Inventário de estoque: entenda para que serve e como ele pode ajudar na gestão

Uma prática muito importante para qualquer empresa é realizar o inventário de estoque. Ele é responsável por manter a gestão e o controle de entrada e saída de mercadorias, a fim de que nenhum prejuízo aconteça ao empreendimento. Além disso, essa metodologia garante maior segurança, transparência e confiabilidade, fazendo com que tudo esteja nos parâmetros da boa administração logística.

Sem o monitoramento consistente dos produtos mantidos na empresa, fica complicado para qualquer gestor lidar com os gargalos e também identificar fatores que acarretam perdas e extravios de itens. Por isso é importante compreender esse conceito e aplicá-lo nos negócios.

Dessa forma, preparamos este post para que você entenda para que serve e como ele pode ajudar na gestão. Confira agora!

O que é inventário de estoque?

Esse é o sistema de classificação, identificação e contabilização dos produtos que estão armazenados em estoque. O entendimento é ter dados precisos para que ocorra a tomada de decisões, que envolvem os itens em falta, sem giro, avariados ou vencidos.

É a partir desse procedimento que também se verifica a importância de cada espécie de mercadoria. Por isso, é fundamental entender detalhadamente o seu estoque, uma vez que uma falha ou esquecimento no momento da baixa dos itens pode provocar problemas para a administração dos recursos financeiros.

Há dois modelos de inventário: o rotativo e o periódico. O rotativo requer a contagem conforme uma frequência pré-estabelecida, a qual pode ser diária, semanal, quinzenal, mensal, entre outros. A meta é ter dados precisos em período cíclico a fim de que o empreendimento consiga suprir suas necessidades.

Em relação ao inventário periódico, ele é feito no final de um período determinado. A intenção desse método é atualizar as informações, sanar os problemas existentes e criar demonstrativos financeiros.

Enfim, não importa qual o modelo a se adotar, o mais importante é que o inventário seja bem detalhista, pois isso auxilia a simplificar e corrigir falhas no seu estoque.

Qual é a importância do inventário de estoque para a gestão da empresa?

Realizar um inventário é fundamental para as empresas uma vez que, por meio dele, você tem o controle de tudo que é armazenado, o que facilita os processos logísticos do negócio. Confira agora por quais motivos ele pode ajudar em sua gestão.

Redução das perdas

Um bom inventário de estoque é capaz de diminuir os gastos e evitar desperdícios. Ao calcular exatamente quantas mercadorias existem em seu estoque, o gestor livra-se de comprar matérias-primas extras, visto que os pedidos aos fornecedores são realizados conforme a demanda.

Além do mais, com o inventário em dia, você pode saber se há desvios e, assim, trabalhar para evitá-los. Caso a relação de itens do inventário físico estiver em desarmonia com a área contábil, será mais fácil saber se ocorreu extravios e furtos, por exemplo.

Melhoria do atendimento ao cliente

Ao entender quais mercadorias estão disponíveis no estoque, é possível melhorar suas vendas e também ampliar a credibilidade com os clientes. Quando não existe controle de estoque, a possibilidade de erros é bem maior: vender um produto indisponível e prometer a entrega, por exemplo, pode frustrar o consumidor, que talvez não fechará novo negócio com a sua empresa.

Cumprimento da legislação

Incoerências entre o inventário físico e o contábil podem fazer com que seu negócio entre na mira do Fisco. Se o fiscal constatar que há divergências entre o estoque declarado de mercadorias e o real, pode ocorrer penalização com aplicação de multas, ameaçando, dessa forma, a saúde financeira da sua empresa.

Como fazer um bom inventário de estoque?

Fazer um inventário não é uma atividade simples, principalmente se a empresa apresenta diversos bens. Preparamos alguns passos para tornar essa ação mais simples.

Escolha o dia certo

O primeiro passo é determinar uma data para iniciar a listagem. Escolha finais de semana ou feriados, momento em que a empresa está fechada e não há movimentação no estoque. Com o estoque parado, sem entradas ou saídas, fica bem mais fácil promover a relação de itens.

Separe e organize os produtos

Organizar suas mercadorias em níveis diferentes é essencial para aumentar a eficácia de suas atividades. Esse método reduz desperdícios de tempo na contagem dos itens. Aproveite para criar caixas, prateleiras e armários para cada modelo de produto. Isso não só simplificará o inventário como melhorará o trabalho diário, como a separação e a embalagem dos bens.

Indique os itens descritos como ultrapassados e informe à área de compras que esses produtos não precisam mais ser comprados. Se viável, separe um setor isolado do estoque para armazenar esses materiais.

Caracterize cada mercadoria em detalhes

Atribua uma categoria para cada espécie de produto — por exemplo, limpeza, alimentos, informática, material de papelaria etc. Após isso, tente determinar cada item de modo bem detalhado, incluindo peso, cor, medida, voltagem, entre outros. Por fim, demonstre quais são os valores de compra e de venda.

Atualize seu inventário periodicamente

Não adianta criar um controle de estoque bom se as entradas e saídas não estão sendo atualizadas constantemente. O certo é que os inventários sejam feitos em períodos reduzidos. Quando esses intervalos são menores, a identificação das causas e suas resoluções passam a ser muito mais eficientes.

Atualize os dados dos controles conforme os levantamentos que foram feitos no inventário. Isso faz com que as informações para a área de vendas e para a equipe de separação e expedição sejam bem mais exatas.

Utilize um software de gestão

Mesmo que muitas empresas ainda não tenham percebido, a gestão de estoque pode influenciar bastante nos resultados das vendas do negócio, principalmente quando o assunto é transporte de cargas. A dica para otimizar esse processo é usar um software de gestão que atualize esses dados quando um pedido de entrega for feito pela empresa.

Enfim, a relevância do inventário de estoque vai além da conferência de volumes disponíveis. Ele se faz necessário para melhorar a administração, diminuindo índices de falhas e conseguindo aperfeiçoar a gestão de compras que, por conseguinte, passa a ter melhores dados em relação à aquisição de produtos.

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