Nota fiscal em contingência: entenda o que é e como usar

A nota fiscal eletrônica é um dos mais importantes documentos fiscais para uma empresa. Para a maioria delas, a emissão é obrigatória e pode ser realizada através de um software específico de gestão fiscal, que deve se conectar diretamente com o site da Sefaz.

Neste post, falaremos de uma situação especial referente à emissão da NF-e. Trata-se da nota fiscal em contingência. Entenda o que é e como usá-la!

O que é nota fiscal em contingência?

A nota fiscal em contingência ou modo de contingência se refere à possibilidade de emitir o documento mesmo quando o software emissor não consegue se conectar com os webservices da Sefaz do Estado em que a empresa atua, que é chamada de Sefaz Origem.

Como o processo de venda do contribuinte não deve parar, o comprador (que também é contribuinte) precisa receber o produto. Para contornar o problema, existe a possibilidade de emitir a NF-e em modo de contingência.

O modo de contingência é aconselhável, portanto, quando o sistema está lento ou, quando o acesso à conexão está difícil ou impraticável.

Dessa forma, a emissão da nota fiscal não é realizada em tempo real, mas ainda assim o contribuinte não tem que esperar muito tempo para receber o documento — a espera longa pode gerar insatisfação.

Quais são os cuidados com a nota fiscal em contingência?

A nota fiscal em contingência é a emissão do documento sem prévia autorização do fisco. A única exigência é que a NF-e precisa ser transmitida à Sefaz no prazo máximo de 30 minutos depois da venda efetivada.

O modo de contingência só deve ser utilizado quando a operação normal não puder ser feita. O uso excessivo da nota fiscal em contingência pode atrair a atenção do fisco e despertar suspeitas. É importante lembrar que nem todos os estados permitem essa modalidade de emissão. Nos estados em que se usa ainda o Cupom Fiscal, a contingência acontece via SAT (um aparelho que documenta as transações comerciais).

Nessa forma de emissão, não é permitido cancelar e nem fazer a carta de correção. No caso da NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor eletrônica), o cancelamento já é permitido, mas a carta de correção ainda não é. O cancelamento deve ser efetuado antes de o produto ter sido enviado ao cliente, ou antes de completar meia hora desde que a Sefaz autorizou a emissão.

Quando a empresa recorre com muita frequência à emissão em modo de contingência, ela pode ter problemas como:

•  a nota fiscal em contingência deve ser enviada à Sefaz depois que tudo voltar ao normal, mas ela pode ser rejeitada e, consequentemente, causar retrabalhos e conflitos com os compradores;
•  as NF-es em contingência ficam disponíveis para consulta na página da Sefaz ou por meio de QR-Code, o que pode resultar em denúncias e queixas quando o documento não é identificado logo após a efetivação da compra;
• o gestor se arrisca a perder informações da nota fiscal até que esteja no sistema da Sefaz.

Por isso, se recomenda aplicar o modo de contingência em casos extremos, que realmente causem comprometimento à empresa. Em situações mais amenas, é melhor aguardar que o sistema se normalize para emitir a nota fiscal em tempo real.

Como se dá a emissão da NF-e em contingência?

O modo de contingência se dá da seguinte forma:

1. tentativa de emissão: a NFC-e nº 20 é direcionada à Sefaz e problemas de natureza técnica impedem a operação (no modo de contingência, não se permite usar o mesmo número de documento enviado para a Sefaz no modo normal para que não haja duplicidade — sendo assim, o modelo de contingência é o nº 21);
2. emissão offline: a NFC-e é emitida em contingência (é possível armazenar o Danfe em duas vias ou fazer o armazenamento digital em lugar seguro; caso, na primeira tentativa, o serviço retornar à normalidade, o ideal é fazer o cancelamento da NFC-e nº 20; se não for efetivada a tentativa, é possível manter a numeração usada na emissão offline);
3. transmissão da NFC-e: após a resolução do problema técnico, a NFC-e é enviada à Sefaz para autorização.

Quais são as modalidades de contingência?

Conforme registrado no Manual da Contingência (Portal da Nota Fiscal Eletrônica), há três modalidades de contingência:

1. Formulário de Segurança (Papel Moeda);
2. Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN);
3. Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC).

Formulário de Segurança (FS)

A emissão do Danfe em FS deve ser usada apenas quando o ambiente do contribuinte não obtiver conexão com a Sefaz Origem, nem com as demais opções de contingência (DPEC e SCAN). Isso decorre de algum transtorno no link de internet do contribuinte ou quando a Sefaz Origem, o SCAN e o DPEC se apresentam indisponíveis ao mesmo tempo.

SCAN

Trata-se de um ambiente parecido ao da Sefaz Origem. É outra estrutura de webservices, com a finalidade de realizar o recebimento e a autorização das NF-es.

O SCAN foi desenvolvido para prestar suporte às autorizações da nota fiscal eletrônica durante a indisponibilidade da Sefaz Origem (manutenções) ou quando a Sefaz pedir sua ativação.

DPEC

DPEC é um segundo ambiente online que dá suporte à nota fiscal em contingência. Essa modalidade não autoriza a nota fiscal eletrônica, mas declara que o documento precisou de emissão no modo de contingência. Está sempre em atividade e a empresa contribuinte pode solicitá-lo todas as vezes em que não obtiver conectividade com o Sefaz Origem.

A decisão pela nota fiscal em contingência está a cargo da empresa contribuinte. Quando fica identificado o problema na conexão, a empresa pode optar pelo modo de contingência ou esperar até que a situação se normalize.

Se ainda possui dúvidas com relação à emissão em contingência, confira o vídeo disponível em nosso canal no Youtube:

É importante dispor de um software emissor que contribua na tomada da melhor decisão. O software da Bsoft oferece funcionalidades diversas para ajudar o gestor, inclusive a emissão de documentos fiscais como <astyle=”color: #4F97E4;” href=”https://blog.bsoft.com.br/blog/cte-multimodal” target=”_blank” rel=”noopener noreferrer”>CT-e, NF-e, NFS-e e MDF-e. Também permite o uso em modo de contingência.

Já emitiu notas fiscais em modo de contingência? Que modalidade utilizou? Ainda não encontrou o software de emissão ideal, que se adéqua às necessidades de seu negócio? Então, aproveite para entrar em contato conosco e conhecer melhor nosso produto. Teremos a maior satisfação em tirar todas as suas dúvidas!