Emissor de CTe: o que considerar ao escolher esse sistema

O CTe é um dos documentos fiscais mais importantes para o setor de transporte. CTe é o Conhecimento de Transporte Eletrônico, cuja emissão e cujo armazenamento ocorrem de forma totalmente digital.

É muito importante fazer a correta emissão desse documento. Daí a importância de escolher um sistema de emissão confiável. Para ajudar você, escrevemos este artigo. Leia e veja o que considerar ao escolher um emissor de CTe!

O que é emissor de CTe?

O emissor de CTe é um software cuja função é emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe), um documento digital que pode substituir outros documentos fiscais:

• Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
• Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
• Conhecimento Aéreo, modelo 10;
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, se for usada para o transporte de cargas.

Qual é a importância do emissor de CTe?

O emissor de CTe ajuda a reduzir o uso de papéis, além de reduzir erros e tornar os processos mais ágeis. Dessa forma, a rotina de emissão de documentos fica mais fluida, já que os dados podem ser importados de outros documentos eletrônicos, como as NFe dos produtos para transporte, por exemplo.

A presença de um emissor de CTe confere maior capacidade à empresa para atender aos clientes. O software simplifica rotinas que envolvem muitos profissionais ou que exigem a consulta a diferentes bancos de dados. Consequentemente, os erros e o total de vezes que uma atividade é feita diminuem.

Além de permitir o cumprimento da lei, o emissor garante transparência nas atividades de compra/venda e facilita a gestão dos administradores, incluindo o fisco.

Após emitir o CTe, a empresa de transporte envia ao cliente o arquivo XML. Isso facilita a escrituração fiscal e permite ao cliente armazenar o documento fiscal pelo período de cinco anos, conforme determina a lei.

Quais são os tipos de emissor de CTe?

Quando o transporte é de cargas, o emissor é de CTe. Em se tratando de transporte de passageiros (fretamento), bagagens em excesso e valores, o emissor é de CTe OS modelo 67.

O emissor de CTe e o emissor de CTe OS podem ser independentes ou integrados. No primeiro caso, eles costumam ser mais simples de usar visto o sistema estar focado apenas mesmo em emissões fiscais. O emissor integrado faz parte de um sistema de gestão de transporte (TMS), um software mais amplo e com diferentes funcionalidades, envolvendo a parte financeira e a parte operacional, ou seja, é uma boa solução para gerenciar transportadoras.

Se a preocupação da transportadora é apenas emitir CTe é possível contar com um emissor mais simples, no entanto, se o interesse é controlar vários aspectos da operação aí a melhor alternativa é contar com um sistema completo.

Como escolher o emissor de CTe?

Desde 2017, a Sefaz deixou de disponibilizar o emissor de CTe gratuito. Desde então, as empresas precisaram adquirir seu próprio software de emissão. Daremos algumas dicas para você fazer uma boa escolha:

Conheça as necessidades de sua empresa

Um primeiro passo é conhecer sua empresa e as necessidades dela. Algumas perguntas podem ser valiosas nesse sentido:

• qual é o porte da empresa e a quantidade de emissões fiscais por mês?
• qual é o seu orçamento?
• você conhece seu fator de crescimento?

Para não desperdiçar recursos, é importante saber o número médio de emissões do documento que acontecem mensalmente. Assim, você pode comparar essa quantidade com a quantidade de emissões mensais que um determinado emissor de CTe permite. É um cuidado importante por duas razões:

• a empresa não terá dificuldades em emitir determinada quantidade de CTes além do que o fornecedor de sistemas permite;
• a empresa não desperdiça dinheiro com emissões que sobram, quando poderia optar por um plano mais vantajoso.

Avalie o suporte ao cliente

Um suporte que é ilimitado e permanente atende aos problemas e dúvidas do cliente de forma ágil e eficiente. Ele ainda atende no momento em que é solicitada a ajuda, ou seja, a transportadora recebe auxílio quando o problema aparece, para solucioná-lo com eficácia no menor tempo possível. Além disso, o suporte é um aliado crucial para ajudar os usuários a explorar a ferramenta da melhor forma.

Conheça as funções e os recursos disponíveis

Imagine um sistema de emissão que demora muito tempo para emitir o documento. Isso não é muito bom, concorda?

Por isso, vale a pena investir em um sistema que emita o documento fiscal com rapidez, com recursos que conferem agilidade a essa operação (preenchimento dos campos feito automaticamente, importação de arquivos XML e outros).

Outros recursos importantes são: Cancelamento do CTe, CTe substituto, Carta de Correção, CTe Anulação, CTe Complementar para valor e ICMS.

Avalie a usabilidade do sistema

Nesse sentido, vale a pena escolher um sistema que apresente uma interface intuitiva e amigável, fácil de usar, pois esse aspecto também vai ajudar a reduzir o período de emissão. Isso é importante, visto que ao longo do tempo a sua empresa provavelmente terá novos funcionários atuando e tendo que aprender a lidar com a ferramenta contratada.

Confira o nível de segurança

Avalie também se o emissor de CTe conta com ferramentas que possibilitem o armazenamento seguro dos dados. Assim, mesmo que a infraestrutura de TI fique comprometida, a organização conseguirá manter os registros seguros.

Certifique-se de que existe integração com a nuvem

Por meio da computação na nuvem, a empresa reduz custos, consegue operações com mais mobilidade e ferramentas com mais escalabilidade. Com esse tipo de sistema você acessa de qualquer lugar e não fica preso ao escritório da empresa para emitir ou resolver problemas nos documentos fiscais.

O emissor de CTe integrado à nuvem usufrui dessas vantagens e ainda permite que rotinas sejam flexibilizadas e que haja ganhos de produtividade e segurança.

Confira se é possível fazer integrações com outros serviços

Mesmo que o emissor contratado seja focado em emissões fiscais é importante conferir se ele possui integrações com outros serviços cruciais como, por exemplo, geração de boletos, averbação eletrônica no seguro e importação automática de notas de transporte.

Poder integrar com uma ferramenta que faz importação automáticas de notas de transporte que contém o CNPJ da transportadora, por exemplo, faz muita diferença na agilidade das emissões de CTe. Pois, não é preciso trabalhar com importação de arquivos isolados em diversas pastas. Além disso, muitos dados do CTe serão preenchidos de forma automática importando informações dessas NFes.

Para encerrar, vamos citar os dados que devem ser preenchidos durante a emissão do CTe: remetente, destinatário, informações da nota fiscal, dados do veículo e do motorista, valor da prestação do serviço e dados de impostos. Após o correto preenchimento, o emissor de CTe vai gerar o DACTe, versão resumida do CTe, que deve acompanhar o motorista durante o transporte.

Agora, aproveitando o tema de nosso artigo, aproveite para saber mais sobre o Conhecimento de Transporte eletrônico. Confira o que é, para que serve e se a sua empresa deve emitir o CTe!