Controle de dados: o que é e por que é tão importante?

O controle de dados é apenas um dos pilares da gestão de um negócio bem-sucedido. Estamos vivendo um período de transição nas empresas na qual a tecnologia é o mecanismo que guia as decisões estratégicas. Considere, por exemplo, os sistemas de data driven que são desenvolvidos para processar grandes volumes de dados.

Essa é uma ferramenta que vem conquistando espaço por fornecer insights sobre o seu negócio, o mercado em que atua e quais as motivações dos seus clientes. Por isso, é fundamental contar com programas que ajudam a empresa a se tornar mais eficiente e produtiva.

Por isso, elaboramos esse conteúdo para apresentar esse conceito e explicar o que você precisa saber para conquistar o total controle de dados na organização. Continue lendo para conhecer todos os detalhes!

O que é controle de dados?

Você já parou para refletir sobre como a sua empresa lida com o controle de dados? Existe um processo que busca extrair informações importantes? Ou o seu foco é apenas manter os registros arquivados com segurança?

A realidade é que além de dedicar tempo ao processamento de informações, é importante decidir quais fontes devem ser usadas para conquistar os melhores resultados. Além disso, manter um banco de dados sem uma inteligência para a utilização, é deixar de aproveitar uma fonte valiosa de conhecimento.

Por esse motivo, o controle de dados surge como uma solução para destinar corretamente o grande volume de informações produzido pela empresa durante a sua operação. Esse processo consiste em:

• manter registros das atividades;
• limitar o acesso de acordo com a necessidade ou hierarquia;
• definir quais dados serão utilizados;
• compartilhar informações com a equipe;
• controlar o fluxo de informações na empresa e com parceiros;
• padronizar os processos de trabalho.

Todos esses elementos, quando considerados em conjunto, constituem o processo de controle de dados que torna a empresa mais integrada.

Qual é a importância do controle de dados?

Já mencionamos que o volume de dados está em constante crescimento. Contudo, nem todos os empreendimentos contam com os recursos necessários para fazer o seu uso. Como consequência, perdem uma oportunidade para transformar as informações e conquistar resultados cada vez melhores.

A ideia é extrair os dados gerados e, com agilidade, processar as ideias que podem ser extraídas. Se o gestor desejar saber qual é o produto com maior saída, basta consultar o controle de estoque ou o registro dos pedidos recebidos.

Porém, se o gestor deseja reavaliar a política de preços para gerar um aumento no período sazonal é preciso contar com informações mais sofisticadas.

Como implementar o controle de dados?

Na era da transformação digital, as empresas que se apegam ao passado e a ideias antiquadas tornam-se verdadeiros exemplos de como não gerenciar um negócio. Com ferramentas acessíveis e a abundância de profissionais qualificados faz todo o sentido desenvolver uma cultura voltada para a gestão de dados.

Esse esforço é recompensado pela conquista de novos clientes, pela possibilidade de inovação e aumento da qualidade. Esses elementos ajudam o negócio a crescer e contribuem para que os objetivos organizacionais sejam alcançados.

Escolha o sistema ideal

Ao consultar o mercado, você vai perceber que existem inúmeras empresas oferecendo esse tipo de ferramenta. Há vários modelos e opções que, a princípio, podem parecer atrativas, mas que não entregam o que você precisa.

Por isso, a nossa recomendação é mapear a sua necessidade. Essa medida garante que você vai considerar somente as opções que se enquadram nos parâmetros traçados. O objetivo é evitar adquirir sistemas com funcionalidades excessivas que não são utilizadas no dia a dia.

Além disso, dê preferência às empresas que oferecem testes gratuitos para que você e a sua equipe possam interagir com o programa e avalie o que tem para oferecer.

Digitalize os arquivos e registros

Nós entendemos que a sua empresa tem uma história que deve ser lembrada. Porém, os arquivos em papel representam mais custos do que benefícios. Se o gestor avaliar o elemento financeiro vai perceber que os gastos com a manutenção do arquivo poderiam ser investidos na aquisição de um sistema para digitalizar esses registros.

Essa também é uma opção que economiza tempo, pois os arquivos eletrônicos podem ser organizados de forma que a sua consulta seja facilitada. Além disso, há a garantia que os documentos serão guardados pelo tempo que a legislação determina e podem ser acessados em casos de auditorias e prestação de contas.

Mantenha backups na nuvem

Você já deve ter ouvido falar de computação em nuvem e como essa tecnologia é usada para o armazenamento de dados. Esse recurso reduz a necessidade de servidores, uma vez que, os registros são arquivados de forma remota.

Isso garante a acessibilidade dos documentos em qualquer lugar com uma conexão a internet. Esse tipo de programa também conta com uma proteção extra: a criptografia. Com isso, somente usuários autorizados e que conhecem a senha podem visualizar os dados.

Implemente medidas de segurança

Agora que você está mais confiante para tomar a sua decisão, é preciso avaliar quais são os protocolos para garantir que os dados que a empresa coleta estão protegidos. Esse cuidado tem duas vertentes: o primeiro deles tem relação com a mudança na legislação trazida pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

O objetivo é garantir que a empresa siga todas diretrizes estabelecidas no que diz respeito a coleta, processamento e armazenamento de dados pessoais. Naturalmente, tanto as informações de seus cientes como fornecedores, precisam ser mantidas desde que sejam seguidas as novas regras. Essa é uma medida que busca preservar a privacidade e tratar com zelo os dados acumulados.

Já a segunda consideração a ser feita é a questão de segurança desse patrimônio. Ataques cibernéticos são uma realidade que não afetam somente as grandes corporações. Por isso, é essencial contar com a infraestrutura para prevenir acessos indevidos de origem interna ou externa.

A ideia por trás de todas as nossas recomendações compartilhadas é demonstrar que controle de dados é um ativo valioso para o seu negócio. Quando devidamente acompanhado de tecnologias de gerenciamento e análise, as informações se transformam em oportunidades.

Portanto, se a sua preocupação é contar com um sistema completo e confiável, nós temos a solução para a sua empresa. Acesse o nosso site e conheça as ferramentas e funcionalidades que oferecemos para os nossos clientes.