Conheça a plataforma nsdocs e saiba por que ela é ideal para contadores!

Faz parte da rotina do setor contábil lidar com uma série de documentos importantes para o negócio, como notas fiscais, comprovantes, recibos e demais documentos.

Quem trabalha na área sabe a importância de estabelecer um fluxo de atividades bem-ordenado e cuidadoso. Afinal, cada deslize pode levar a erros graves e prejuízos para a organização.

Nesse ponto, a tecnologia aparece como uma grande aliada. A plataforma nsdocs é uma solução que foi criada tendo em mente, justamente, o dia a dia, as dores e as necessidades dos contadores, com o objetivo de facilitar seu trabalho e trazer mais eficiência para os processos.

Interessado em saber mais sobre essa plataforma? Continue a leitura deste conteúdo e saiba tudo sobre ela!

Como funciona o sistema nsdocs?

Essencialmente, a plataforma nsdocs permite buscar, reunir, distribuir e gerenciar arquivos XML, que é um formato padrão de notas e documentos fiscais eletrônicos, como a NF-e e o CT-e, por exemplo. Por isso, esse software é uma ferramenta poderosa para agilizar as rotinas fiscais — sobretudo, no que diz respeito à emissão do CT-e e a importação automática de todos os dados necessários para gerar a NF-e.

Da mesma forma, ele facilita a apuração fiscal que precisa ser realizada mensalmente, agrupando e organizando os XML dos clientes. Para tal, o nsdocs apresenta diversas funcionalidades, como:

• busca e importação automática de XML: o sistema busca diretamente na SEFAZ todos os XML associados a um CNPJ, via certificado digital;
• importação de arquivos pela chave de acesso;
• recebimento de arquivos por e-mail;
• possibilidade de visualização e impressão de documentos em PDF.

Aqui, cabe ressaltar que a plataforma somente armazena arquivos em formato XML. Contudo, se o contador receber um documento por e-mail que esteja zipado ou compactado, o nsdocs consegue extrair, automaticamente, os XML das pastas e armazená-los, viabilizando a visualização e a impressão em PDF, com base nos dados coletados.

Quais são as principais vantagens que o nsdocs oferece?

Graças às aplicabilidades que a plataforma nsdocs apresenta, as rotinas da área contábil podem seguir com mais produtividade e inteligência. Conheça, a seguir, as principais vantagens de contar com essa ferramenta.

Otimização de processos

Um dos benefícios que serão logo sentidos pelos contadores com o nsdocs é a otimização do fluxo de tarefas. O programa realiza, automaticamente, processos que, se feitos manualmente, demandam muito tempo, como a inserção de dados e a apuração de arquivos XML. Sem contar que essa tecnologia aumenta a confiabilidade dos procedimentos, reduzindo os índices de erros.

Segurança

O nsdocs apresenta uma funcionalidade extremamente útil para a empresa, no que diz respeito à segurança. Por meio de um recurso chamado Manifestação Eletrônica do Destinatário, o contador pode confirmar ou recusar o envolvimento do CNPJ da instituição em operações comerciais, evitando, desse modo, que o nome do negócio se envolva em fraudes.

Organização

No sistema, é possível separar e gerenciar arquivos XML por empresas. Isso é muito útil para contadores, especialmente os que lidam com diferentes clientes e precisam controlar documentos, individualmente.

Integração com a SEFAZ

O nsdocs realiza buscas automáticas de XML diretamente na SEFAZ, importando todos os documentos que estejam associados ao CNPJ da instituição, graças ao certificado digital. Além disso, com o Consulta Garantida viabilizada pela SERPRO — que é um serviço opcional e adicional na plataforma — o usuário consegue consultar e baixar notas fiscais de terceiros, sem a necessidade de estar envolvido na operação ou usar o certificado digital.

Como se sabe, de acordo com a medida divulgada pela SEFAZ, consultas a NF-e com a chave de acesso, ou seja, sem certificado digital e sem estar envolvido na ação, foram vetadas no portal, desde 7 de julho de 2020. Sendo assim, a Consulta Garantida é uma alternativa confiável para continuar fazendo essa busca, independentemente da participação da empresa na operação.

Facilidade de acesso

O sistema nsdocs pode ser acessado de qualquer dispositivo, o que é excelente para a usabilidade e rapidez nas consultas ou tomadas de decisão. Em computadores, ele funciona via versão online e, em smartphones e tablets, oferece a versão em aplicativo — que é muito prática para esses aparelhos. Vale lembrar que a versão web também pode ser acessada.

Por que o nsdocs é ideal para contadores?

Faz parte da rotina de todo contador ter que reunir, no começo de cada mês, os XML referentes às vendas e prestações de serviço dos clientes para realizar a apuração fiscal. Assim, contar com um sistema especializado descomplica muito esse processo.

Com o certificado digital da empresa, a área contábil pode cadastrar os clientes e buscar os XML, individualmente, sem a necessidade de contatar cada remetente para isso. No mais, ter esse cadastro em mãos facilita a apuração fiscal, já que todas as informações necessárias estão disponíveis na plataforma.

Cabe ressaltar que um contador pode aproveitar as vantagens do nsdocs para seu próprio escritório, pois existem muitas outras funcionalidades úteis para essa função profissional. No mais, um grande diferencial é que o sistema pode ser adquirido por preços menores, por meio de planos exclusivos para contadores.

Como funciona a implantação na empresa?

O nsdocs é uma ferramenta altamente intuitiva. Sendo assim, seu processo de aplicação é rápido. Após a aquisição do produto, um operador entra em contato, para que o treinamento da equipe seja feito. Essa capacitação pode seguir um curso padrão ou ser customizado, para atender às necessidades da empresa. A ideia é ajudar o cliente a usar a plataforma na prática, aplicando-a em sua rotina de trabalho.

O mesmo operador que atende a empresa retorna o contato dias depois, para checar o andamento do uso da ferramenta, se existem dúvidas e se ela atendeu às expectativas. Em, aproximadamente, 20 dias depois desse processo, é checado internamente se o sistema está sendo utilizado. Se sim, o processo de implantação e treinamento é finalizado. Mesmo assim, o cliente sempre pode contar com o suporte técnico, em qualquer momento, caso tenha alguma dificuldade.

A tecnologia se tornou essencial para o dia a dia das empresas na hora de otimizar atividades e agregar mais valor aos processos. Na contabilidade, o nsdocs é um aliado indispensável, trazendo praticidade, dinamismo e qualidade para as entregas do setor.

Tarefas como emissão e importação de notas fiscais e dados, que manualmente consumiam horas, podem ser realizadas em poucos minutos pela plataforma. Além de todas as facilidades, o cliente sabe que conta com um time de suporte paciente e atencioso — sempre disponível para auxiliá-lo em sua jornada rumo à alta performance.

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