EDI de contabilização: o que você precisa saber?

Você já ouviu falar em EDI de contabilização? A sigla, ainda pouco conhecida por alguns gestores, diz respeito a uma tecnologia que pode revolucionar a troca de informações entre sistemas, principalmente no setor de contabilidade. Como você sabe, as transportadoras precisam lidar com dados e documentos contábeis de grande importância. A falta de eficiência nesse processo pode custar caro, gerando perdas, prejuízos e até problemas fiscais.

Para que sua empresa não enfrente esses problemas, é preciso manter-se bem informado. Pensando nisso, preparamos este post com informações essenciais sobre o EDI. Quer aprender mais? Acompanhe!

O que é EDI?

EDI (electronic data interchange) nada mais é que a troca eletrônica de dados. Em outras palavras, estamos falando de um recurso que promove a troca de documentos via softwares, entre setores e empresas, de maneira padronizada.

Ainda tem dúvidas? Basta entender que o EDI é uma modernização de processos, que tem como objetivo integrar informações. Por meio dele, as empresas conseguem trocar documentos eletrônicos de maneira rápida e bastante segura.

Lembrando de que, para que isso aconteça, os dados precisam ser padronizados. Ou seja, as informações trocadas devem ser facilmente interpretadas — em conteúdo, significado e formato.

Como funciona o EDI de contabilização?

Afinal, essa tecnologia funciona? O termo pode até parecer confuso, mas a essência da tecnologia é simplificar processos e trazer benefícios para as empresas. Na prática, a troca eletrônica de dados funciona como um ambiente de armazenamento de informações. Nesse sentido, é possível fazer o intercâmbio dos dados contábeis por meio de mensagens padronizadas.

Como vimos, a padronização dos documentos contábeis é a grande premissa para o seu funcionamento e diferencia-o de outros sistemas voltados para a troca de informações. A empresa que investe nesse recurso consegue estabelecer uma parceria mais sólida com seus fornecedores e clientes. Afinal, fica mais fácil conferir pedidos, faturas e recibos de pagamentos, por exemplo.

Portanto, o EDI de contabilização é a tecnologia responsável pela importação e exportação de lançamentos contábeis. Ao executá-la, sua transportadora terá sempre em mãos os dados e documentos contábeis de que precisa.

Quais são os benefícios do EDI de contabilização?

Você viu que, ao investir no EDI de contabilização, seus pedidos, preços de fretes, notas fiscais eletrônicas, inventários e demais documentos fiscais poderão ser trocados eletronicamente entre os parceiros e clientes. Isso, por si só, já é uma grande vantagem. Mas não para por aí! Essa tecnologia confere diversos benefícios para o cotidiano das transportadoras. Confira alguns deles!

Redução de erros

A ineficiência na comunicação entre as empresas pode acarretar muitos prejuízos. No entanto, com o uso do EDI, é possível perceber uma redução significativa de erros na troca de dados. Como as mensagens são automatizadas e trazem informações padronizadas, a transportadora e seus parceiros conseguem ter acesso a dados reais e atualizados. Dessa forma, as chances de cometer algum erro no cálculo do frete ou até na emissão de documentos fiscais é bem menor.

Diminuição das transações em papel

A era do papel está chegando ao fim! Se você não acredita nisso e ainda é adepto aos documentos físicos, é bom ficar atento às tendências e começar a modernizar a sua empresa. O EDI é a prova de que documentos eletrônicos são mais eficientes e seguros. Aliás, a transmissão de dados e documentação de forma automatizada veio para ficar e contribui para a redução do uso de papel — o que também é mais sustentável.

Maior agilidade nas transações

Se você já perdeu tempo para finalizar alguma transação dentro de sua empresa, precisa mesmo conhecer o EDI. Com ele, tudo fica mais ágil, inclusive o acompanhamento da carga e das atividades de carga e descarga.

O mais interessante é que essa visibilidade é praticamente em tempo real. Dessa maneira, fica mais fácil tomar decisões, corrigir erros e agir diante de imprevistos e problemas, como um acidente na estrada ou a retenção do caminhão em alguma fiscalização.

É interessante enfatizar que até o tempo gasto em paradas de veículo pode ser eliminado. Isso acontece devido ao fato de que os caminhões não precisarão ficar parados enquanto aguardam a transação de documentos, como nota fiscal.

Otimização do tempo dos gestores

O tempo é um dos bens mais valiosos para um gestor de empresa. No setor de transportes, isso é ainda mais importante, já que é fundamental fazer com que a carga chegue ao destino dentro do prazo combinado com o cliente.

Diante disso, é evidente que o investimento em uma tecnologia como o EDI faz a diferença. Conforme visto, as transações são mais rápidas, e o acesso aos dados é quase instantâneo. Assim, você tem mais tempo para se dedicar a questões mais estratégicas para a transportadora.

Redução de custos

Por fim, não há como deixar de destacar que o EDI promove a redução de custos no setor de transportes. A logística é conhecida por consumir uma grande parcela do orçamento empresarial, e a modernização de processos é a maneira mais estratégica para amenizar o problema.

Além da diminuição de gastos com eliminação do uso do papel, a própria redução de erros e otimização do tempo são fatores que geram economia. Ou seja, a tecnologia revoluciona a contabilidade de sua transportadora e a torna mais lucrativa e competitiva.

Como a Bsoft e o EDI podem ajudar a sua transportadora?

A Bsoft é uma empresa que entende as necessidades das transportadoras, especialmente as de pequeno e médio porte — que estão em fase de crescimento e precisam destacar-se para vencer as concorrentes.

Acreditamos que a tecnologia eficiente e segura é o segredo para um desenvolvimento sólido e duradouro e, assim, investimos na melhoria constante do EDI. Para isso, a Bsoft faz integração com diversas empresas, como a Contmatic, a Alterdata, a Exactus, a SCI Sistemas, a Domínio Sistemas, a EBS Cordilheira, a Questor Sistemas, a Folhamatic Contábil e a Prosoft.

Portanto, além de todos os benefícios já mencionados, ao firmar parceria com a Bsoft, sua transportadora contará com o suporte qualificado de uma empresa sólida e que sabe do que você precisa para crescer.

O uso de tecnologia, em especial, do EDI de contabilização, é essencial para que a cadeia de suprimentos atue de forma otimizada e integrada. Por meio desse recurso, as transportadoras conseguem trocar informações contábeis com seus parceiros e clientes, operando de forma mais eficiente e segura. Por isso, não perca mais tempo e modernize seus processos para desfrutar de mais um diferencial competitivo no mercado.

Ainda tem dúvidas sobre o assunto? Quer contratar esse recurso para sua empresa? Entre em contato com nossa equipe agora mesmo!