O que é DACTE e para que serve este documento

Quem atua no setor de transportes já sabe: existem muitos detalhes a serem observados e diversas obrigações fiscais a cumprir. Se a sua empresa emite o CTe, é provável que já tenha contato com o documento, mas será que você realmente sabe o que é DACTE?

Para responder estas e outras perguntas, preparamos este material repleto de informações importantes. É claro que você não vai perder a oportunidade de aprofundar seus conhecimentos na área, não é mesmo? Acompanhe!

O que é CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico)?

Toda empresa de transporte de cargas deve emitir o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico). Esse documento eletrônico é responsável por deixar registrada a prestação do serviço e, dentre outras coisas, facilitar a fiscalização da atividade no país.

A questão é que, como você sabe, o CTe é um documento exclusivamente digital — emitido e armazenado de maneira eletrônica. No entanto, existe outro, este impresso, que sempre acompanha a carga: o DACTE.

O que é DACTE (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico)?

O DACTE é o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico e se trata da representação física e simplificada do CTe — mas sem o substituir.

Na verdade, o DACTE é impresso para facilitar a consulta do documento digital, já que contém uma chave de acesso em formato de código de barras.

Qual é a diferença entre DACTE e XML?

Já falamos que o DACTE é a versão impressa do CTe, mas existe a outra metade, a digital, que se trata do arquivo XML. Como o CTe é emitido de forma eletrônica, ele precisa ser transmitido entre sistemas.

O emitente do documento, a empresa transportadora, lança as informações do documento em um sistema emissor, que repassa as informações para a SEFAZ. A SEFAZ retorna com a autorização do documento, ou seja, com o arquivo XML.

Podemos dizer então que o DACTE e o XML são como duas faces da mesma moeda, o CTe.

Para que serve o DACTE?

De maneira resumida, podemos apontar 3 funções principais do DACTE:

• carrega a chave de acesso para consulta ao CTe;
• acompanha a mercadoria transportada, fornecendo informações básicas sobre o transporte, como emitente, destinatário e valor da carga;
• auxilia a escrituração da atividade de transporte, especialmente quando a empresa contratante não é obrigada a emitir documentos fiscais, como o NF-e.

O que significa DACTe os?

O DACTE OS é o documento auxiliar do conhecimento de transporte eletrônico de outros serviços, o CTe OS, que é usado para transporte de pessoas, excesso de bagagem e valores.

Podemos dizer que o CTe OS é um “primo” do CTe, já que também serve para registro do serviço de transporte, mas neste caso, de pessoas.

Quais as características do DACTE?

Sempre que você é contratado para executar o transporte de cargas, deve emitir o CTe por meio de um sistema para transportadora. Assim, logo em seguida, é interessante imprimir o DACTE e garantir que ele acompanhe a carga durante todo o trajeto.

Porém, há algumas características desse documento que você precisa conhecer bem. Afinal, elas evitam problemas e erros, ajudando o seu negócio a se manter longe das multas e, claro, das apreensões de mercadorias pelo Fisco. Por isso, é necessário saber que o DACTE:

• só pode ser utilizado depois que o CTe for autorizado pela SEFAZ;
• pode ser reimpresso e reproduzido;
• deve ter um formato mínimo de folha A5 e máximo A4;
• não pode ser impresso em papel jornal;
• deve conter informações legíveis;
• pode conter informações gráficas, mas estas não podem prejudicar a leitura dos dados ou do código de barras;
• caso seja impresso em um formato que não preencha completamente a folha, é preciso que seja delimitado por bordas.

Quem pode emiti-lo?

Em geral, o DACTE deve ser impresso pela empresa que emitiu o CTe — já que é a sua representação física. Com isso, podemos concluir que a transportadora é a responsável por essa tarefa.

Além disso, é importante destacar que a impressão deve ocorrer obrigatoriamente antes do início da prestação do serviço, já que o DACTE deve acompanhar a carga durante toda a viagem.

Como emitir o DACTE?

Afinal, como fazer essa emissão? É necessário adquirir um software especial para essa finalidade?

A tarefa de emitir e imprimir o DACTE pode ser mais simples do que parece. Na verdade, o mais indicado é realizar o procedimento por meio do mesmo sistema que gerou o CTe. Ou seja, sua transportadora não precisa investir em outro programa.

Pense bem: por ser uma representação do documento digital, é preciso assegurar que não existam divergências entre elas. Com isso, a maneira mais segura e confiável é realizar o procedimento com o mesmo software.

Desse modo, o próprio sistema transfere os dados automaticamente, gera a chave de 44 dígitos e o código de barras. Tudo isso com rapidez, eficiência e segurança — algumas das principais vantagens de se apostar em tecnologia.

Como proceder em caso de extravio do documento?

Imagine que, durante o transporte da mercadoria, ocorreu um problema e o DACTE acabou se extraviando — rasgou-se ou sumiu, por exemplo. Diante desse problema, qual o procedimento correto?

Em primeiro lugar, vale a pena destacar que a segurança do sistema e do próprio transporte não é o DACTE. Conforme vimos, ele é apenas uma representação do CT-e, o documento que, de fato, atesta a prestação do serviço.

A chave de acesso contida nesse documento é o que permite que, por meio de uma consulta no ambiente da SEFAZ(Secretaria da Fazenda), se tenha certeza de que aquela prestação de serviço é regular, recolheu os impostos devidos e se refere ao Conhecimento de Transporte Eletrônico indicado.

Por isso, caso o documento impresso seja danificado ou extraviado, basta que o emitente realize uma nova impressão, lembrando apenas que a mercadoria em trânsito documentada por meio de um CT-e não pode seguir viagem sem o DACTE.

Além disso, vale a pena mencionar que o uso de plataformas, como o nsdocs, pode facilitar o processo de organização e gestão dos documentos fiscais e evitar o extravio e a perda de informações, já que ele importa esses dados automaticamente.

Como consultar o DACTE online?

Conforme mencionamos, é possível consultar o DACTE online através da chave de acesso no site da SEFAZ, para isso, siga passo a passo abaixo:

• Acesse o Portal do conhecimento de transporte eletrônico;
• Clique na opção “Consultar CTe”;
• Na tela aberta em seguida, digite a chave de acesso e realiza a validação do item “Sou humano”;
• Em seguida, irá aparecer a versão resumida das informações do documento, para que você consiga acessar todos os dados, será necessário validar as informações com o certificado digital;
• Depois desta validação, você poderá salvar o arquivo XML utilizando a opção “Download do documento”.

Qual é a diferença entre DANFE e DACTE?

O DANFE nada mais é do que o documento auxiliar da nota fiscal eletrônica, ou seja, a representação gráfica da nota fiscal. Assim como o DACTE, o DANFE deve acompanhar a mercadoria durante o serviço de transporte de cargas.

É obrigatório imprimir o DACTE?

Teoricamente, não. Existem legislações que apontam que o DACTE não precisa necessariamente ser impresso para acompanhar a carga, podendo ser armazenado eletronicamente em um celular, tablet ou computador.

Entretanto, muitas empresas ainda preferem realizar a impressão do documento para evitar problemas com a fiscalização e também por exigências do embarcador, mas esta impressão não é compulsória.

Por quanto tempo devo guardar o DACTE?

O Fisco está sempre realizando fiscalizações nas empresas de transportes para assegurar que atuam regularmente e que cumprem com suas obrigações fiscais. Dessa maneira, é comum surgir a dúvida: a transportadora precisa guardar o DACTE?

Para responder a essa questão, é preciso que você entenda que a regra é que a transportadora e o tomador do serviço (a empresa que contrata o transporte) guardem apenas o CT-e pelo prazo estabelecido na legislação — atualmente, é de 5 anos.

Com isso, não há obrigatoriedade de se armazenar esse documento auxiliar. Entretanto, nos casos em que a empresa que contrata a transportadora não for obrigada a emitir a NF-e, ela pode guardar o DACTE, como substituição ao documento fiscal.

Conclusão

Conseguiu aprender o que é DACTE? Ao longo deste material buscamos esclarecer as principais dúvidas dos gestores e proprietários de transportadoras sobre o assunto.

Conforme dissemos, os temas relacionados às obrigações fiscais são complexos e o desconhecimento pode desencadear riscos ao negócio. Por isso, seja curioso e busque mais informações sobre tudo o que pode melhorar sua atuação no mercado!

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