Saiba quais são os 8 pilares que envolvem as questões de controle de estoque

Cada vez mais a logística ganha importância para o sucesso dos negócios e dois motivos são os principais: o custo que a atividade representa e a sua importância na experiência de compra do cliente. Dentro da cadeia o armazenamento exige uma atenção especial, sendo necessário trabalhar alguns pilares do controle de estoque.

Essas são as boas práticas que garantem a qualidade no trabalho desenvolvido pela logística em relação a funções como: entrada e saída de mercadorias, capacidade de armazenamento, localização dos materiais, entre outros. Se um desses fatores não funcionar corretamente, toda cadeia pode ficar comprometida.

Em virtude de sua importância elaboramos este artigo para apresentar os principais pilares do controle de estoque e como eles são determinantes para o sucesso de uma empresa. Confira!

1. Previsão de demanda

Já imaginou como seria saber exatamente quanto e em qual momento o cliente vai comprar? Dessa forma seria muito mais fácil controlar o estoque, não acha? Infelizmente isso não é possível. No entanto, baseado em uma sistemática análise de ambientes externos e internos, é possível criar uma previsão de demanda.

Analisando fatores como sazonalidade, mudanças no mercado, metas da empresa e campanhas de marketing, a empresa pode ter uma visão aproximada de quanto precisa manter de cada item e assim determinar o momento de compra, recebimento e distribuição do estoque.

Essa informação é importante para evitar escassez e, ao mesmo tempo, não exagerar, evitando produtos vencidos ou aumentando as chances de avarias. Essa atividade naturalmente otimiza o que foi investido na produção que, por consequência, impulsiona os resultados econômicos.

2. Políticas de estoque

Esse é um termo que em um primeiro momento pode parecer burocrático. No entanto, este é um pilar que jamais deve ser esquecido no controle de estoque. As políticas são essenciais para reduzir as incertezas e garantir a consistência do abastecimento.

As políticas de estoque estão inclusive ligadas aos serviços oferecidos. Por exemplo, digamos que você tem um nível de serviço acordado para entrega em 48 horas. Para atender essa demanda, a sua política de estoque precisará estar alinhada com essa promessa, garantindo que exista estoque suficiente, bem como constante reposição de matéria-prima e produção em tempo hábil.

Por meio das políticas será possível automatizar todo esse processo, disparando pedidos automáticos aos fornecedores e identificando possíveis gargalos.

3. Monitoramento do recebimento e expedição

O acompanhamento de todas as mercadorias que entram e saem da empresa é a chave para que as previsões aconteçam com maior precisão. Além disso, esse monitoramento possibilita que o gestor tenha em mãos dados como:

1. volume de vendas;
2. tendências do mercado;
3. preferências do consumidor;
4. desempenho dos fornecedores.

O monitoramento também é essencial para manter o equilíbrio, reduzindo o investimento e aumentando o giro e a movimentação do estoque.

4. Eliminar estoque parado

Quem nunca esteve diante de uma boa oportunidade de negócio e acabou aproveitando para comprar mais do que a quantidade recomendada? No entanto, nem sempre a expectativa de venda acompanha a empolgação da compra e os produtos ficam encalhados.

Esse é um dos principais vilões no controle de estoque, pois significa dinheiro parado, custo de manutenção de estoque (especialmente se você está dentro de um operador logístico) e risco dos produtos ficarem obsoletos.

Para evitar essa situação é preciso agir em conjunto com o time de marketing e vendas para fazer campanhas e “queimar” o estoque desses itens. Em muitos casos também é possível negociar com o fornecedor a troca ou devolução.

5. Criação de POPs

Para que todo trabalho desenvolvido tenha eficácia e lisura são necessários registros e POP (procedimento operacional padrão). Ou seja, não adianta realizar a previsão de demanda e um constante monitoramento de entrada e saída se não houver documentos comprovando essas movimentações.

É como se você demorasse meses para realizar um grande acordo e, na hora da conclusão, ser fechado apenas um contrato apalavrado. Ou seja, algo sem confiança e valor jurídico.

Os procedimentos padrões devem informar como cada atividade deve ser feita, quais os responsáveis por ela e conter as autorizações necessárias. Esse pilar não apenas garante credibilidade às atividades realizadas, como também unifica as informações.

Por fim, ao garantir o registro das informações, a empresa pode utilizar os dados como ferramentas para auxiliar na criação de estratégias de vendas, aumentando consideravelmente o seu desempenho no mercado.

6. Inventários frequentes

O inventário é, com certeza, um dos itens essenciais para manter um bom controle de estoque. É com a aplicação desse pilar que é possível, por exemplo, encontrar mercadorias obsoletas, certificar-se sobre validades, e identificar quais produtos precisam ser escoados rapidamente.

O detalhe é que este pilar se chama “Inventários frequentes”. Ou seja, não adianta realizar a atividade apenas uma vez ao ano, o famoso balanço, ou quando imaginar que alguma coisa esteja errada.

Logicamente, a frequência da execução deve ser medida de acordo com o tipo de negócio ou mesmo com a velocidade de entrada e saída dos produtos. No entanto, por menor que seja o empreendimento, é indicado que o inventário seja realizado de forma rotativa para itens de valor agregado e em períodos mais longos para os demais.

7. Relação ganha-ganha com os fornecedores

É impossível para uma empresa manter um controle de estoque sem a cooperação dos seus fornecedores. Então, é mais que essencial que esse relacionamento seja saudável e profissional. Quanto melhor for a parceria, mais o fornecedor fará questão de trabalhar o seu nível de serviço em pontos importantes para o negócio da empresa, entre eles:

1. agilidade na entrega de produtos;
2. transparência nas negociações;
3. eficiência na execução dos serviços;

Outra dica é compartilhar informações de estoque com seus fornecedores utilizando sistemas com EDI e VMI. Além de passar maior confiança e credibilidade, essa parceria tornará o negócio mais lucrativo para todos.

8. Adoção de um WMS

A utilização de softwares em processos gerenciais não é mais uma tendência, é uma realidade. Atualmente temos à disposição uma quantidade quase infinita de programas que não apenas auxiliam, mas também otimizam procedimentos relacionados ao controle de estoque, sendo o WMS o principal deles.

O sistema é importante para garantir mais eficácia e agilidade em atividades que outrora sofreram com atrasos e demora por dependerem apenas da execução humana. Um exemplo prático é que não é mais necessário ficar digitando ou atualizando planilhas com os produtos que foram expedidos para saber quanto ainda existe de um produto. A cada alteração (entrada ou saída) o software atualiza o estoque e a informação fica disponível em tempo real.

Além disso, a automatização de processos oferece outros benefícios como:

1. integração da área de estoque com outros setores da empresa;
2. dinamização da rotina de várias partes internas;
3. armazenamento e distribuição de informações relevantes.

Agora você conhece os principais pilares do controle de estoque. Perceba que os itens são dependentes e, somados, contribuem para aumentar a eficiência. Em outras palavras, se você deseja ter sucesso na gestão de estoque é preciso aplicar o conjunto das ações. Dessa forma, você atingirá níveis de serviço excelentes, melhorará o relacionamento com fornecedores, reduzirá custos e aumentará a competitividade do negócio.

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