Conhecendo melhor os arquivos EDI

Se você trabalha no ramo de transportes de carga, provavelmente em algum momento deve ter ouvido a expressão “ arquivo EDI ”. Se você já ficou na dúvida sobre o que se trata essa expressão, hoje, e nas próximas semanas, teremos uma série de postagens dedicadas somente à este tema.

Para que você tenha um maior esclarecimento no assunto, vamos explicar detalhadamente sobre o conceito EDI e os principais arquivos utilizados neste padrão, para que você possa ter uma base quando explanarmos os arquivos gerados através deste método.

EDI (Electronic data Interchange)

Em tradução livre, a sigla EDI significa troca eletrônica de dados, e é talvez a maior linguagem de comunicação entre sistemas. Através deste tipo de comunicação, o usuário que antes precisava de inúmeros papéis e documentos diferentes para fazer uma única operação, precisará apenas de um arquivo digital, com todas as informações estruturadas. Por este motivo, a comunicação do tipo EDI vem conquistando cada vez mais espaço nas empresas, mesmo às de pequeno porte.

O arquivo EDI combina todas as informações que são necessárias para uma determinada operação, como emissão de CTe, averbação de carga, contabilizações, etc., conforme configuração de linguagem padronizada através em um layout,  fazendo com que sistemas interajam entre si, com o mínimo de intervenção humana. Quando utilizado para transportes de carga, o layout é estipulado pelo embarcador. Já em casos de averbações e contabilizações, o layout é designado pela empresa que está sendo contratada, como as seguradoras e as empresas que prestam serviços contábeis, por exemplo.

Como funciona a troca de informações através do EDI

Um primeiro documento é gerado, obedecendo as regras estipuladas em layout, para que então sejam enviadas ao receptor, todas as informações que serão convertidas em lançamentos, assim que importadas para outro sistema.

Dessa maneira, a linguagem é estabelecida, com a troca de informações entre os sistemas do emissor e do receptor do arquivo, que por sua vez também poderá gerar outro arquivo EDI para manter esta comunicação.

Utilização dos arquivos EDIs

Hoje, os arquivos EDIs são utilizados nas mais diversas áreas. Averbações de transporte utilizam os arquivos EDIs para recepcionar os dados da carga, veículo e motorista que estão realizando o transporte. É também possível utilizar arquivos EDIs para comunicação entre sistemas próprios, e de contabilizações. Este formato de mensagem pode ser utilizado também para troca de informações sobre pedidos, cotações, entregas, etc.

EDI Proceda para transportadoras

A partir da necessidade de modernização e padronização dos arquivos EDIs para o ramo de transporte, nos anos 90, uma empresa chamada Proceda (hoje TIVIT), criou modelos de arquivos EDIs que se adaptassem às necessidades das transportadoras, para que estas pudessem trocar arquivos com seus clientes, em funções diferentes. A padronização destes arquivos, inicialmente levou o nome de “EDI Transportes”, entretanto, devido a sua grande aceitação e aprovação por parte das empresas no setor de transportes em todo o Brasil, para este tipo de arquivo, foi adotado o nome de EDI padrão Proceda.

Os EDIs padrão proceda se dividem em 5 tipos de arquivo: NOTFIS, CONEMB, DOCCOB, OCOREN E PREFAT, e cada um destes arquivos tem o seu layout padrão e único. Todavia, é comum encontrarmos diversas versões dos layouts EDI Proceda, e isso ocorre porque muitas empresas utilizam o EDI Proceda apenas como base para gerar o seu EDI próprio, contendo as informações necessárias para esta.

O EDI padrão Proceda pode também ser encontrado em versões diferentes (ex: PROCEDA 3.0, 3.1, 5.0), que existem devido às atualizações e adaptações para o processo de trabalho e sistemas de cada embarcador. Assim como as atualizações de aplicativos e de sistemas são necessárias para manter uma operação rodando normalmente, as atualizações de EDI também são essenciais para que ambos funcionem corretamente juntos.

Agora que você já está ciente da comunicação estabelecida através dos arquivos EDIs, a partir da próxima semana vamos dar início na explicação individual de cada tipo de EDI Proceda, começando pelo NOTFIS. Fique atento nesta nossa série de postagens, e fique fluente no assunto.

Ficou com alguma dúvida sobre o conceito EDI, ou sobre o que falamos hoje? Deixe a sua dúvida abaixo para que possamos lhe ajudar.