Como fazer um bom relatório de gestão de transportes

Uma das formas mais constantes de compartilhamento de informações sobre o desempenho de um negócio é por intermédio da divulgação de relatórios gerenciais. A atividade de consolidação de dados requer conhecimento profundo sobre o comportamento do setor e do mercado. Com isso, é possível identificar desvios e tendências que ajudam a compor o planejamento na gestão de transportes.

Esse instrumento é utilizado para avaliar a performance logística, bem como monitorar o andamento das metas estabelecidas para o setor.

Para garantir que a execução das tarefas está em perfeito alinhamento com os objetivos organizacionais, é preciso oferecer as ferramentas adequadas para a produção de relatórios. Isso aponta a necessidade de sistemas de gestão de transportes e profissionais capacitados para a área de transportes.

Por essa razão, este artigo tem sugestões para orientar o gestor sobre a elaboração de relatórios e obter melhores resultados.

A importância de um relatório gerencial

Os últimos anos têm sido importantes para solidificar o papel estratégico da logística dentro das organizações. Seu principal impacto está ligado à etapa de abastecimento e distribuição da cadeia de suprimentos.

O gerenciamento dos indicadores dessa área merece cuidado para comunicar os resultados de forma clara, expor quais atividades requerem ações de melhoria e quais processos precisam ser revisados para atingir todo o potencial produtivo.

Os gestores também contam com os resultados presentes nos relatórios periódicos para acompanhar o andamento das metas departamentais, atendimento do planejamento financeiro e a tomada de decisões no que se refere a investimentos e projetos.

Os componentes de um relatório de transportes de qualidade

Objetividade e clareza são as palavras-chave no que diz respeito aos controles da empresa e à divulgação dessas avaliações.

É preciso identificar o público para o qual os relatórios se destinam e avaliar o nível de detalhe exigido para reportar a situação vigente do negócio. Essa medida ajuda a definir quais são as informações essenciais e quais são secundárias.

Assim, o gestor não tem de lidar com um grande volume de documentos que não têm relação direta com o seu processo ou que não pertencem à sua área de atuação.

A linguagem escolhida também tem peso na elaboração de um diagnóstico. A utilização de termos técnicos e siglas pode tornar a leitura exaustiva e limitar a compreensão. Por isso, opte por uma redação de fácil entendimento e valorize os recursos gráficos.

Os softwares de gestão de transportes utilizados contribuem para integrar e organizar as informações de diversos setores, abrangendo, assim, toda a organização. A automatização de processos é um fator relevante para otimizar o tempo e evitar a erros causados pela intervenção manual.

As etapas da construção de relatórios

Valorizar a transparência e aumentar a visibilidade do processo de planejamento na gestão de transportes são uns dos principais motivos que justificam a elaboração e divulgação de relatórios gerenciais.

Por essa razão, o seu objetivo é disponibilizar aos gestores da companhia elementos referentes ao progresso da operação logística.

Para construir um relatório de qualidade, o profissional responsável deve passar por três etapas. São elas:

1. Levantamento de dados

Em geral, as empresas optam por fazer uso de sistemas de gestão de transportes devido à confiabilidade para lançar as rotinas referentes às atividades logísticas. Porém, as planilhas eletrônicas ainda são muito utilizadas, mas a possibilidade de erros é maior.

Nessa fase inicial, é requerida a consulta aos arquivos presentes no sistema, tais como o volume de entregas por período, os custos operacionais e o total de mercadorias que saíram do armazém.

2. Consolidação dos arquivos

É preciso converter os dados brutos de seu formato inalterado para tabelas que permitam o manuseio e a adaptação. Ao final dessa etapa, o grande volume de registros deverá ser transformado em informações claras e objetivas.

Além disso, há a necessidade de padronizar os procedimentos e rotinas para a construção dos relatórios, de modo que qualquer integrante da equipe possa compreender e reproduzir o mesmo conteúdo.

3. Apresentação dos resultados

Cada aspecto referente à área de logística precisa de formas diferentes de apresentação. Assim, é fundamental identificar qual é o meio mais adequado para cada caso.

Os gráficos de colunas e em barras são ideais para transmitir a percepção de evolução ao longo do tempo considerando duas variáveis e permitem, ainda, a comparação com períodos anteriores. Já os gráficos de linha podem representar diversas variáveis, bem como determinar se há uma tendência de queda ou elevação nos resultados.

Gráficos em formato de pizza funcionam bem para a demonstração de estatísticas proporcionais, como a distribuição da entrada de receitas por departamento.

A transmissão dos resultados em formato de tabelas simplificadas também ajuda a ilustrar a situação atual sem perder a objetividade.

É necessário conhecer os critérios avaliados para interpretar os resultados obtidos. Por isso, os principais tipos de controles presentes em relatórios do planejamento na gestão de transportes são:

• valor dos produtos em estoque;
• movimentações do estoque (entrada e saída);
• número de entregas realizadas por período;
• entregas concluídas dentro do prazo e em atraso;
• índice de devolução de mercadorias;
• casos de multas e apreensão de mercadorias e veículos por irregularidades no transporte.

A escolha do melhor sistema de gestão de transportes

As necessidades de automatização variam conforme o porte do empreendimento, a quantidade de veículos que compõem a frota e o volume de transações realizadas mensalmente. Essas informações são importantes para ajudar a dimensionar quais serão os recursos exigidos para implantar um sistema de gestão.

O cotidiano de uma transportadora requer a emissão de diversos documentos para proceder com o transporte de forma lícita. O principal deles é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), um arquivo cujo intuito é comprovar a prestação de serviços de transportes de carga.

O controle fiscal também representa um fator relevante, pois a empresa deve arcar com os impostos referentes à circulação de mercadorias em rotas interestaduais e comprovar o seu pagamento.

Para atender a demanda da operação de transportes é possível contar com softwares de rastreamento, roteirização do trajeto de entrega e ferramentas personalizadas.

Além da experiência com o desenvolvimento de software para o transporte rodoviário, é preciso contar com serviços adicionais. Além de focar nas necessidades do cliente e oferecer preços acessíveis, é fundamental dispor de:

• profissionais capacitados;
• equipe de suporte;
• consultoria especializada;
• agilidade na solução de problemas.

A administração deve estar comprometida com o planejamento na gestão de transportes, fortalecendo as equipes responsáveis para favorecer o atendimento das demandas de controle.

Como consequência, a avaliação do desempenho da organização auxilia na criação de estratégias empresariais e de vantagens competitivas. Essa prática contribui para planejar o futuro do negócio e prosseguir rumo ao sucesso.

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