Entenda as vantagens do cadastro de clientes

O cadastro de clientes é algo que ajuda a otimizar algumas rotinas na empresa, principalmente quando falamos de melhorar o processo de identificação e agilizar as transações realizadas.

Criar uma base padronizada e completa é fundamental para viabilizar essas melhorias. Elaboramos este artigo para ajudar a entender melhor a importância do cadastro e como ele pode ajudar. Confira!

Os benefícios do cadastro e gestão de dados de clientes

Criar e manter uma base de dados de cadastro de clientes traz mais organização para a empresa e contribui para melhorar rotinas de vários setores, o que inclui marketing, comercial e logística.

Por meio da gestão dessas informações, fica mais fácil identificar os clientes e encontrar meios de melhorar a relação com eles. Para as questões mais práticas, listamos os principais benefícios:

• a organização é muito melhor tendo os clientes cadastrados;
• praticidade e agilidade nas emissões;
• consultar dados, como endereços, telefones, e-mails etc;
• identificar quais clientes têm o melhor perfil para determinado produto ou serviço;
• minimizar e evitar erros;
• identificar bons e maus clientes.

Como fazer um cadastro eficaz

Um cadastro de excelência precisa registrar todos os dados necessários para que a empresa conheça o cliente. Então, ele deve conter as informações essenciais para emissão de documentos (como nota fiscal), para cobrança, para entrega, entre outras coisas.

Erros que devem ser evitados

Porém, para que o cadastro seja mesmo eficaz, é preciso tomar uma série de cuidados na hora de criar e mantê-lo. Quanto mais acertadas e organizadas forem as informações, mais eficientes serão todos os processos. Entenda, a seguir, quais erros devem ser evitados.

Preenchimento incompleto

Na hora de realizar o cadastro de clientes, é de suma importância ter cuidado com o preenchimento dos formulários. A falta de informações pode fazer toda diferença lá na frente.

Imagine como seria fazer uma venda e ter dificuldades para planejar a entrega pelo fato de o endereço não ter sido cadastrado corretamente, com todas as informações necessárias. Isso também vale para outras rotinas, como a financeira e a comercial.

Falta de conferência dos dados digitados

Erros de digitação são grandes vilões. Eles fazem com que a base de dados seja inconsistente, aumenta o risco de gerar duplicidades e pode até mesmo complicar o processo de emissão de documentos, já que alguns equívocos podem chegar a anulá-los.

Não atentar ao tipo de cliente

Se a sua empresa trabalha tanto com pessoa física quanto jurídica, é fundamental diferenciá-las no cadastro. Essa divisão é importante para personalizar os atendimentos e a gestão da carteira.

Deixar de verificar a contribuição do ICMS

É necessário registrar e conferir a informação de contribuição de ICMS e detalhar se é não contribuinte, isento ou contribuinte, por exemplo.

Como o cadastro de clientes facilita a emissão de NF-e

O cadastro excelente precisa conter todos os dados necessários para que você conheça seu cliente. Isso inclui:

• nome completo ou razão social;
• CPF ou CNPJ;
• endereço completo;
• dados para contato.

Com base nessas (e outras) informações, já se tem dados suficientes para preencher uma NF-e completa — aliada ao cadastro de produtos, essa rotina torna a equipe mais produtiva e menos sujeita a erros.

Os critérios para contratar um software de cadastro de clientes

Antes de contratar um software para auxiliar na gestão do cadastro de clientes, é preciso entender quais são as necessidades da sua empresa a fim de verificar quais funcionalidades a ferramenta deve oferecer. Além disso, é importante estabelecer alguns critérios como:

• a praticidade para fazer os cadastros;
• a facilidade no uso do sistema (se ele é intuitivo);
• a confiabilidade do serviço prestado (incluindo suporte, estrutura de servidores, entre outros);
• o investimento em segurança das informações;
• a possibilidade de fazer integrações com outros sistemas;
• a possibilidade de fazer integrações no próprio sistema para importação de dados já cadastrados.

7 melhores práticas para o cadastro e emissão de NF-e

Algumas boas práticas já são suficientes para ter o cadastro e a emissão de NF-e. Veja quais são elas a seguir.

Para o cadastro de clientes

• Sempre confirmar todos os dados com o cliente;
• verificar se o preenchimento foi correto;
• fazer sempre o cadastro da forma mais completa possível (quanto mais informações tiver, melhor).

Para a emissão de NF-es

• Verificar a informação de contribuição do ICMS (se seria isento de contribuição, contribuinte do ICMS ou não contribuinte);
• verificar se seria uma NF-e de entrada ou de saída;
• verificar os dados fiscais com sua contabilidade;
• verificar se importou o cliente correto, valores, produtos e quantidades.

Como a Bsoft pode facilitar e otimizar esse processo

A Bsoft oferece ferramentas que ajudam a aprimorar esse processo de cadastro de clientes e emissão de NF-e. São inúmeras as contribuições que as tecnologias podem fazer para a empresa.

Um dos destaques é o fornecimento de vários sistemas que possibilitam o cadastro e gestão completa das informações dos clientes. Em nossos sistemas, todas as informações já cadastradas podem ser usadas em qualquer outro lançamento, agilizando o processo.

As soluções Bsoft

Os sistemas Bsoft incluem:

• Controle de Transportadoras;
• Controle Comercial;
• CT-e Prático;
• NF-e Prático.

No que diz respeito ao cadastro de clientes, eles possibilitam o registro e a gestão completa das informações, que podem ser utilizadas em outras rotinas de forma automática, tornando o fluxo de trabalho mais simples e ágil.

Suporte e treinamento

No momento da aquisição do sistema, o cliente conta com um processo de treinamento, que pode ser contratado novamente quando desejar, além do suporte gratuito em horário comercial.

O treinamento é feito a distância, por meio de acesso remoto ao computador e conversando pelo telefone ou por chamada online, sem limitações de participantes. Com ele, os colaboradores aprendem a utilizar as ferramentas e a explorar o que elas têm de melhor.

O cadastro de clientes é fundamental para a empresa. É ele que permite conhecer melhor quem são seus compradores e encontrar meios de melhorar o relacionamento com eles. Isso vai desde a comunicação do marketing até a entrega do produto em mãos. Mantê-lo organizado é essencial para obter bons resultados.

O que achou do artigo? Entre em contato conosco para conhecer melhor o nosso software e entender como ele pode ajudar a melhorar as rotinas na sua empresa!