7 passos para otimizar a emissão de CT-e em sua transportadora

A emissão de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é uma das principais atividades das empresas de transporte de cargas. Como o nome evidencia, é um documento expedido exclusivamente por meio eletrônico, que visa dar garantia jurídica às operações de transporte.

Para reduzir a burocracia, tornar os processos mais ágeis para as empresas e aumentar a segurança, o governo tem se empenhado em fazer mudanças. Sua última versão, o CT-e 3.0, passou a substituir, conforme informação da Secretaria da Fazenda (Sefaz), diversos documentos, como:

• Conhecimento de Transporte de Cargas: rodoviário (modelo 8), aéreo (modelo 10), aquaviário (modelo 9) e ferroviário (modelo 11);
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte (modelo 7) e de Transporte Ferroviário de Cargas (modelo 27).

Em virtude de sua importância, a emissão e o preenchimento do CT-e devem ser tratados como prioridade pelas empresas. Diante disso, este artigo apresentará 7 dicas para tornar o processo de emissão e preenchimento mais eficiente. Acompanhe!

1. Utilize um software de gestão de transporte e de emissão de CT-e

É importante destacar que o CT-e é um documento totalmente eletrônico e, obrigatoriamente, a sua emissão só é possível diante de uma conexão com a internet. Logo, possuir um bom equipamento e um plano de internet é vital.

Além disso, o processo para conseguir o documento é trabalhoso e exige o preenchimento minucioso de uma série de dados. O mais recomendado, portanto, é adotar um software de gestão de transporte e emissão para garantir a eficiência nessa atividade.

A ferramenta já vem preparada para atender a todas as necessidades e facilitar o trabalho da empresa na parte burocrática. E, como os parâmetros são predefinidos, a chance de erro é mínima e o processo se torna instantâneo.

Sem contar que o sistema armazena todas as informações de carga e de clientes, automatizando todo o processo de emissão!

2. Escolha um software multiplataforma

A agilidade nas respostas é um dos principais pilares dos negócios modernos. Ter acesso às informações e poder efetuar operações de qualquer lugar e hora é fundamental.

Dessa forma, o primeiro fator para otimizar a emissão do CT-e é utilizar um software que esteja hospedado na nuvem e que possa ser acessado on-line, por meio de qualquer navegador. Essa opção permite que uma pessoa, previamente autorizada, acesse o sistema por meio de um notebook, tablet ou celular e emita o documento de onde estiver, bastando ter acesso à internet.

Outra vantagem de contar com um sistema multiplataforma é que a sua empresa não será obrigada a utilizar um determinado sistema operacional, podendo usar ou personalizar o seu próprio para aumentar o desempenho das máquinas, da rede e da equipe, conseguindo maior performance na geração dos arquivos.

3. Evite erros de digitação

Depois de acertar na escolha do software, é hora de entrarmos na parte prática — e é nesse momento que a atenção deve ser redobrada, para evitar erros e informações equivocadas. Um deslize, e o documento pode não ser autorizado.

É importante evitar falhas de digitação, como:

• números errados;
• intervalos inexistentes;
• espaços sem preenchimento;
• dados equivocados da empresa.

A Sefaz realiza um processo de validação na entrega do CT-e, e só libera o documento depois da conferência de todas as informações preenchidas corretamente.

4. Verifique se cumpre todos os requisitos

Para conseguir realizar a emissão de CT-e, é preciso atender uma série de requisitos, entre os quais podemos citar:

• credenciar-se à Sefaz de seu estado;
• estar em dia com a Receita Federal e a Sefaz;
• ter certificado digital;
• fazer ajustes no software, caso necessário;
• homologar o sistema no ambiente de teste da Sefaz;
• conseguir autorização da Sefaz para emitir o CTe no ambiente de produção.

Um detalhe importante a ressaltar é que, se a empresa tem filiais em vários estados e elas também emitirem o documento, será necessário cadastrar cada uma delas. Por isso, é preciso ficar atento para que todas atendam aos requisitos e você ganhe tempo na emissão do CT-e.

É importante frisar que para empresas que precisam emitir o CTe OS (conhecimento de transporte eletrônico para outros serviços), ainda é preciso verificar se a empresa tem o CNAE habilitado para o transporte de pessoas, valores ou excesso de bagagem.

5. Faça todas as parametrizações necessárias

Como sabemos, o nosso país é repleto de burocracia e você deve levar em conta tudo o que for necessário na hora de realizar as parametrizações no software.

Uma atitude comum é criar apenas os parâmetros necessários para o momento. No entanto, se todos os parâmetros não forem preenchidos, esse processo pode inviabilizar alguma operação futura ou gerar retrabalhos.

Portanto, certifique-se de que todos os dados estejam corretos (como o regime de tributação e informações dos clientes e produtos). E lembre-se de que a forma como as parametrizações são realizadas pode impactar diretamente a empresa no quesito fiscal.

6. Certifique-se de que o software é seguro

A segurança das informações é essencial para otimizar a emissão de CT-e. O sistema deve ser estável, estar sempre disponível na rede, contar com criptografias e outras formas para evitar que os dados sejam roubados.

Além disso, ele deve ter ferramentas para armazenamento de dados em nuvem e exportação para análises. Contar com um sistema de busca eficiente também é importante para localizar informações sobre clientes ou carga.

7. Faça integração com outros sistemas

Para otimizar ainda mais o processo de emissão, minimizar as possibilidades de erro e ganhar mais agilidade no processo, é preciso que a ferramenta escolhida tenha a capacidade de se integrar com outros sistemas.

Desse modo, é possível capturar as informações necessárias para responder o CTe de outras fontes e preenchê-los automaticamente. Um exemplo é usar a chave de acesso no DANFE para preenchimento automático com as informações reais da Nota Fiscal Eletrônica.

Um exemplo dessa aplicação nos sistemas é o nsdocs, uma ferramenta que torna a emissão do CTe muito mais ágil e confiável. Por intermédio de uma prévia importação dos XMLs – seja por envio intencional ou por importação automática das notas, diretamente na SEFAZ – o Bsoft Docs armazena todos estes arquivos XML em um portal online. Através da integração com os sistemas Bsoft, é possível importar a nota fiscal para o CTe, preenchendo todos os dados de remetente, destinatário e informações sobre a nota fiscal eletrônica automaticamente, e em poucos segundos. Depois, basta apenas informar o valor do CTe e realizar a validação, poupando grande quantidade de tempo.

Como podemos ver, seguir corretamente os passos para a emissão de CT-e é de extrema importância para as transportadoras.

Utilizar o documento significa que a Sefaz está de acordo com a prestação de serviço da empresa e todos os seus detalhes burocráticos. Isso evita dores de cabeça, como as multas, e traz tranquilidade para os prazos das operações.

Então, adote as dicas apresentadas, otimize a emissão, evite riscos desnecessários e aumente as vendas! Se você gostou deste artigo e quer ficar atualizado com nossas publicações, aproveite para seguir nossas páginas nas redes sociais! Estamos no Facebook, LinkedIn, Twitter e YouTube.