11 passos para criar um orçamento empresarial impecável!

O orçamento empresarial é um documento importante que registra informações a respeito das despesas e receitas do negócio, dentro de um período específico — geralmente, os orçamentos são anuais.

A finalidade do documento é fornecer diretrizes financeiras, o que permite um planejamento mais confiável para o ano seguinte. Mostramos, abaixo, sete passos para você elaborar um orçamento preciso para a sua empresa. Venha descobrir!

1. Realize um diagnóstico do negócio antes de qualquer coisa

O primeiro passo para elaborar um orçamento empresarial é fazer um diagnóstico cuidadoso do negócio. Para projetar o futuro, é fundamental ter conhecimento profundo da realidade que a empresa está vivendo, das suas limitações e de todos os seus pontos fortes.

Isso significa que é preciso dedicar um tempo para o estudo das finanças. O estudo deve ser o mais abrangente possível. Assim, deve-se considerar os orçamentos relativos, pelo menos, ao período de três anos anteriores, e não apenas a um ano.

Nessa etapa, é importante coletar informações valiosas sobre a empresa e fazer uma análise de como tem sido a evolução. Verifique, entre outras coisas:

• a média de vendas dos anos anteriores;
• os custos com tributação;
• o lucro médio;
• a sazonalidade em vendas e produtos;
• os eventuais gastos ordinários.

2. Conte com uma equipe qualificada

Uma das grandes dificuldades em gerir um negócio, especialmente, no que se refere à parte financeira, é construir e manter uma equipe de funcionários, colaboradores e prestadores de serviço que seja, ao mesmo tempo, preparada, qualificada, comprometida e com foco nos resultados. Mas a complexidade dessa verdadeira missão é proporcional ao seu impacto no sucesso de qualquer empreendimento.

3. Faça um levantamento de todas as despesas fixas e variáveis

Trata-se de uma fase associada ao diagnóstico anterior. Consiste na anotação de todas as despesas variáveis e fixas. Vale a pena ressaltar a importância de o gestor conhecer esses valores com a máxima precisão possível, já que podem indicar problemas e aspectos a serem reconsiderados.

Entre as principais despesas fixas de uma organização, podemos destacar:

• o salário e benefícios dos funcionários;
• as despesas com internet e telefone;
• os tributos federais, estaduais e municipais;
• os serviços contábeis;
• os gastos com hospedagem de site;
• os seguros;
• o aluguel do ponto comercial, caso o imóvel não seja próprio.

Já as despesas variáveis incluem:

• a compra de matéria-prima e outros insumos;
• as despesas com papel e impressão;
• o consumo de água, energia elétrica e gás;
• a contratação de freelancers;
• os gastos com transporte;
• os gastos com publicidade e marketing;
• os gastos com transporte;
• a participação em eventos pelos líderes;
• as reformas no ponto comercial.

4. Defina metas e lucro no orçamento empresarial

O orçamento empresarial deve considerar a definição de metas de vendas para o negócio. É importante saber a qual patamar se almeja chegar no ano seguinte e traçar estratégias que mantenham a motivação.

As metas representam um fator importante para alcançar o sucesso. Porém, devem ser compatíveis com os recursos disponíveis e com toda a estrutura da empresa. Para não cometer erros, verifique o Plano de Negócios tantas vezes quantas se fizer necessário. Afinal, esse é o documento no qual estão registrados os objetivos gerais do negócio.

Ao analisar esses objetivos, é possível definir metas mais realistas e selecionar os setores que receberão mais investimentos ou que precisam reduzir despesas com urgência. Existe uma relação direta entre a lucratividade e a redução de gastos, bem como entre ela e os investimentos bem direcionados.

5. Escolha ferramentas especializadas para o setor financeiro

Para estruturar o orçamento empresarial com precisão, é necessário escolher a ferramenta mais apropriada. A escolha varia de acordo com o nível de desenvolvimento e maturidade do empreendimento. Estabelecimentos maiores necessitam de ferramentas mais robustas.

Por outro lado, as organizações que estão começando, assim como as empresas de pequeno porte, não têm o hábito de contratar um profissional para elaborar orçamentos, mas podem recorrer a soluções tecnológicas mais acessíveis. Na verdade, não faltam opções de softwares e aplicativos para isso.

Inclusive, muitas delas são específicas para determinado segmento ou ramo. Muitas dessas alternativas têm uma versão básica grátis ou mesmo um período de teste nas versões premium. Seus valores são variáveis de acordo com o porte da empresa, o número de acessos e o volume de tráfego.

O mais importante é averiguar se a solução tem as ferramentas adequadas para o seu negócio e se há possibilidade de integração com outros sistemas já utilizados. Vale ressaltar que entre as ferramentas mais convencionais e eficazes está o DRE — Demonstrativo de Resultados de Exercício.

Por isso, um software de gestão que seja capaz de automatizar qualquer análise e processo, incluindo a análise do DRE, apresenta um benefício significativo. Desse modo, fica mais fácil e seguro o monitoramento dos gastos e das receitas, simplificando e agilizando o dia a dia, bem como a tomada de decisão.

6. Atente para o que deve ficar registrado

Depois de optar por uma ferramenta, reúna e analise todas as informações que devem ficar registradas no orçamento empresarial. Essa etapa é relevante porque, quanto mais específico for seu orçamento, mais chances o gestor tem de alcançar resultados efetivos. Por esse motivo, os pontos mais importantes devem ser elencados, como:

• as receitas;
• as despesas;
• os investimentos;
• os empréstimos;
• o ativo fixo;
• a projeção do fluxo de caixa.

7. Contabilize os ativos fixos

Muitos empresários desconsideram os ativos fixos no momento de avaliar seus negócios e planejar seus orçamentos. Esse é um erro comum e que pode trazer prejuízos a médio e longo prazo.

Isso porque, além de constituir-se com um meio eficiente para evitar gastos desnecessários ao possibilitar o planejamento da manutenção preventiva e corretiva, bem como as substituições de ativos no momento certo, o cadastramento adequado dos ativos fixos auxilia no cálculo de depreciação e proporciona mais controle sobre seus bens.

Também vale ressaltar que, a depender da natureza e do valor do bem, dar ou não baixa em um ativo fixo impactará diretamente no cálculo do Imposto de Renda devido. Ou seja, em caso de discrepância entre os ativos declarados e a realidade, a empresa ou corporação poderá sofrer punições graves caso seja autuada pela Receita Federal. Além da dor de cabeça, muitos desses casos requerem assistência especializada e acabam gerando custos desnecessários.

8. Faça uma projeção para o período

Também é importante fazer uma projeção para o período. Desse modo, baseando-se nos dados e nas informações que foram reunidas, o gestor monta uma projeção da empresa. É fundamental fazer uma estimativa das despesas e das receitas, além de definir a forma de prover o capital de giro, os gastos com compras de ferramentas e equipamentos, e a projeção do desenvolvimento corporativo.

O ideal é montar um calendário com todas as etapas que se deseja efetivar durante o ano. Isso ajudará no cumprimento do cronograma, evitando tanto gastos adicionais e desnecessários quanto desperdícios. Lembre-se de que sempre haverá prejuízos caso os limites predefinidos do orçamento não sejam respeitados.

9. Acompanhe o que acontece ao seu redor

Alterações nas legislações tributárias, trabalhista, nas taxas de juros ou remuneração de investimentos, nas taxas de importação e exportação de bens e serviços, no preço do combustível, da energia elétrica e até na água podem e vão impactar no seu negócio em maior ou menor medida, dependendo do segmento, do número de funcionários e do porte da empresa.

Por isso, acompanhe o que acontece ao seu redor e procure adequar não apenas o seu orçamento, mas o comportamento da sua empresa de acordo com as mudanças.

10. Monitore todos os resultados corretamente

Além de seguir os passos mencionados, é essencial monitorar o processo periodicamente e ter a certeza de que o orçamento empresarial está sendo cumprido. O acompanhamento é fundamental, pois garante que todos os detalhes necessários para alcançar o sucesso são cumpridos corretamente.

O uso de indicadores e métricas serve para avaliar o desempenho dos processos. Outra vantagem do monitoramento é que fica mais fácil identificar os erros e adotar medidas corretivas quanto antes, evitando que o problema se torne pior.

Tenha certeza de que monitorar os resultados é a melhor maneira de garantir o cumprimento do que foi planejado. É uma medida preventiva e uma estratégia que permite identificar oportunidades de forma rápida — o que otimiza a competitividade.

11. Não tenha medo de reavaliar

Você fez tudo até aqui direitinho, mas alguma coisa no meio do caminho não saiu como esperado. Seja porque se desviou um pouquinho do caminho ou porque não soube reconhecer e aproveitar uma oportunidade fantástica de crescimento. Não importa o motivo. Se ao monitorar a execução do seu orçamento, ficar claro a necessidade de reavaliação, não tenha medo.

É justamente essa a finalidade do monitoramento — ou seja, se precisar, volte ao passo um. São esses passos que garantirão que sua empresa conte com um orçamento empresarial eficiente.

Para otimizar seu trabalho, vale a pena conhecer o software Bsoft Controle Comercial, uma ferramenta que permite gerenciar seu negócio com praticidade e precisão. Por meio do Bsoft Controle Comercial, o gestor consegue controlar melhor as operações financeiras, fiscais, administrativas e operacionais.

O software é ideal para as empresas que precisam se ajustar às exigências do fisco, por meio da emissão de notas fiscais (NF-es e NFC-es). Além disso, facilita o controle das vendas, dos orçamentos, dos estoques, das ordens de serviços, das comissões dos vendedores, das contas a pagar e a receber, e assim por diante. Trata-se de uma solução completa para melhorar o controle financeiro e aumentar o potencial competitivo do negócio.

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