Como escolher um sistema para transporte

Se você atua no setor logístico, certamente conhece as dificuldades e os desafios dessa área de transporte rodoviário de cargas. Lidar com demandas de frete, informações de cargas e outros dados em uma simples planilha do Excel é pouco produtivo — e é aí que entra o sistema para transporte.

Esse sistema veio para melhorar a gestão das diversas áreas de uma empresa que atua no transporte de cargas. Por isso, ele envolve desde o cumprimento de obrigações fiscais ao controle de dados sobre os veículos na estrada. Esse controle profissional da operação ajuda a superar problemas como atraso nas entregas  e outras adversidades que prejudicam a qualidade do serviço da sua transportadora.

Neste post, falamos sobre o sistema para transporte e todos os aspectos referentes a ele. Continue a leitura para ficar por dentro do assunto!

O que é um sistema para transporte?

O sistema para transporte, também chamado de sistema TMS, é um software capaz de direcionar seus serviços tanto para as transportadoras quanto para os embarcadores. As diversas funções desse tipo de recurso tecnológico permitem um controle profissional das operações de transporte. Além de  representar um ganho em agilidade há também a possibilidade de obter a cada passo uma visão do negócio, uma vez que é possível também acessar relatórios sobre os lançamentos efetuados no sistema.

Para os transportadores, o software facilita a gestão de frotas e dos fretes, colaborando para o entendimento mais efetivo das rotas que elas estão seguindo. Assim é possível planejar redução de custos e estratégias para maximizar entregas. Dessa forma, a opção de TMS precisa atender algumas demandas, como:

• cálculo do valor do transporte;
• gestão de separação e embarque de cargas;
• agendamento e acompanhamento dos envios;
• amplo controle sobre todas as demandas cotidianas.

Tudo isso se dá em um ambiente digital centralizado, que considera tanto os processos de transporte quanto aqueles voltados para a gestão da empresa.

Qual é a diferença entre um sistema TMS e um sistema WMS?

No ramo da tecnologia, é comum a utilização de termos e siglas que derivam do inglês, o que é o caso do TMS e WMS. A seguir, detalhamos melhor o significado de cada uma delas:

TMS

A sigla TMS vem de (Transportation Management System) e nada mais é do que um sistema específico para a gestão de transportes. Com um sistema como esse, é possível controlar toda a operação de uma transportadora, desde a coleta da mercadoria até a fatura enviada ao cliente após a prestação do transporte.

Além disso, um sistema para transporte também deve contar com a gestão de frotas, uma vez que cuidar da manutenção, despesas, vencimentos e outras demandas, pode ser bem exaustivo.

WMS

Já o WMS (Warehouse Management System) é voltado para a gestão de armazenagem. Por isso, o software pode ser utilizado por transportadores e embarcadores também. O WMS ajuda na organização e administração, e entradas e saídas, localizações, processo de embalagem, assim como a cobrança de armazenagem.

Cabe a você verificar qual deles faz mais sentido para a sua empresa e para as atividades nas quais está envolvido. Se a sua operação de transporte for em menor escala, talvez o TMS seja mais interessante. Logo, se a complexidade for maior, envolvendo mais etapas do processo logístico, pode ser mais atrativo usar um WMS.

Uma boa notícia é que grande parte dos sistemas disponíveis apresentam integração entre softwares, usando diversas tecnologias como o EDI.

Como escolher um sistema para transporte?

No momento de escolher um sistema para transporte, vários aspectos devem ser considerados. Confira!

Transmissão dos dados ao setor fiscal da companhia

As atividades dos transportadores resultam em dados fiscais fundamentais, sempre considerando os valores registrados tanto em notas fiscais quanto nos conhecimentos de transporte.

O sistema para transporte oferece automatização para cruzar informações, representando a garantia de valores corretos relacionados aos impostos vinculados ao transporte efetivo.

É crucial que esses sistemas consigam transmitir os dados com facilidade. O registro das atividades e os respectivos valores exatos são fundamentais para que os transportadores possam prestar contas e pagar seus tributos adequadamente, mantendo-se legalmente protegidos. Essa integração precisa ser prioridade na escolha de um sistema TMS.

Personalização das fórmulas de frete

As características dos fretes variam segundo a distância, o tipo de produto e os modais escolhidos, fazendo com que eles precisem ser calculados a todo momento. Embora seja muito comum, esse trabalho requer muito tempo, além de estar sujeito a erros quando feito manualmente.

Atualmente, é possível automatizar e personalizar essa tarefa. É fundamental que o transportador contrate um sistema para transporte, que permitirá a ampla personalização das fórmulas a serem calculadas, garantindo um trabalho fundamental e específico, que será entregue diariamente.

Custo-benefício do sistema para transportes

Ao avaliar o valor do software, considere todos os benefícios oferecidos, e não apenas o preço em si. Muitas vezes, uma plataforma barata pode sair caro por não oferecer qualidade nas funcionalidades oferecidas.

É fundamental analisar amplamente o sistema pretendido. Para que isso aconteça da melhor forma, o conceito de custo-benefício deve ser um requisito importante para a avaliação. Antes de escolher um software, verifique pelo menos estes dois pontos:

• se o valor cobrado por quem fornece o software é compatível com as funcionalidades que propõe;
• se as demandas que a sua empresa tem são atendidas pela solução.

Ampla automatização das tarefas

Os profissionais dessa área têm várias tarefas que se repetem, tomando muito tempo da equipe de gestão. Alguns exemplos são:

• solicitação de transportes;
• agendamento de embarques.

Sem um software que agilize tais demandas, perde-se muito tempo com as tarefas mencionadas. Antes de contratar um sistema TMS, os transportadores precisam avaliar se todas as tarefas diárias compreendidas pelas atividades serão, de fato, automatizadas na plataforma. O ideal seria pelo menos criar uma lista de prioridades para poder comparar com as funcionalidades oferecidas pelo software.

Relevância da fornecedora do sistema TMS no mercado

Na hora de escolher o software TMS ideal, as empresas precisam buscar fornecedores qualificados, objetivando o atendimento eficiente em duas frentes principais.

Real capacidade do sistema

Nesse caso, ocorre a garantia de que o software é completo, funciona adequadamente e agrega em produtividade. Além disso, ele precisa ser capaz de atender a demanda da empresa no sentido de processamento de dados em baixa e também em larga escala. Outro ponto importante a se conferir são as possibilidades de integrações e expansão de atividades realizadas dentro do software. Um exemplo disso é a questão de integração para emissão de boletos, controle de despesas etc.

Expertise no segmento

Considere somente as desenvolvedoras de TMS que compreendam quais são as necessidades dos transportadores, oferecendo softwares com total apoio às atividades. Assim se garante que nenhuma demanda deixe de ter o suporte adequado. Essa expertise irá se refletir também no suporte técnico ao cliente. Pois, ao precisar entender melhor alguma funcionalidade do TMS, é melhor conversar com quem entende o funcionamento e características do transporte de cargas. É importante também conferir como funciona o suporte ao cliente e quais são os canais para poder acessá-lo.

Apoio à logística reversa

Por fim, mas não menos importante, é fundamental que o transportador se lembre que, em toda demanda, pode gerar uma devolução. Ainda que isso não seja desejado por nenhuma das partes, é inevitável que a situação aconteça eventualmente. Em razão do caráter inconveniente, é crucial que o software consiga prestar todo o suporte requerido pela logística reversa.

Isso é importante para que o embarcador se dê por satisfeito e o transportador não tenha transtornos nem perdas de tempo com esse serviço. O melhor sistema de logística reversa é aquele que dá suporte no atendimento de quem pretende devolver a mercadoria, gerando, automaticamente, a abertura da solicitação de devolução.

Ao cogitar a aquisição do sistema para transporte, você deve garantir que todos os aspectos mencionados ao longo desse post sejam atendidos. Sobre o ponto em específico da expertise no mercado destacamos que a Bsoft é líder absoluta no segmento.

Nosso software para transporte traz várias funcionalidades, como controle e tabela de fretes, manutenções, ordem de coleta, acerto com motoristas, alerta de vencimentos, entre outras. Além disso, caso seja preciso alguma integração específica, oferecemos módulos adicionais para o controle de transportadoras.

Gostou de saber mais sobre o assunto? Então, entre em contato conosco e descubra o que a Bsoft pode fazer por sua transportadora!