Quer saber qual é a diferença entre DANFE e NF-e? Veja aqui!

É comum a utilização do termo Danfe e NF-e como se tivessem o mesmo significado. Apesar de ter uma estreita relação, eles são diferentes e tem características próprias. Enquanto NF-e tem relação com o documento que existe apenas de forma eletrônica, o Danfe é a representação física e resumida dos dados digitais contidos na NF-e. Ao utilizamos uma impressão de NF-e, estamos nos referindo então ao Danfe.

Quando o processo de emissão de notas se tornou totalmente digital surgiram novas dúvidas e algumas ainda persistem entre os gestores. Uma das questões que ainda permanece envolve os conceitos de Danfe e NF-e. Por isso, vamos mostrar, neste artigo, as características e diferença entre estes termos!

Qual é a importância de Danfe e NF-e?

Por que o Danfe e a NF-e são tão importantes? Observe as explicações a seguir e tire suas dúvidas a respeito.

A importância da NF-e

A importância da nota fiscal todos sabem. Ela é fundamental nas transações comerciais, seja na venda de produtos ou na prestação de serviços. Além disso, é obrigatória. A partir dela, é possível cobrar tributos como o ICMS, PIS, COFINS etc.

A NF-e foi criada para substituir a antiga nota fiscal preenchida em talão, manualmente. Ela representou uma evolução tecnológica e tornou-se um arquivo totalmente digital, no formato XML.

A NF-e torna o processo mais simples e mais ágil, o que deixa a fiscalização da Receita Federal sobre as emissões mais fácil. A não emissão de notas fiscais eletrônicas implica em crime de sonegação fiscal e, portanto, passível de penalidades.

A importância do Danfe

O Danfe é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Assim, seu objetivo é ajudar na visualização dos dados registrados na NF-e — permitindo que eles fiquem mais acessíveis.

Dessa forma, fica mais fácil conferir as informações. Essa verificação mais simples evita que o produto saia da empresa com dados errados.

Quais são os dados registrados no Danfe?

O Danfe registra informações relevantes como razão social, endereço do remetente e endereço do destinatário, transporte utilizado e outras coisas. Além disso, na área referente aos produtos, ele apresenta detalhes a respeito dos tributos que incidem sobre os itens:

• descrição dos serviços e das mercadorias;
• Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
• Código de Situação Tributária (CST) para empresa com regime normal e Código de Situação de Operação no Simples nacional (CSOSN) para empresa optante do regime tributário Simples Nacional;
• Código Fiscal de Operações ou Prestações (CFOP);
• unidade;
• quantidade;
• valor unitário;
• valor total;
• base de cálculo do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) próprio;
• valor do ICMS próprio;
• valor do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• alíquota do ICMS;
• alíquota do IPI.

Além disso, o documento conta com dois campos, sendo um para preencher com dados complementares e outro para ser preenchido pelo fisco (deve, portanto, ficar em branco pois somente a autoridade competente pode preenchê-lo).

Quais são as diferenças entre Danfe e NF-e?

Agora, vamos analisar o que diferencia o Danfe da NF-e, além dos conceitos:

Validade jurídica

Uma das principais diferenças entre Danfe e NF-e é que a NF-e tem validade jurídica e o Danfe não tem. O Danfe, ainda que seja uma representação gráfica das informações registradas na nota fiscal, não é válido do ponto de vista legal, nem fiscal. Mas, ainda que não tenha validade jurídica, ele é obrigatório para acompanhar o transporte da carga.

Armazenamento obrigatório

Outra diferença é que a NF-e deve ser armazenada, pelo menos, por cinco anos. Durante esse período, a Receita Federal pode solicitá-la e a empresa pode precisar dela para confirmar o pagamento de alguma compra ou resolver alguma questão com o cliente.

Já o Danfe não precisa ser arquivado, mas o canhoto deve ser armazenado porque pode funcionar como confirmação de que determinado produto foi entregue (isso pode ser necessário se um cliente questionar a entrega da mercadoria).

Impressão

A nota fiscal eletrônica é um arquivo totalmente digital, como já dissemos. O Danfe, por sua vez, pode ser impresso. Para facilitar o entendimento, muitos gestores e vendedores falam em Danfe como se fosse a própria nota fiscal. Até certo ponto é compreensível, pois poucos consumidores entenderiam se o comerciante falasse em imprimir o Danfe.

Certificação digital

Outra diferença é que, para a emissão da NF-e, é necessário utilizar o certificado digital, o eCNPJ. Trata-se da uma identidade digital da empresa que confere a ela o direito de assinar documentos digitais diversos, como balanços e contratos.

Por meio do certificado digital, a nota fiscal eletrônica recebe autorização para ser enviada. Portanto, esse CNPJ eletrônico também é útil para entregar as obrigações acessórias.

Conforme a Portaria nº 519/2020, a certificação digital também é exigida para uma consulta completa aos dados da NF-e.

O Danfe não precisa de nada disso, pois, como já dissemos, ele é um documento auxiliar sem validade jurídica.

Representatividade

Em situações de contingência, o Danfe pode representar a nota fiscal eletrônica — mas somente em situações de contingência.

Isso ocorre quando o software que emite NF-e não efetua a conexão com a Sefaz estadual (Secretaria da Fazenda do estado em que a empresa atua). Em casos assim, o Danfe é impresso em formulários de segurança (FS).

Existem outras formas de emissão em contingência além de FS:

• SCAN (Sistemas de Contingência do Ambiente Nacional): ambiente online que dá suporte à autorização da NF-e quando a Sefaz Origem estiver indisponível ou solicitar sua ativação;
• DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência): ambiente online que não autoriza a nota fiscal eletrônica, mas declara que ela precisou ser emitida em modo de contingência.

O FS só deve ser usado quando SCAN e DPEC também se apresentarem indisponíveis. Vale lembrar que, logo que a conexão seja restabelecida, a transmissão do documento fiscal deve ser realizada.

Como fazer uma consulta online?

Para acessar o XML da nota fiscal, nem sempre é fácil. Pois, é preciso aguardar que o fornecedor envie um e-mail com esse arquivo em anexo.

Se você tiver o Danfe, impresso ou em PDF, poderá entrar no Portal da NF-e, digitar a chave de acesso, que contém 44 caracteres, digitar o código de verificação e utilizar o certificado digital de sua empresa para fazer o download.

Mas é importante citar que você só pode ter acesso à NF-e no portal, se o seu CNPJ estiver envolvido de alguma forma neste documento. Para todos os outros casos onde há a necessidade de ter acesso ao documento sem ter envolvimento na operação — como no caso de contadores, e em algumas vezes, transportadores —, existe uma solução: o nsdocs.

nsdocs e a consulta e importação do DANFE

O nsdocs é uma solução web, e que também está disponível em aplicativo, que reúne, gerencia e distribui os arquivos XMLs de documentos fiscais eletrônicos, como a NF-e e o CT-e. Assim, nesta ferramenta, o usuário pode conseguir o XML ou o DANFE da NF-e de várias formas:

• Importando automaticamente a NF-e, direto da SEFAZ, buscando com o auxílio do certificado digital;
• Pela própria chave de acesso, usando leitor de código de barras ou digitando manualmente. Este recurso possibilita a importação em lote de NF-es;
• Pela leitura da NF-e usando a câmera do celular, diretamente pelo aplicativo do nsdocs;
• Pela importação do arquivo XML diretamente para a plataforma;
• Recebendo por e-mail diretamente no painel do nsdocs, ocorre a leitura inclusive de arquivos zipados, extraindo somente o arquivo XML.

Ao receber o documento na plataforma, independentemente da forma como o mesmo foi recebido, o usuário passa a ter um controle pleno sobre os documentos, pois, é possível a visualização ou impressão do DANFE, fazer o envio em lote, ou apenas separar e organizar os documentos com marcadores.

O nsdocs oferece ainda um Dashboard com informações úteis sobre os documentos recebidos. Assim, é possível extrair relatórios importantes de valores e principais clientes.

Para aqueles que querem testar o nsdocs sem compromisso, oferecemos um plano gratuito para realizar algumas importações de documentos fiscais eletrônicos. O nsdocs é nativamente integrado com os demais sistemas Bsoft, por isso, se você já é cliente Bsoft, aproveite o plano gratuito para importar automaticamente seus documentos fiscais para as operações do seu sistema.

Gostaria de receber ajudar para organizar todos os seus documentos fiscais? Ainda não experimentou o software nsdocs? Aproveite para saber mais detalhes sobre ele! Entre em contato com nossa empresa e passaremos informações sobre as nossas soluções.