidos pelos gestores?

A seguir, selecionamos alguns dos erros mais cometidos pelos gestores no que se refere ao aluguel de frotas. Confira!

Não escolher uma empresa de qualidade

Assim como na contratação de qualquer outro fornecedor, a empresa deve ser de qualidade. Afinal, caso ela não cumpra com o que foi acordado, não ofereça um bom atendimento e nem traga veículos de qualidade, a rotina de sua empresa será fortemente impactada, o que refletirá na percepção que os clientes terão de seu negócio e na perda de contratos.

Para solucionar essa questão, indicamos que você peça referência a outras transportadoras que já trabalham com a terceirização. Realizar benchmarking contribuirá não apenas para uma seleção de negócios terceirizados, como também para verificar quais foram os desafios iniciais, como as vantagens da terceirização sobressaíram a esses desafios, o que foi preciso se adaptar na rotina para essa realidade, entre outros pontos.

Assim que entrar em contato com as opções selecionadas, analise a qualidade do atendimento ofertado. Se não for boa, é um sinal de que o suporte futuro também será abaixo das expectativas, o que pode comprometer a relação entre empresa e fornecedor.

Não ter uma política de gestão de frota

Terceirizar a frota não quer dizer que você não precisa ter uma política de gestão de frota. Lembre-se: os veículos serão alugados, mas o combustível, os EPIs e a segurança de colaboradores serão de sua responsabilidade.

Para essa definição, preze sempre pela transparência de sua política. Assim que ela estiver finalizada, comunique a toda a sua equipe, realize treinamentos e não deixe de tirar as possíveis dúvidas que as pessoas venham a ter.

Defina quais serão as métricas analisadas no dia a dia para verificar a performance dos colaboradores e entender quais são os aspectos que devem ser aperfeiçoados. Também não deixe de criar metas para bonificar as pessoas que mais se destacam, de modo que motive outros profissionais a realizarem um bom trabalho.

Por fim, acompanhe sempre essa política e entenda quais pontos podem ser aperfeiçoados. Colete feedback de sua equipe, pois são pessoas diretamente envolvidas com a realidade das demandas e que podem fornecer bons insights de alterações para o seu documento.

Não realizar manutenção preventiva

Veremos mais adiante que os custos de manutenção quando o negócio opta pelo aluguel de frutas é feito pela empresa terceirizada. Porém, a manutenção preventiva não funciona apenas para evitar gargalos com a parte mecânica do veículo. Também é para garantir a qualidade das entregas e o bom relacionamento com os seus clientes.

Entenda: suponhamos que um veículo quebre por falta de manutenção no meio da rota de entrega. Nesse caso, os custos serão da empresa terceirizada. Porém, como explicar para o cliente de que as entregas terão atraso no prazo acordado? Se for uma carga perecível, ainda existem os riscos de perder a mercadoria.

Isso sem falar na segurança de seus colaboradores, que deve ser o ponto principal de suas discussões. Além de colocá-los em riscos, se houver qualquer tipo de incidente, ainda existem as chances de o negócio ter que arcar com custos trabalhistas, conforme prevê a nossa legislação.

Não fazer o gerenciamento das rotas

O gerenciamento das rotas se encaixa em um tópico parecido com o anterior. Se a sua gestão não realiza o gerenciamento das rotas, consequentemente existem os riscos de profissionais optarem por rotas ineficientes, o que aumentaria o gasto do combustível e ainda teria a chance de, novamente, ocasionar atrasos nas entregas.

Para uma gestão eficaz, alguns passos podem ser seguidos. Confira alguns dos principais que selecionamos:

• sempre faça o planejamento de rotas, uma vez que vai garantir mais eficiência logística;
• ao realizar o planejamento, entenda se há alguma restrição no percurso de entrega e analise as melhores soluções;
• tenha relatórios completos sobre as rotas executadas para estudar possibilidades de melhorias;
• utilize a tecnologia como aliada desse processo.

Não qualificar os fornecedores

Comentamos sobre a importância de buscar fornecedores de qualidade para garantir uma eficiência em suas entregas. Porém, apenas filtrar quais são os mais indicados do mercado e entender quais são aqueles que outras empresas não deve ser a única etapa desse processo.

Também é preciso passar por algumas etapas de qualificação, de modo que você opte pela melhor alternativa entre aquelas que já estão entre as melhores. Entre os aspectos que podem ser analisados, destacamos:

• quais são os principais custos envolvidos;
• como é a qualidade das entregas desses fornecedores;
• como são os veículos;
• qual é a flexibilidade oferecida pelo negócio;
• como é o cumprimento de prazos, entre outros.

Realizar cotações de frete demoradas

Ao realizar a qualificação dos fornecedores, opte por aquele que faça cotações de frete mais ágeis. Especialmente na gestão logística, quanto mais tempo demorar para começar a rodar uma demanda, menos possibilidades o negócio terá.

Se o fornecedor demora cerca de 24 horas apenas para mandar um orçamento, o planejamento por parte de seu negócio precisa ser muito mais detalhado para não atrasar entregas. Porém, existem empresas que já contam com uma tabela pré-estabelecida e que realizam a cotação conforme a demanda passada.

Além disso, existem aquelas que realizam cotações automáticas dentro de seu próprio site, o que possibilita autonomia para o seu negócio: essas são as mais indicadas.

Não fazer auditorias de frete

Um dos principais objetivos do aluguel de frotas é garantir a redução de custos, conforme vimos mais acima. Se a empresa contratada começa a cobrar além do que deveria, ou incluir outros serviços que você não precisa naquele momento, perde o sentido de fazer a terceirização.

Portanto, indicamos sempre realizar a auditoria de frete, que traz como vantagens:

• ter o controle total dos processos realizados;
• realizar uma análise mais precisa dos serviços contratados;
• fazer a otimização das entregas.

Para uma auditoria de qualidade, recomendamos:

• investir constantemente em tecnologia;
• ter uma periodicidade para a auditoria;
• confrontar sempre que houver dados equivocados;
• estabelecer indicadores para uma análise do que é positivo e do que não é;
• controlar as finanças de perto;
• aprimorar a gestão de forma contínua.

Deixar de medir o desempenho das empresas contratadas

Por falar em indicadores, medir o desempenho das empresas contratadas deve estar entre as prioridades de uma gestão. Afinal, é por meio dessa estratégia que o negócio tem a oportunidade de verificar se a parceria de fato vale a pena ou se serão necessários alguns ajustes.

Não existem aqueles KPIs que devem ser obrigatoriamente utilizados. A escolha vai depender de quais foram os objetivos de seu negócio ao contratar o aluguel de fretes. Exemplo: se o intuito foi de ampliar a receita da empresa, verifique quais foram os impactos observados até então. Se foi a redução de custos, entenda o que foi economizado desde o início da contratação e o que pode ser aperfeiçoado.

Quanto melhor for o desempenho da empresa contratada, consequentemente melhor será o desempenho da sua empresa, além de garantir que os resultados pré-estabelecidos sejam alcançados com mais facilidade pela sua empresa.

Não utilizar a tecnologia como aliada

Conforme vimos, em diversos pontos da parceria de um aluguel de frotas, a tecnologia vai trabalhar como uma importante aliada desse processo. Além de todos os pontos já mencionados por nós, a tecnologia traz como diferenciais:

• simplificação dos processos de seu negócio;
• maior segurança e mais confiabilidade dos dados, especialmente para empresas que elaboram relatórios completos para analisar os indicadores;
• mais agilidade para todas as operações, bem como redução de custos proporcionada pela possibilidade de a empresa ser mais estratégica;
• relacionamento entre parceiros mais estreita e de credibilidade;
• possibilidade de estar mais próximo também dos clientes.

Quais são as vantagens do aluguel de frotas para a sua empresa?

Selecionamos, ainda, algumas das principais vantagens do aluguel de frotas para a sua empresa. Confira!

Melhor administração dos gastos

Inicialmente, devemos destacar a melhor administração dos gastos proporcionada pelo aluguel de frotas. Imagine a seguinte situação: o seu negócio realizou um planejamento anual, que desdobrou para cada um dos meses do ano. Naquele período de 30 dias, a gestão tinha clara quais seriam os custos para o mês. Porém, três veículos quebraram e foi necessário uma manutenção completa, o que provocou um desvio entre o planejado e o executado.

Ao optar pela terceirização, conforme já abordamos, esse tipo de custo fica por conta da empresa contratada. Consequentemente, esses desvios não ocorrerão, uma vez que o valor mensal destinado para o fornecedor já terão inclusas essas eventuais situações.

Mais tempo para pensar no negócio

Se a sua empresa é apenas operacional e nada estratégica, chegou o momento de rever os conceitos. Afinal, você deixa de lado questões importantes de qualquer negócio, como o estudo da concorrência, a revisão constante das metas e números pré-estabelecidos, a possibilidade de implementar melhorias em diferentes fases do processo etc.

Com a frota própria, é recorrente a necessidade de parar as atividades para solucionar gargalos. Se um veículo quebrou enquanto estava prestes a sair para a entrega de mercadorias, é papel da gestão e de sua equipe propor uma solução para aquele incidente. Quando opta por aluguel de frotas, a parte operacional é totalmente transferida para a empresa contratada, o que possibilita ao seu time mais tempo para pensar no próprio negócio.

Não arca com depreciação de carros

Ao adquirir veículos, além dos gastos com manutenção que são contínuos, você também tem que levar em consideração que aquele é um custo que perderá valor ao longo do tempo. Se realiza um financiamento de caminhão a um valor X, daqui a algum tempo, além de ele ter depreciado, ele custará bem menos do que o preço inicial.

Ou seja, se houver a necessidade de realizar a renovação da frota, basta solicitar à empresa contratada a troca dos veículos, sem precisar vender para adquirir outros veículos. Entre os diferenciais que isso traz, destacamos:

• atualização tecnológica, pois os veículos frequentemente passam por transformações positivas nesse aspecto;
• aumento da produtividade operacional da empresa;
• mais segurança para os profissionais, entre outros.

Melhorias no atendimento ao cliente

Ao longo de todo o material mencionamos sobre o atendimento ao cliente e a satisfação necessária para que a sua empresa possa alcançar os resultados almejados. Ao contar com veículos de qualidade e uma solução ágil se houver qualquer tipo de problema, consequentemente os prazos acordados serão cumpridos com mais facilidade.

Dessa forma, você vai contar com a fidelização de sua base, o que traz como diferenciais:

• clientes fiéis indicam clientes novos, uma vez que são satisfeitos com o trabalho fornecido pelo seu negócio;
• agrega valor para a sua marca;
• contribui para que a empresa tenha bons feedbacks para implementar melhorias;
• permite entender os padrões de comportamento de seus clientes, garantindo campanhas mais eficazes.

Por falar em agregar valor à marca, também devemos mencionar a oportunidade de melhorar a imagem da empresa como um todo. Como a gestão vai estar focada em questões mais estratégicas, consequentemente vai analisar com mais precisão a percepção que o mercado tem sobre o negócio, implementando mudanças sempre que necessárias.

Aplicação de capital para outras estratégias

A empresa ainda tem a oportunidade de aplicar o capital para outras estratégias. Entenda: suponhamos que há necessidade de investir o dinheiro disponível em diferentes frentes de seu negócio. Porém, será preciso adquirir mais veículos para garantir o cumprimento das demandas, o que comprometeria a estratégia como um todo.

Ao optar pelo aluguel de frotas, esse dinheiro alto inicial pode ser alocado para outros setores e funções, o que possibilita um fluxo de caixa mais sadio de sua empresa, sendo esse também um importante diferencial competitivo em relação aos concorrentes.

Redução de custos

Reduzir custos sem impactar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, bem como continuar garantindo a satisfação de seus colaboradores é um desafio de grande parte das empresas. Afinal, se retira gastos de algo que impacta o cliente, poderia refletir na sua satisfação com o que foi adquirido. Se impacta os colaboradores a longo prazo, poderia ocasionar em um alto índice de rotatividade, o que traria ainda mais gastos para a empresa.

Nesse sentido, o aluguel de frotas, conforme vimos, traz visibilidade de gastos, mas também reduz gastos com alguns processos simples do dia a dia, conforme mencionamos ao longo do material.

Como escolher uma empresa para o aluguel de frotas?

A seguir, selecionamos algumas dicas para que você possa escolher uma empresa para o aluguel de frotas. Veja!

Avalie as características da empresa

O primeiro passo é o de avaliar as características da empresa e entender como oferece os serviços para os clientes. Entre os principais pontos que devem ser analisados, destacamos:

• entender se há um atendimento eficiente, com pessoas dedicadas para as demandas de sua empresa, além de oferecer um contato personalizado com as suas necessidades e 24 horas — sem a presença de intermediários;
• analisar qual é a cobertura oferecida por esse fornecedor;
• entender sobre a pontualidade desse fornecedor em cumprir com os prazos, uma vez que afeta diretamente no seu relacionamento com o cliente.

Antes de mais nada, é importante que a sua empresa enxergue esse fornecedor como um negócio que vai além de apenas fornecer veículos para a redução de custos — mas, sim, um parceiro que vai orientar em diferentes etapas dos processos logísticos.

Entenda se a empresa se adapta à realidade de seu setor

Não é qualquer empresa de aluguel de frotas que atende às necessidades de todas as transportadoras. Cada negócio conta com as suas particularidades, necessidades e objetivos no momento de terceirizar essa parte do trabalho. Nesse sentido, se você não conseguir os veículos adequados para cumprir com as demandas do dia a dia, certamente essa parceria não teria nenhum tipo de valor.

Se você precisa de caminhões que atendem especificamente a mercadorias de produtos perecíveis, por exemplo, é importante buscar por um fornecedor que ofereça essa alternativa.

Neste conteúdo, você pôde entender o que é o aluguel de frotas, qual é a importância que isso traz para a gestão de uma empresa, além de conferir alguns dos principais erros cometidos pelas equipes. Para que todos os ganhos sejam usufruídos com eficiência, o ideal é que seu negócio tenha um bom planejamento e analise constantemente quais foram os resultados que contribuíram para isso.

Conforme mencionamos, o apoio da tecnologia é essencial. Se você deseja entender como ela auxiliaria nesse processo com mais detalhes, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e tire suas dúvidas!