Tudo o que você precisa saber sobre o custo operacional em uma transportadora

Organizações buscam constantemente reduzir despesas para melhorar sua competitividade no mercado. Esses custos incluem todo o dinheiro envolvido para realizar suas atividades. Entre eles, o custo operacional é um dos maiores gastos, especialmente das transportadoras. Também chamado de custo indireto, ele destina-se apenas a manter a corporação na sua condição de atividade.

Por não serem entendidos como investimento, muitas vezes são recebem o devido cuidado durante a escolha de estratégias para alocação de recursos. Eles basicamente são ligados ao funcionamento da organização, por isso, contêm muitas variáveis em jogo. Nesse sentido, um sistema de gestão pode auxiliar no redirecionamento de despesas, uma vez que ele age automaticamente para otimizar todos os processos da organização.

Neste post, vamos apresentar tudo o que você precisa saber sobre custo operacional em uma transportadora. Quer conhecer as melhores estratégias e os benefícios de adotá-las? Veja a seguir 7 dicas para reduzir essa variável e por que investir em um bom software de gestão para atingir a meta do seu negócio. Acompanhe!

Qual é a importância de estabelecer estratégias para reduzir o custo operacional?

Para as empresas se manterem no mercado de forma competitiva, é interessante que haja sempre inovação e crescimento. No entanto, esse crescimento não depende apenas do seu saldo positivo, mas também da boa aplicação das despesas utilizadas para realizar seus serviços e manter a organização em funcionamento.

Os custos em logística existem antes de qualquer operação, isto é, antes que os veículos realizem o transporte das mercadorias. O investimento inicia-se no momento de adquirir a frota de veículos e se estende às manutenções, obrigações tributárias e abastecimento, por exemplo. Porém, há custos que podem ser revistos e minimizados, que influenciam diretamente no lucro da organização.

Muitos gestores não conseguem reduzir o custo operacional de sua empresa, pois não têm informações suficientes para tanto, ou mesmo não destinam tempo e investimento nessa etapa. Porém, a lacuna entre uma organização competitiva no mercado e qualquer outra está na redução dessas despesas.

Por isso, faz-se muito importante adotar as estratégias corretas e ter um diferencial competitivo perante a outros negócios do ramo. Citando as melhores delas, estão as soluções oferecidas pela tecnologia. Softwares são capazes de eliminar as falhas humanas — ao automatizar rotinas e processos — e, assim, aumentar a precisão das tarefas.

A questão fundamental nesse cenário é pensar em racionalizar todos os processos da logística. Dessa forma, o gestor deve pensar em desenvolver estratégias que promovam um transporte de carga mais eficiente. Muitas vezes, pequenos ajustes pontuais podem fazer toda a diferença para o resultado.

A otimização do uso de recursos, de forma ágil e eficiente, proporciona economia de tempo e elimina gastos desnecessários. Nesse sentido, a tecnologia permite identificar quais setores da empresa necessitam de mais atenção e onde se deve investir para melhorar a produtividade e controlar o custo operacional.

Entre as estratégias disponíveis, existe algo em comum: o benefício da tecnologia para melhorar essas rotinas. O sistema de gestão é uma ferramenta que traz confiabilidade aos dados, por apresentar um baixo índice de erros. A automação dos processos organiza e agiliza o fluxo interno de informações. Por fim, isso pode ajudar na expansão da sua empresa de forma segura.

Quais as estratégias para essa redução?

Por meio do planejamento estratégico, aliado a um sistema de gestão de transporte e ao gerenciamento de riscos na logística, é possível aderir às melhores estratégias para a sua empresa. As soluções para a redução de custo operacional são múltiplas e contemplam ações simples.

Entretanto, cortar custos da empresa exige cautela e planejamento. O gestor tem de certificar-se se essa ação é interessante para o momento atual da corporação e se não corre risco de diminuir a produtividade dos funcionários e a eficiência das atividades. Confira abaixo quais são as estratégias que devem ser consideradas e como implantá-las.

1. Centralize as informações

Inovar requer encarar desafios e realizar escolhas inteligentes. A ideia de adotar um sistema de gestão promove a centralização das informações. Ao passo que os dados são gerados automaticamente por meio de um software, as informações estão sempre atualizadas e unificadas em uma plataforma. Quando for necessário conferir algum processo do transporte de carga, o gestor tem em mãos todas as tarefas da empresa no mesmo local.

Dessa forma, ele deve se atentar para a tecnologia adquirida. Um bom sistema de informação garante uma transmissão segura de todos os processos do seu negócio, evitando erros e interrupções no fluxo desses dados. Por isso, prefira sistemas que realizem esse procedimento de maneira automatizada e ofereçam suporte técnico.

2. Integre as operações

A partir do momento em que as informações da transportadora estão centralizadas em uma única plataforma, é possível realizar diversas análises integrando diferentes setores. Isto é, o sistema permite que as operações, antes observadas separadamente, possam ser avaliadas concomitantemente e sob a mesma ótica.

E como isso ocorre? A tecnologia empregada em softwares de gestão é capaz de realizar a sua integração com aqueles já utilizados na transportadora, permitindo o compartilhamento de informações entre diferentes setores e a comparação de dados de forma ampla.

A grande vantagem dessa integração é a automatização de todo o processo, quando essa etapa deixa de sofrer a intervenção humana para ser lida pelo software. Assim, os processos são finalizados com mais agilidade, reduzindo custos e aumentando a produtividade.

3. Faça a conferência dos produtos

A logística de transporte envolve muitas operações com informações detalhadas. Para reduzir o custo operacional da empresa, pode-se optar pela automatização utilizando recursos avançados. Isso é especialmente útil para a conferência de produtos transportados.

Você deve entender o trabalho que dá conferir todas as informações manualmente, não é? Leva-se muito mais tempo e ainda pode ocorrer erros ou enganos nesse processo. Novamente, um sistema de gestão contém a ferramenta certa para contabilizar os produtos rapidamente e com segurança.

4. Ofereça treinamentos aos colaboradores

Todo gestor deve ter em mente que os funcionários de sua empresa são os principais responsáveis pelo seu sucesso, juntamente às tomadas de decisão. Os resultados só podem ser positivos quando as pessoas estão cientes de suas obrigações e sabem executar suas tarefas corretamente, de forma padronizada.

Logo, de nada adianta ter um sistema robusto e otimizado se os funcionários não sabem adotar as estratégias e não conseguem atingir as metas propostas. A explicação para isso é que a capacitação promove mudanças nos métodos de trabalho, portanto, melhorias no processo como um todo.

O aumento da produtividade dos funcionários reflete diretamente no lucro das empresas. Quando se têm colaboradores treinados, os processos tornam-se mais rápidos, ágeis e eficientes. O que economiza recursos, como horas trabalhadas que poderão ser investidas em mais trabalho.

O investimento em treinamento e educação de profissionais de logística garante que eles sigam padrões e métodos, seguindo as melhores práticas do mercado. A implementação dessas rotinas facilita as tarefas executadas. O resultado é: mais foco, rapidez e produção, com um menor uso de tempo e recursos.

Ademais, oferecer capacitação à equipe de trabalho é imprescindível para a segurança e, então, para a qualidade de seu serviço. Quanto aos motoristas, educação no trânsito pode evitar acidentes, perdas materiais e humanas, além de multas por infrações. Um treinamento focado em direção defensiva e responsabilidade no trânsito deve ser realizado periodicamente.

A eficiência do transporte de mercadorias também pode ser discutida no quesito de consumo de combustíveis. Adotar boas práticas na condução de caminhões garante a economia de diesel e o prolongamento da vida útil do veículo. Quem trabalha no setor de serviços conhece a dimensão de todos esses custos para a transportadora, sim? Por isso, não se esqueça de maximizar a eficiência das tarefas de seus colaboradores.

5. Tenha um bom planejamento de rotas

Uma grande parcela dos custos operacionais de uma transportadora está ligada ao uso do veículo, à distância percorrida por ele e ao consumo de combustível. Ao se falar em minimização de custos, deve-se pensar no uso eficiente de recursos do veículo, ou seja, no planejamento e na escolha de rotas.

Em um primeiro momento, realizar a otimização de rotas em logística garante a redução das despesas, por conseguinte, maior rapidez nas entregas, poupando a vida útil do caminhão. Para tanto, a tecnologia de sistemas de gestão de transporte pode auxiliar nessas decisões com o uso de mapas inteligentes.

A finalidade desse planejamento está em traçar caminhos mais curtos, isto é, que exijam uma menor distância percorrida, desde que sejam acessíveis, seguros e eficientes. Mas os softwares garantem mais um benefício: a geolocalização dos veículos permite o monitoramento, em tempo real e durante todo o percurso do veículo que está transportando a carga.

Ao reduzir a distância percorrida pelo veículo, o quilômetro rodado também diminuirá. Nesse caso, a otimização das rotas proporcionará a minimização das despesas, portanto, dos custos quanto à precificação do frete.

Os recursos tecnológicos também ajudam no controle dos funcionários por parte do gestor. É possível verificar se os condutores estão utilizando as melhores práticas para dirigir para não comprometer a segurança do motorista e da carga e, assim, a saúde financeira do seu negócio. Por fim, de quebra, o sistema vem com um recurso para gerenciamento de riscos na logística.

6. Planeje o abastecimento

Os custos com o abastecimento dos veículos são derivados das rotas escolhidas, pois sofrem influência da distância percorrida, da condição do pavimento e da infraestrutura da estrada. Entretanto, nos últimos anos, vê-se um aumento constante no valor dos combustíveis. Por esse motivo, um abastecimento bem planejado também depende da otimização das trajetórias.

Como em outras áreas da logística, o custo para abastecimento dos veículos inclui gastos fixos e variáveis. Estes têm um peso significativo no cálculo do transporte para longa distância, enquanto aqueles fazem muita diferença em trajetos mais curtos.

Além disso, o consumo pode estar sendo influenciado pelos hábitos do motorista, como pisar muito fundo no pedal do freio, não calibrar os pneus e colocar o veículo em ponto morto. Dessa forma, é essencial o monitoramento de gastos e uso do veículo pelo gestor. Ainda, ele deve procurar bons fornecedores de combustível.

7. Mantenha a manutenção dos veículos em dia

Uma boa prática a ser adotada para reduzir custos na frota é a realização de manutenção periódica nos veículos. Caminhões são transportes que rodam mais, por isso, apresentam maior desgaste em relação a veículos de passeio, por exemplo. Isso também se reflete em um maior consumo de combustível.

Ter a manutenção dos veículos em dia envolve dois tipos de reparos: a preventiva e a corretiva. A primeira diz respeito à verificação do veículo que não apresenta problemas, em períodos estipulados, para aumentar a vida útil do caminhão e evitar as manutenções corretivas. Ela tem por objetivo manter as condições de funcionamento do carro, em que são trocadas peças, insumos e há a inspeção dele.

A manutenção preventiva ainda provoca a redução no número de acidentes entre os veículos da transportadora e os de terceiros. Um caminhão com pneus bem calibrados, com troca de óleo em dia e com verificação das pastilhas de freio, por exemplo, é mais seguro. Afinal, isso reduz os riscos de provocar ou se envolver em conflitos e gerar atrasos na entrega.

Já a manutenção corretiva deve ser minimizada, pois seus custos são mais onerosos para a transportadora. A questão é que, quando um veículo está em manutenção, ele não gera receita. Isto quer dizer que, além das despesas com os reparos no veículo, ele ainda deixa de gerar lucro para o negócio. Logo, para que os serviços sejam faturados, o veículo deve estar disponível.

Ter uma frota funcionando em ótimo estado garante a eficiência das entregas, com disponibilidade de caminhões para se deslocar sempre que for necessário. Se estiverem em mau estado, eles consomem mais combustível e emitem mais poluentes. E quando falamos em rotas, novamente, sua escolha de forma adequada permite um melhor aproveitamento de componentes mecânicos dos caminhões, com custo reduzido.

Investir em um sistema de gestão para logística também se torna importante para essa questão. O software permite a criação de um calendário de manutenções e o acompanhamento das atividades de maneira inteligente. A tecnologia é vantajosa por evitar gastos excessivos e manter a frota em dia.

Como um software contribuirá para reduzir o custo operacional?

As vantagens de utilizar a tecnologia a favor da gestão de seu negócio são inúmeras. Aliás, muitas empresas contam com o suporte de softwares de gestão hoje em dia. Independentemente do tamanho de sua transportadora ou do setor que ela atende, é sempre interessante inovar no gerenciamento de serviços em busca do aumento da lucratividade. Para isso, você deve ter ciência de qual é o melhor sistema para transportadoras.

A propósito, um software de gestão de empresas também pode ser chamado de software de ERP — do inglês, Enterprise Resource Planning. De forma geral, ele tem como objetivo facilitar a gestão dos recursos da corporação, com base nos dados coletados pela própria empresa — como desempenho dos equipamentos, produtividade dos colaboradores, custos de energia e tempo, locais de alocação de recursos, entre outros.

A combinação de linguagens de programação mais robustas com inteligência artificial é variada, o que possibilita a criação de códigos para cada demanda do seu negócio e para a replicação de processos automaticamente. Nesse sentido, ele é capaz de realizar uma otimização desses processos, tornando as tarefas automáticas. Isso garante um melhor uso do tempo e maior precisão, bem como eficiência e economia.

Mas a questão principal é entender como tirar proveito desse tipo de programa computacional para reduzir o custo operacional da transportadora. Vamos adiantar o conceito básico por trás desses benefícios: o software tem como função principal identificar rotinas e processos que estão causando despesas desnecessárias para a sua empresa e, assim, diminuir ou até eliminar esses pontos negativos do processo. Veja com mais detalhes a seguir.

1. Diminui falhas operacionais

Diminuir o índice de falhas operacionais é um ponto importante para o gestor. As falhas humanas sempre vão ocorrer e, em geral, em maior quantidade que as mecânicas. Por essa razão, torna-se interessante investir na automação logística. Em troca, as organizações tendem a obter economia de tempo e recursos, pois já não é necessário refazer tarefas.

Esse benefício também é sentido na qualidade dos resultados. Menos falhas significam mais agilidade e, então, maior rapidez e precisão. Somado a isso, o aproveitamento consciente de matéria-prima e de mão de obra são sinônimos de eficiência e eficácia nos processos.

2. Gera relatórios completos sobre os custos

Um bom software de gestão corrobora para o controle e o monitoramento de contas a pagar e a receber. O relatório gerado e atualizado constantemente proporciona uma melhor visualização dos prazos e valores, para não incorrer em atrasos das contas — e que isso não prejudique o patamar financeiro da empresa.

3. Contribui para uma melhor tomada de decisão

Outra meta traçada por muitos gestores é a de reduzir o tempo de tomada de decisões, bem como torná-la mais precisa. À medida que a tecnologia permite centralizar as informações em uma interface única, os dados de clientes e fornecedores ficam integrados, portanto, as análises ficam mais rápidas e precisas.

Além disso, esses dados são atualizados automaticamente e armazenados na própria plataforma do programa. Isso evita gastos com dispositivos de armazenamento de informações digitais, já que sistemas certificados contam com a tecnologia em nuvem, o que também acelera a tomada de decisões. Principalmente, isso contribui para uma melhora na escolha dos próximos passos da corporação.

4. Identifica setores que precisam de melhoria

O acompanhamento integrado dos processos é capaz de promover a visualização centralizada em uma única plataforma de todos os setores da empresa. Quando analisados os dados conjuntamente, é possível identificar gargalos que impedem o aumento da produção ou áreas da empresa que necessitam de melhorias individuais.

Ainda, é possível identificar o setor de relacionamento com o cliente. Uma vez que o software registra dados dos clientes e os atualiza periodicamente, a empresa fica mais próxima a eles. Essa vantagem também é vista no setor de marketing, pois informações bem coletadas permitem estratégias de publicidade eficientes e bem direcionadas a quem nos interessa: o cliente.

5. Auxilia a produtividade dos funcionários

Já falamos sobre a integração de informações no software, não é mesmo? O que falta lhe contar é que essa otimização de dados favorece a interação entre gestores, colaboradores e funcionários. Sabe-se que trabalho em equipe é igual à cooperação, o qual gera satisfação e, consequentemente, aumenta a produtividade. Logo, não basta apenas contratar bons motoristas, é preciso torná-los mais produtivos para serem mais econômicos para a companhia.

6. Ajuda a identificar desperdícios

Hoje em dia, os desperdícios para as empresas representam dinheiro mal investido. Eles são vistos, por exemplo, quando se realizam compras sem uma pesquisa de preços e descontos, enquanto há fornecedores com melhores condições de entrega. Para driblar esse empecilho, o sistema armazena o registro histórico das operações, bem como organiza todas as informações sobre custos, despesas e investimentos.

7. Proporciona o controle tributário da empresa

Sobre a questão tributária da empresa, o investimento em um sistema de gestão é um ponto relevante para a melhora do uso do tempo e da produtividade dos funcionários, o que reduz o custo operacional e a utilização de recursos com tarefas burocráticas. Ele garante o controle de impostos por parte do gestor.

Porém, tão importante quanto o controle, encontra-se a tarefa da redução dos impostos. Para tanto, o sistema de gestão inclui o contato com consultores tributários, os quais realizam a administração de impostos a pagar, a fim de minimizar os custos com taxas e, assim, economizar dinheiro.

A adoção de estratégias para reduzir as despesas variáveis de uma empresa muitas vezes são complexas, especialmente quando o gestor não conhece os conceitos de planejamento e controle de riscos. Entretanto, as ações a serem tomadas podem ser simples e, se acompanhadas de um sistema de gestão apoiado em técnicos, factíveis.

Percebeu a importância de usar as estratégias certas para aumentar o seu diferencial competitivo? Reduzir o custo operacional da transportadora mantém a sua empresa em uma posição de destaque no mercado. Por isso, conte com um suporte especializado em softwares de gestão e elimine essa preocupação de sua rotina.

Gostou das nossas dicas para reduzir o custo operacional? Então, entre em contato conosco e conheça nossas soluções para gerenciamento de custos para empresas, como o software para controle de transportadoras.