8 principais etapas do recebimento de mercadorias

A principal finalidade do processo de receber mercadorias é assegurar o abastecimento da Supply Chain. O abastecimento da cadeia ajuda a evitar transtornos de ruptura de estoque. Dessa forma, o fluxo operacional se liga diretamente à qualidade e ao nível de serviço prestado ao cliente.

A descarga incorreta de itens pode gerar danos aos mesmos. A manipulação e a armazenagem das mercadorias feitas indevidamente prejudicam as outras etapas do processo logístico.

Consideraremos, neste artigo, as principais etapas do recebimento de mercadorias. Veja como você pode melhorar a logística de seu negócio usando novas tecnologias!

O que é o recebimento de mercadorias?

O recebimento de mercadorias é um processo que requer agilidade e atenção para assegurar uma boa produtividade do negócio.

Esse processo tem início assim que os itens comprados aos fornecedores chegam à empresa. Geralmente, ele se divide em algumas etapas.

É importante realizar todas elas com bastante atenção. Certas falhas podem causar danos à produtividade e às finanças da empresa. Entre esses erros, podemos citar a diferença entre o preço informado na nota fiscal e o preço negociado.

Assim, encontrar os melhores fornecedores é somente o passo inicial para chegar ao sucesso. Durante o recebimento de mercadorias, a logística deve ser realizada com rapidez e eficiência, evitando transtornos em outras etapas.

Quais são as etapas do recebimento de mercadorias?

Analisaremos as fases que envolvem o recebimento de mercadorias, as quais devem ser efetivadas com profissionalismo para evitar erros e perdas relevantes:

1. Planejamento e preparação

Nessa etapa, os profissionais responsáveis pelo recebimento de mercadorias devem fazer um planejamento cuidadoso. É preciso considerar o programa de entregas, os recursos necessários, o espaço disponível para armazenamento, o alinhamento com o setor de compras.

Outra recomendação é contar com toda a documentação e informações necessárias à disposição (notas fiscais, acordos comerciais, ordens de compra e outros). Dessa forma, é mais fácil fazer o planejamento.

2. Recebimento físico

Essa segunda etapa comporta o recebimento físico dos itens no lugar combinado. Os profissionais fazem a descarga das mercadorias dos veículos que os estão transportando, verificando o total e as embalagens à procura de eventuais violações ou danos.

É o momento de verificar ainda a integridade dos itens, se estão conforme os parâmetros de qualidade e se suprem as condições exigidas. Qualquer transtorno precisa receber registro e ser comunicado à equipe competente.

3. Conferência dos documentos

Depois que os itens são descarregados, os profissionais verificam a documentação de remessa (notas fiscais, conhecimentos de transporte, ordens de compra) e fazem a comparação de informações presentes com os produtos recebidos.

A finalidade é analisar se existem divergências referentes às mercadorias, aos preços, às quantidades, aos números de lote, às datas de validade e assim por diante.

4. Estoque

Após conferir os documentos dos produtos, eles serão encaminhados para o setor de estoque. É necessário que os itens contem com armazenamento organizado, conforme critérios como: condições de armazenamento, rotatividade, critérios específicos das mercadorias.

Dessa forma, a empresa controla o estoque, sempre disponível para suprir as demandas internas ou externas, pois é preciso reduzir e evitar perdas e desperdícios, bem como assegurar o total mínimo de mercadorias.

5. Identificação

Os itens armazenados precisam de identificação adequada, ou seja, com etiquetas, números de lote ou outro sistema de identificação. Desse modo, fica mais fácil localizar e rastrear as mercadorias estocadas, otimizando a gestão e a reposição.

6. Separação

Quando os produtos são solicitados para atender aos pedidos dos clientes, é preciso fazer a separação deles do estoque.

É uma etapa que envolve a localização e a remoção das quantidades de itens pedidos. A separação de itens de estoque pode ser realizada de formas diferentes, a depender do volume de solicitações dos clientes, da complexidade do estoque e dos recursos que podem ser usados.

Uma das formas é o sistema de picking (seleção) ou outro método que assegure eficiência e precisão na separação das mercadorias.

7. Embalagem

Depois da separação das mercadorias, elas são embaladas conforme os padrões da própria empresa. Pode envolver o uso de caixas, envelopes ou materiais de embalagem apropriados para assegurar a proteção dos itens enquanto são transportados.

8. Expedição

Na última etapa, as mercadorias embaladas ficam prontas para o envio aos compradores ou a outros destinos relevantes.

Os profissionais responsáveis pela expedição organizam e preparam as mercadorias para o transporte, envolvendo os documentos necessários (notas fiscais, etiquetas de envio, entre outros).

Quais são os tipos de tecnologias que podem melhorar o recebimento?

Estamos na era da Indústria 4.0, sendo assim há muitos recursos tecnológicos relacionados ao setor de distribuição. Para gerenciar o armazém, existem diferentes softwares, dispositivos e máquinas inteligentes. Veja algumas soluções que melhoram a cadeia de suprimentos das empresas:

WMS

WMS é o Sistema de Gestão de Armazéns. O software permite aos gestores uma visualização abrangente de cada fase da cadeia de suprimentos, possibilitando melhorias no controle dos processos. Isso inclui o recebimento de mercadorias nas docas, a identificação, o endereçamento, o armazenamento, o picking e o despacho da mercadoria.

Geralmente, o WMS atua de forma modular com determinadas soluções para cada etapa da cadeia de suprimentos, segundo as demandas do negócio.

Aplicativo de gestão de entregas

Os apps para gestão de entregas permitem que os motoristas registrem ocorrências e dados dos canhotos de entrega. Assim, ao receber a mercadoria basta confirmar a entrega de forma digital direto nos smartphones dos motoristas. Além disso, é possível receber alertas relacionados a sua entrega por e-mail. Um exemplo de tecnologia nesse sentido é o Comprovei Cargo.

Roteirização de entregas

O roteirizador de entregas é um software usado para o planejamento e o monitoramento das entregas finais, mas suas funcionalidades ultrapassam isso, alcançando o recebimento de mercadorias.

Além de roteirizar as melhores rotas, essas ferramentas também permitem o acompanhamento das entregas ou das coletas em tempo real.

Além disso, o roteirizador possibilita a emissão de relatórios com base em dados históricos e outras informações relevantes que melhoram as operações do setor logístico: monitoramento dos check-in e check-outs, horários, datas, período de permanência nas descargas e outras.

Controladores de dados

O controlador de dados trabalha em conjunto com o WMS, promovendo uma gestão mais eficaz, não apenas na entrada do armazém, mas em todas as fases da Supply Chain.

Durante o recebimento das mercadorias, o coletor de dados permite melhorar os processos como: identificação, contagem, endereçamento certo, controle de devoluções e conferência das mercadorias.

As etiquetas de códigos de barras (RFID) armazenam um grande total de informações de cada mercadoria: número de lote, nome do fornecedor, validade, data de fabricação, que serão direcionadas ao software de gestão em somente alguns segundos pelos controladores de dados.

Sistemas de gestão comercial

Uma cadeia de suprimentos é considerada eficaz apenas quando existe integração completa dos processos externos e internos em acordo com o setor comercial.

A gestão de estoque deve se integrar à área comercial de forma direta para que o armazém possa planejar demandas, operações e capacidades.

Assim, o recebimento de mercadorias é um processo fundamental da cadeia de suprimentos, a etapa inicial para garantir eficiência e otimização. Consequentemente, ele exige completa organização, planejamento e boas estratégias de gerenciamento.

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